Воинский учет

Добрый день!
Организация не вела воинский учет, в январе 2025 г были приняты сотрудники, находящиеся в запасе, сведения об их приеме в военкомат не передавались.
В апреле 2025 г впервые явились в военкомат по месту нахождения организации, уточнили все, что от нас требуется и завели карточки текущей датой. Согласовали с военкоматом приказ, план, завизировали карточку формы 18, инструкцию. Так как задним числом поздно было рассылать информацию о приеме по военкоматам сотрудников и заявлять о нарушениях , мы после согласования со своим военкоматом всех документов по постановке Организации на учет разослали по ним Сверку (так посоветовали в военкомате). В конце ноября согласовали План работы на 2026 г и новую форму 18.
С 01 января 2026 г в Москве за контроль и проверки воинского учета отвечает единое окно, создан специальный отдел. В интернете увидели, что в этом отделе надо повторно согласовать Приказ от ответственных лицах, он должен быть согласован новым руководителем. В итоге — наряду с согласованием получили Уведомление о проверке. Это уведомление выдается всем без исключения, у кого в 2026 г не было проверки, вплоть до новичков, которые только что создались.
Проверку ведут , начиная с карточек , строго отслеживая сроки всех изменений в них , т.е соблюдение сроков приема и изменений.
Штрафы — 40-50 тыс за каждое правонарушение.
На данный момент в наших карточках вообще не заполнена информация о приеме
(последний столбец, исходящая корреспонденция). Предполагаем в эту шрафу внести информацию об отправке первой сверки. Что посоветуете? Нарушение сроков отправки налицо, но , ко всему прочему в карточке так и останется либо пустая графа, либо информация о сверке, а ни о приеме. А эта информация сохраняется на весь период работы сотрудника , в то время как проверки не реже одного раза в 3 года… Не получим ли повторного штрафа?
И еще. Дата создания карточки тоже позже, чем дата приема. Могут быть по этому вопросу дополнительные штрафы?
Какими датами лучше переоформить документы для минимизации штрафов ?