Материальная выгода и НДФЛ с нее, если сотрудник взял займ и ушел на длительный больничный

Если фактически удержания по договору займа не было — регистрировать погашение основного долга не следует. Доход в виде матвыгоды и НДФЛ с нее рассчитывать по-прежнему нужно, т.к. матвыгода возникает независимо от того, было частичное погашение или нет — Матвыгода от процентов по займам — как рассчитать и отразить в 6-НДФЛ .

В данном случае потребуются ручные правки. Сначала нужно зафиксировать временную отмену удержаний, а потом подправить лишние удержания по займу, размер матвыгоды и НДФЛ с нее. Чтобы программа перестала удерживать в очередном начислении зарплаты и взносов заем и проценты (если заем — процентный), потребуется зарегистрировать документ Изменение условий договора займа сотруднику. В документе изменения указываем, что предоставляется отсрочка. Число, с которого действует изменения — первое число месяца, за который уже не было удержаний. Например, в феврале сотрудник ушел на больничный, и при выплате зарплаты за февраль заем уже не удерживали. Тогда в поле «Изменяется с» ставим 01.02.2025

Когда сотрудник выйдет с больничного, для возобновления удержаний потребуется ввести еще одно изменение условий.

Дальше нужно отсторнировать излишнее погашение основного долга и процентов. Проще всего было бы пересчитать сотрудника в исходных документах начисления зарплаты и взносов, но такой вариант советовать я опасаюсь — при перепроведении документов в закрытых месяцах может что-нибудь сломаться в учете НДФЛ. Можно так поступить — попробовать на копии базы удалить сотрудника из старых документов и добавить заново. При добавлении заново программа увидит изменение условий по договору займа и применит новые условия. После провести новые редакции документов, визуально сравнить копию базы и оригинал на предмет расхождений, попробовать рассчитать тестово зарплату за текущий месяц в обеих базах, сравнить расхождения. Если по другим сотрудникам ничего не поменялось — исправляем так в рабочей базе. Такой способ предполагает, что сотрудников в списочном документе немного и Вы хорошо ориентируетесь в цифрах.

Если трогать проведенные документы за прошлые месяцы не хотите — потребуется исправлять взаиморасчеты и матвыгоду отдельными дополнительными документами. Для этого за каждый месяц, где отражено лишнее удержание основного долга и процентов, создаем еще один документ Начисление зарплаты и взносов. На вкладке Займы добавляем сотрудника вручную и указываем суммы с минусом для удержания займа и процентов.

При этом, начиная с исправлений за второй месяц, здесь нужно подкорректировать еще и сумму матвыгоды. Ведь если гашения долга на самом деле не было — матвыгода фактически будет больше. Поэтому на вкладке Займы мы пишем суммы с минусом для процентов и основного долга и с плюсом в колонке для матвыгоды. Где взять цифру по матвыгоде? Либо вручную посчитать в Экселе, либо на копии базы смоделировать по сотруднику данные, как если бы Изменения по договору займа вступили в силу сразу, а не задним числом.
НДФЛ с матвыгоды, чтобы не вводить вручную, я предлагаю доначислить отдельным документом Перерасчет НДФЛ.

К счастью, на уведомления это не повлияет, т.к удержания налога не было. А вот если перерасчет происходит за месяцы прошлого года — потребуется сдавать корректировки 6-НДФЛ.

Но это еще не все. Ручные правки на вкладке Займы делают движения в учете взаиморасчетов с сотрудником и по регистрам учета зарплаты к выплате. Но не делают записи по регистру взаиморасчетов с сотрудником по займам. Не нашла другого способа их исправить, кроме как документом Перенос данных. (До этого пробовала ввести документ Погашение займа сотруднику с минусом — но документ не дает вводить отрицательные суммы).

В качестве образца для записей берем движения по регистру в исходном документе НЗиВ. Как работать с документом — смотрите в статье Документ Перенос данных в ЗУП 3.1 — ручной ввод записей в регистры .

Если что-то не будет получаться, пожалуйста -пишите.