Воинский учет

Добрый день.
1. Какие наши действия, если сотрудник находится в запасе, с военным билетом и учетом все в порядке, но в паспорте отметок нет, страничка 13 паспорта пустая:
В случае отсутствия отметок в паспорте о воинской обязанности — у организации есть две обязанности. В течение 5 календарных дней с момента обнаружения отсутствия отметки потребуется:
— Направить гражданина в военкомат, где он стоит на учете по месту жительства или месту пребывания. Это прописано в п. 32 Методических рекомендаций по ведению воинского учета.
— Проинформировать военкомат по месту учета сотрудника об обнаруженных неточностях (пп. в, г п.30 Положения о воинском учете).

Формы направления сотрудника и уведомления военкомата не утверждены. Возможны два варианта — уточнить в военкомате или отправить в произвольной форме. Допускается отправка сообщения в военкомат письмом с описью вложения через Почту России.

2. Военкоматы ли делают такую отметку или в МФЦ? Вот здесь точно не подскажу. Полагаю, что сотрудника нужно направить в военкомат, и там ему подскажут, куда идти дальше. Если в военкомат идти нет желания — работнику можно попробовать обратиться в МФЦ по своей инициативе.

3. И как вообще кем и когда проверяется ее наличие или отсутствие ?
На мой взгляд, в первую очередь ее наличие или отсутствие проверяет сам работодатель. Основание — пп. г. п 32 «Положения о воинском учете». Там сказано: не реже 1 раза в год необходимо сверять данные в учетных документах организации со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан. Периодичность такой внутренней проверки мы закладываем сами для себя в Плане работы по ведению воинского учета.
Теоретически, военкомат тоже может проверить при очной проверке. Военкоматы проверяют ведение ВУ в организациях с численностью работающих более 500 чел. ежегодно, в остальных случаях — не реже 1 раза в 3 года. Для этого, получается, военкомат во время проверки должен запросить оригинал паспорта сотрудника. Не могу сказать, насколько часто на практике такая проверка происходит.
4. Должна ли Организация хранить копии паспорта и военного билета? Такой обязанности у организации нет. Согласно письму Роструда от 09.12.2021 № ПГ/37187-6-1 работник обязан представить документы воинского учета, если обязанность по их представлению после факта трудоустройства предусмотрена ЛНА. То есть безопаснее закрепить в ЛНА обязанность сотрудника предоставлять оригиналы паспорта и военного билета по запросу работодателя.

Если говорить по-простому, процесс мне представляется так:
При приеме на работу мы проверяем в числе прочего отметку о воинской обязанности в паспорте. Выдаем сотруднику направление в его военкомат под роспись. Сообщаем в этот же военкомат, что нет отметки. Если не хотите лично контактировать с военкоматом по месту учета сотрудника — можно отправить через Почту России, но чтобы было доказательство отправки. В письмо можно вложить конверт с обратным адресом, если военкомат захочет письменно как-то ответить. Полагаю, на этом обязанность организации выполнена. За руку вести сотрудника в военкомат у нас нет обязанности.
Потом наступает время ежегодной проверки согласно нашему Плану работ. Мы запрашиваем у сотрудника оригиналы военного билета и паспорта. Если обнаруживаем расхождение — опять выдаем направление и сообщаем в военкомат. И так до устранения неточности.
Отмечу, что на практике взаимодействие с военкоматами часто носит неформализованный характер, я могу чего-то не знать.