Резервы по отпускам

Вопрос задал Светлана К. (Ростов-на-Дону, Ростовская область)

Ответственный за ответ: Светлана Змиевская (★9.93/10)

Добрый день.
Возник вопрос по корректности отражения отпусков за счёт оценочных обязательств в документе «отражение зарплаты в бухучете».
У нас происходит обмен между 1С ЗУП и УПП. И при выгрузке в УПП, происходит расхождение между этим документом и анализом счёта 96.
На рис.1 вкладка «выплата отпусков по оценочным обязательствам», если сравнить итоговую сумму по этой вкладке с анализом счёта 96 (рис.2), то видно, что в корреспонденции с 70 счётом, сумма выгрузилась полностью, а с 69 счётом нет.
Я сравнила суммы по вкладке «выплата отпусков по оценочным обязательствам» и «начисленная зарплата и взносы» по видам операции «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов», «Ежегодный отпуск за счет резервов» и «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств». Итоговая сумма совпадает, но в способе отражения не везде стоит ДТ96. Есть и 20,23,25,26,44 счета (рис.3 и 4). Суммы заработной платы все выгружаются с КТ96, а взносов с КТ того счёта, который стоит в корреспонденции.
Если сформировать отчёт по остаткам и оборотом резервов (рис.5), там вообще другие суммы стоят. Там стоит итоговая сумма только по вкладкам «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов» и «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств». Сумма по вкладке «Ежегодный отпуск за счет резервов» туда не попадает. Не понимаю как это всё свести, сотрудников больше 1000 человек.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Все комментарии (26)

    1. Приложение

      Здравствуйте!

      Типового обмена между ЗУП 3 и УПП нет. Насколько я понимаю, у Вас не типовой обмен между этими базами. Поэтому расписать алгоритм его работы и формирования проводок на стороне УПП я не могу. Это лучше уточнить у программистов, кто делал такую доработку. Но я могу пояснить, как должно быть. Вид операции на вкладке «Выплата отпусков по оценочным обязательствам» действительно влияет на формирование проводок. Если вкратце, то:
      — операция «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов» относит и отпускные и взносы с них на 96 счет и в БУ и в НУ
      — операция «Ежегодный отпуск за счет резервов» относит и отпускные и взносы с них на 96 счет только в НУ. В БУ суммы ложатся на затратные счета
      — операция «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств» относит и отпускные и взносы с них на 96 счет только в БУ. В НУ суммы ложатся на затратные счета

      Более подробно изучить типовой механизм формирования проводок можно в нашей статье Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1, раздел «Списание оценочных обязательств и резервов».

      «Если сформировать отчёт по остаткам и оборотом резервов (рис.5), там вообще другие суммы стоят. Там стоит итоговая сумма только по вкладкам «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов» и «Компенсация ежегодного отпуска за счет оценочных обязательств». Сумма по вкладке «Ежегодный отпуск за счет резервов» туда не попадает.»
      Что касается отчетов по резервам в ЗУП, то в них есть 2 режима: вывод данных по БУ и по НУ. Это настраивается специальным флажком в шапке отчета (скрин приложила). Если он установлен, то отображаются данные НУ, если сброшен — то БУ. Поэтому сверять между БП (УПП) и ЗУП лучше отдельно данные БУ, отдельно данные НУ

  1. По последнему абзацу — у меня данные в сформированном отчёте по БУ.

    И тогда другой вопрос по проводкам — почему вид операции «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов» на вкладке «начисленная зарплата и взносы» имеет разные способы отражения (рис.6) — ДТ 96 полностью и ЗП и взносы относит на 96 счет, а ДТ20, ЗП относит на 96, а взносы относит на 20 счёт? Или это к программистам вопрос? И почему везде не стоит ДТ96? Откуда 20 счёт в отражении ЗП появляется?

    1. «По последнему абзацу — у меня данные в сформированном отчёте по БУ.»
      Поэтому суммы с операцией «Ежегодный отпуск за счет резервов» в него и не попадают — они относятся только к НУ.

      «И тогда другой вопрос по проводкам — почему вид операции «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов» на вкладке «начисленная зарплата и взносы» имеет разные способы отражения (рис.6) — ДТ 96 полностью и ЗП и взносы относит на 96 счет, а ДТ20, ЗП относит на 96, а взносы относит на 20 счёт? Или это к программистам вопрос? И почему везде не стоит ДТ96? Откуда 20 счёт в отражении ЗП появляется?»
      Способ отражения, указанный в документе Отражение зп в БУ влияет на формирование проводок только в том, случае, когда они ложатся на затратные счета. Если вид операции установлен «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств и резервов», то проводки должны ложиться на 96 счет и в БУ и в НУ. На стороне бух. программы анализируется в первую очередь именно вид операции. И если программа видит, что где (в БУ или в НУ или и там и там) нужно отразить сумму не на 96 счете, а на текущие затраты, то она применяет настройки способа отражения. В противном случае (когда и в бУ и в НУ отражаем сумму за счет резерва) бух. программа вообще игнорирует способ отражения в документе и «вешает» суммы на 96 счет.

      Вообще способ отражения в документе Отражение зп заполняется вообще не из-за подключенного учета резервов. Он попадает туда из настроек БУ сотрудников, начислений и т.д.Т.е. по умолчанию при типовых настройках способ отражения всегда должен заполняться по текущим затратам. А потом уже бух. программа анализируется вид операции и раскидывает суммы или на затраты или на 96 счет.

      Почему у Вас в табличной части документа Отражение зп указать способ отражения на 96 счет, нужно разбираться. Возможно этот способ отражения прописан в настройках начисления. Некоторые стремятся всегда отражать отпуска на 96 счете, потому и прописывают такой способ отражения для начислений, но этот механизм отрабатывает неверно. Давайте разберемся на примере 1 сотрудника. Посмотрим его расчетный листок, проверим, какие начисления ему были рассчитаны. Затем проверим:
      — способ отражения, установленный для сотрудника (по ссылке «Выплаты, учет затрат»). Если там пусто, проверим способа отражения для организации и подразделения
      — способ отражения, установленный для начислений, сумма которых отнесена на способ отражения 96 счет в док Отражение зп
      — проверим, не вводился ли документ Распределение основного заработка или Бухучет плановых начислений для этого сотрудника

  2. Во вложении два файла — расчётный лист по сотруднику, в котором указана начисленная сумма отпускных и я выбрала из документа «отражение ЗП» сумму его отпускных. Здесь я не совсем поняла — часть отпускных за счёт резервов, а часть за счет оценочных обязательств и резервов. Непонятно как программа это распределяет. И в способе отражения везде 20 счёт, соответственно, у меня в проводки попадают сумма начисленных отпускных вся на 96 счёт, в все взносы на 20 счёт.
    Способ отражения в карточке у этого сотрудника установлен Дт 20.01.1 . Документов «Распределение среднего заработка» или «Бухучет начислений сотрудников» не вводились.

    1. «Здесь я не совсем поняла — часть отпускных за счёт резервов, а часть за счет оценочных обязательств и резервов. Непонятно как программа это распределяет.»
      Видимо остаток накопленного резерва по отпускным у сотрудника всего 6580,45 руб. Поэтому в БУ эта сумма относится за счет резерва, а все, что свыше — на затраты. Отсюда и разбивка в документе на 2 операции. Изначально отпускные (даже в расчетном листке) разбиты на 2 суммы, поэтому в отражении зп каждая сумма разбилась на 2 операции пропорционально — отсюда всего 4 строки по отпускным у сотрудника.

      «И в способе отражения везде 20 счёт»
      Это правильно, так и должно быть.

      «соответственно, у меня в проводки попадают сумма начисленных отпускных вся на 96 счёт, в все взносы на 20 счёт.»
      Суммы отпускных 1096,74 и 5483,71 и взносы с них в БУ должны попадать на 96 счет. Суммы 5732,94 и 28664,69, а также взносы с них в БУ должны попадать на затраты (20 счет). Если у Вас не так, нужно разбираться с алгоритмом формирования проводок на стороне УПП. Насколько я понимаю, этот функционал в УПП у Вас доработан (типовой ведь отсутствует). Поэтому здесь потребуется привлечь программистов для анализа программного кода доработки и устранения ошибки.

  3. Вроде разобралась. При формировании отчёта «остатки и обороты резервов отпусков» в ЗУП БУ и НУ разнится, т.е. в ОСВ 96 счёта, между БУ и НУ всегда должно быть расхождение? И на 31.12.2021г.?

  4. Я имела в виду на 31 декабря каждого года?

    1. В течение года разница между БУ и НУ может образовываться. НО по итогам года в учете резервов проводится инвентаризация. Подробнее о ней в материале Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1, раздел «Инвентаризация оценочных обязательств и резервов».

      Поэтому в декабрьском документе Резервы отпусков проводки на стороне БП формируются таким образом, что временные разницы между БУ и НУ закрываются.

  5. А если сформировать в БУ и НУ остатки и обороты, то, например, за 2020г. сальдо в ЗУП не совпадает. Это правильно? (скрин прилагаю).

    1. Такое бывает, если:
      — в течение года допускались учетные ошибки (чаще всего нарушение последовательности заполнения и проведения документов)
      — программные недоработки. Я сталкивалась со случаем, когда сотруднику доплачивали отпускные после увольнения (неверно рассчитали сз изначально и после увольнения исправили эту ошибку) — эта доплата в учете резервов отразилась некорректно по итогам года.

      В любом случае, сейчас нужно найти и устранить различия. Это можно сделать если сформировать отчет по резервам в разбивке по сотрудникам (отчет «Резервы отпусков по сотрудникам») в режиме НУ и БУ. Сопоставить данные обоих отчетов в экселе и выявить, по кому какие разницы образовались. Сумму разницы можно закрыть документом Резервы отпусков, введенным в режиме «Корректировка остатков». Заполняем в нем вкладку «Обязательства и резервы по сотрудникам», а вкладка «Обязательства и резервы текущего месяца» заполнится тогда автоматически.

  6. А корректировку остатков можно делать и в середине года? Допустим мы сейчас август закрываем, я могу создать «резерв отпусков» в режиме «корректировка остатков», месяцем начисления август, откорректировать, затем когда все начисления, удержания и взносы будут проведены за август, сформирую отражение ЗП, затем начисление резервов отпусков за август в режиме «расчет текущего месяца»?
    Я вывела в экселе отклонения, это в основном уволенные, много уволенных за прогулы, когда мы увольняем допустим сегодня, но датой начала прогулов (например приказ на увольнение от 01.08.2021г., а дата увольнения 05.02.2021г.). У кого-то в БУ остаток, у кого-то в НУ. У кого-то и там и там. Я так понимаю, по ним нужно сделать остаток 0 .

  7. И сразу ещё вопрос — сотрудник устроился 01.02.2021г. Уволили его 17.05.2021г., но датой 15.02.2021г. (начало прогулов). Во вложении прикрепляю резервы в БУ и НУ. БУ закрыт, а НУ нет. Не совсем понимаю логику — как Вы выше писали компенсация отпуска за счет оценочных обязательств по БУ списывается за счёт 96 счёта, а по НУ за счёт затрат. А как в НУ сумму убрать? В прошлом году суммы в НУ висят (именно по прогульщикам) возможно что-то программа не понимает?
    А второй случай по прогульщику и БУ не закрылся, но только взносы на травматизм (ФСС НС). Но у нас по взносам на травматизм, помимо основного тарифа, есть выделенные структурные подразделения, по которым ставка ниже основного тарифа, и этот сотрудник из выделенного структурного подразделения. Мне кажется это связано с этим — у него начислено обязательств больше, чем нужно, соответственно, остался остаток. Это просто руками убирать?

    1. «А корректировку остатков можно делать и в середине года? Допустим мы сейчас август закрываем, я могу создать «резерв отпусков» в режиме «корректировка остатков», месяцем начисления август, откорректировать, затем когда все начисления, удержания и взносы будут проведены за август, сформирую отражение ЗП, затем начисление резервов отпусков за август в режиме «расчет текущего месяца»?»
      Можете, елси в корреткировке не задействованы текущие сотрудники. Если же они там есть, то корректировку можно провести в середине года, только лучше это сделать после заполнения и проведения документов «Отражение зп» и «Резервы отпусков» за текущий месяц.

      «как Вы выше писали компенсация отпуска за счет оценочных обязательств по БУ списывается за счёт 96 счёта, а по НУ за счёт затрат. А как в НУ сумму убрать? В прошлом году суммы в НУ висят (именно по прогульщикам) возможно что-то программа не понимает?»
      Попробовала на демобазе. Действительно, елси сотрудника увольнять задним числом, он не попадает в док. резервы отпусков за месяц, в котором мы проводили увольнение. Мое мнение, что это некорректное поведение программы. Лучше написать о нем разработчикам (v8@1c.ru), чтобы на перспективу они отладили этот алгоритм. А сейчас да, все отклонения правим ручными корректировками.

      «А второй случай по прогульщику и БУ не закрылся, но только взносы на травматизм (ФСС НС). Но у нас по взносам на травматизм, помимо основного тарифа, есть выделенные структурные подразделения, по которым ставка ниже основного тарифа, и этот сотрудник из выделенного структурного подразделения. Мне кажется это связано с этим — у него начислено обязательств больше, чем нужно, соответственно, остался остаток. Это просто руками убирать?»
      Править да, тоже ручными корректировками. А что касается причины такого поведения, тут нужно тоже проверять. Давайте посмотрим по нему отчет «Резервы отпусков по сотрудникам» в месяце, когда проводили увольнение? Он тогда тоже числился в подразделении с повышенным размером взносов ФСС НС. Отберите по нему строки в отражении зп (основная вкладка и «Выплата отпусков за счет оц. обязательств») и Резервы отпусков (вкладка «Расчет обязательств и резервов по сотрудникам»). Если все колонки не уместятся на 1 скрине, сделайте несколько.

  8. В 2020г. сотрудник числился не в подразделении по основному виду деятельности, а в выделенном. Точнее до апреля в основном, а в мае после получения от ФСС подтверждения выделенных структурных подразделений, подразделение сотрудника было перенесено на другой ОКВЭД, где ставка ФСС НС ниже основного.
    В документе отражение ЗП сотрудник есть только на основной вкладке (скрин высылаю). На вкладке «Выплата отпусков за счёт оценочных обязательств» его нет. В документе «резервы отпусков» сотрудника нет ни на одной вкладке. Сотрудника увольняли в августе 2020г. (датой 14.06.2020г.)

    1. По сути причина тут та же самая — сотрудник не попадает в месяце увольнения в док. Резервы отпусков, потому что дата увольнения относится к предшествующему месяцу. Поэтому зависшие хвосты не списываются ни в БУ ни в НУ.

      Т.к. до апреля сотрудник работал в подразделении с более высокой ставкой взносов ФСС НС, программа списала взносы ФСС НС полностью з счет оценочного обязательства. Но накопленная сумма обязательства оказалась больше суммы взносов, начисленной с отпускных. Поэтому и образовался хвост в БУ по взносам, о котором мы говорим.

  9. Вроде логика понятна, но не совсем — единственный вопрос, непонятно почему столько много видов операции «Ежегодный отпуск за счёт оценочных обязательств и резервов», «Ежегодный отпуск за счет резервов», «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств», «Ежегодный отпуск». В БУ и НУ отражение разное. У нас эта программа новая с 2018г., до этого в 1С ЗУП было просто одно субконто «Оценочное обязательство по отпускам» и всё выгружалось корректно, разниц между БУ и НУ не было. При штате более 1000 сотрудников отследить крайне сложно. По логике же должно быть БУ=НУ. Каждый месяц обязательство начисляется в равном размере и в БУ и в НУ, и списывается также в равном размере — если хватает, то за счёт оценочных обязательств и резервов, если не хватает то частично за счёт оценочных обязательств и резервов, частично вид операции «ежегодный отпуск». Разве не так в идеальном варианте?

    1. «По логике же должно быть БУ=НУ. Каждый месяц обязательство начисляется в равном размере и в БУ и в НУ, и списывается также в равном размере — если хватает, то за счёт оценочных обязательств и резервов, если не хватает то частично за счёт оценочных обязательств и резервов, частично вид операции «ежегодный отпуск». Разве не так в идеальном варианте?»
      Не совсем так. Списываются резервы в БУ и НУ по-разному. Вот этот нюанс «если хватает, то за счёт оценочных обязательств и резервов, если не хватает то частично за счёт оценочных обязательств и резервов, частично вид операции «ежегодный отпуск»» применяется только в БУ. В НУ отпускные списываются за счет резерва целиком и неважно, сколько накопили. Это требование НК РФ.
      Также компенсация отпуска в БУ списывается за счет резерва (если он накоплен по сотруднику), а в НУ — всегда на затраты.

      Поэтому временные разницы в течение года неизбежны. но в конце года в идеале они должна закрываться.

      «непонятно почему столько много видов операции «Ежегодный отпуск за счёт оценочных обязательств и резервов», «Ежегодный отпуск за счет резервов», «Ежегодный отпуск за счет оценочных обязательств», «Ежегодный отпуск».»
      Посмотрите нашу табличку-шпаргалку по видам операций: Оценочные обязательства по отпускам в ЗУП 3.1 , раздел «Списание оценочных обязательств и резервов». Там приведен порядок отражения суммы в бУ и НУ и краткий комментарий.

  10. Спасибо за ответ.

    1. Рада была Вам помочь, Светлана 🙂

Комментарии закрыты