Основные отчеты ЗУП 3.1

Основные кадровые отчеты

Отчеты по штатному расписанию:

• Анализ штатного расписания
• Начисления позиций штатного расписания
• Изменение штатного расписания

Отчеты по кадровому составу:

• Штатные сотрудники
• Численность и текучесть кадров
• Кадровые изменения
• Договорники

Отчеты по отсутствиям:

• Отсутствия сотрудников
• Остатки отпусков
• Фактические отпуска

Отчет по зарплате, выплатам, налогам и взносам

Отчеты по зарплате:

• Табель учета рабочего времени (Т-13)
• Анализ зарплаты по сотрудникам (свод, расчетная ведомость, расчетный листок)
• Анализ ФОТ
• Сведения для отражения зарплаты в бухучете

Отчеты по выплатам:

• Задолженность по зарплате
• Незарплатные доходы

Отчеты по налогам и взносам:

• Анализ взносов в фонды
• Анализ НДФЛ
• Налоги и взносы (кратко)

Универсальный отчет

Универсальный отчет позволяет вывести информацию из любого справочника, документа, регистра.

По умолчанию размещается в разделе Все разделы

Работа с отчетом, настройка шапки отчета

Работа со сформированным отчетом

Расшифровка значения в ячейке

Как можно настроить отчет (обычная, продвинутая настройка и донастройка отчета)

«Обычная» настройка – кнопка Настройка:

• Простая – можно только задать значения параметров, значения отборов
• Расширенная — можно управлять настройками: менять поля, структуру отчета, добавлять отборы, сортировки

«Продвинутая» настройка – изменение любых настроек отчета.

Быстрая донастройка сформированного отчета:

• Нажатие на заголовок колонки таблицы – сортировка, фильтры и другие действия по этой колонке.
• Контекстное меню заголовка таблицы – вставка/перемещение/скрытие/переименование колонки, вставка группировки и другие действия.
• Контекстное меню ячейки таблицы – фильтр по значению / условию, сортировка, оформление.

Изменения в работе с отчетами в ЗУП 3.1.19

• Еще – Прочее – Изменить вариант отчета 
  Форма настроек Еще — Настройки для технического специалиста…
• Еще – Прочее — Еще – Персональные настройки
• Изменения в шапке отчета:
  • Компактное размещение данных
  • Кнопка для изменения быстрых настроек
  • Строка фильтра и автосуммы
  • Подменю Разворачивать до
  • Быстрое сохранение варианта отчета
• Работа с полями отчета:
  • Поиск среди полей отчета
  • Редактор пользовательских полей

Настройка структуры отчета — список с группировками

Структура отчета: список с группировками

Пример 1

Сформировать список сотрудников организации с группировкой по должностям.

Пример 2

Сформировать список сотрудников организации с группировкой по подразделениям и должностям.

Пример 3

Сформировать список сотрудников организации с группировкой по должности и разряду.

Пример 4

Сформировать список сотрудников организации без группировок.

Настройка структуры отчета — таблица

Пример 5

Сформировать свод кадровых изменений в разрезе должностей.

Пример 6

Сформировать анализ зарплаты по сотрудникам без группировки по подразделениям.

Пример 7

Сформировать анализ зарплаты по сотрудникам без группировки по подразделениям, дополнительно вывести должность работника.

Настройка структуры отчета — диаграмма

Пример 8

Сформировать гистограмму по соотношению мужчин и женщин среди работников различных должностей.

Пример 9

Сформировать диаграмму, иллюстрирующую распределение начисленных в организации сумм по подразделениям.

Настройка полей отчета

• Как задать заголовок поля
• Как «превратить» обычное поле в ресурс
• Как вывести ресурс в нужной позиции, а не «после всех полей»
• Как использовать вложенные поля
• Как рассчитать % для ресурса
• Как узнать месяц / квартал / год, к которому относится дата

Пример 10

Сформировать список работников организации по трудовому договору на заданную дату. В списке должны присутствовать следующие поля:

Дополнительные настройки расположения полей отчета

Варианты вывода полей отчета

• Горизонтально
• Вертикально
• В отдельной колонке
• Вместе

Пример 11

Сформировать список работников организации на заданную дату с их паспортными данными. В списке должны присутствовать следующие поля:

Дополнительные настройки расположения полей

Расположение итогов

Начало

Конец

Расположение группировок

Начало

Конец

Расположение полей группировок

Вместе

Отдельно

Отдельно и только в итогах

Расположение реквизитов

Вместе с владельцем

Отдельно

Вместе

В специальной позиции

Расположение ресурсов

Горизонтально

Вертикально

Общие итоги

Тип заголовка полей

Краткий

Полный

Пример 12

Сформировать список работников, выполнявших за заданный период времени работы по гражданско-правовым договорам, и суммы оплаты по договорам. В списке должны присутствовать следующие поля:

Параметры отчета

Настройка отборов

Отборы

Преднастроенные быстрые отборы – по кнопке   вид 

Изменить условие отбора — кнопка 

Добавить отбор – по кнопке  вид 

• Расположение отбора:

• Возможность группировать отборы по условию И ИЛИ НЕ
• Возможность сравнивать поля отчета между собой

Пример 13

Сформировать список работников организации по трудовому договору, которые по состоянию на заданную дату работают в организации более 5 лет.

Пример 14

Сформировать список уволенных за заданный период работников организации. В списке должны присутствовать следующие поля:

Пример 15

Сформируйте список сотрудников, которые за заданный период времени находились в ежегодном оплачиваемом отпуске:

Пример 16

Вывести список сотрудников-мужчин 61 года и старше и женщин 56 лет и старше.

Пример 17

Вывести сотрудников, начисления которых за месяц составили менее размера их тарифной ставки.

Настройка сортировки

Сортировка

Пример 17

Получите в виде отчета список работников организации по трудовому договору на заданную дату. Список должен быть отсортирован по ФИО сотрудника.

Настройка оформления

• Как округлить выводимое числовое значение
• Как изменить формат вывода даты

Макет и заголовок отчета

Дополнительные настройки

Скачать Задания к самостоятельной работе №1

Структура и настройки типовых отчетов

Штатные сотрудники – особый вывод группировки Организация.

Сведения для отражения зарплаты в бухучете – несколько таблиц в одном отчете.

Анализ взносов в фонды – вложенные отчеты.

Анализ зарплаты по сотрудникам – несколько параллельных группировок в одной таблице, отражение сальдо.

Настройка свода без группировки по месяцам начислений

Пример 1

Получить свод начисленной зарплаты за произвольный период без разбивки по месяцам начисления.

Подробнее Как в отчете «Полный свод начислений, удержаний и выплат», сформированном за период, настроить начальное и конечное сальдо на начало и конец периода соответственно?

Отчет по суммам начислений сотрудников разных должностей

Пример 2

• Настроить отчет по суммам начислений сотрудников разных должностей за произвольный заданный период времени.
• Если должность сотрудника изменялась в течение месяца, то суммы начислений сотрудника следует разбить по должностям.

Виды пользовательских полей

Вычисляются на основании других полей отчета.

Бывают двух видов:

• Поле-выбор – значение определяется по заданным условиям.
• Поле-выражение – значение определяется выражением на встроенном языке.

Поле-выбор для группировки сотрудников по возрасту / стажу

Поле-выбор: примеры

Возрастные группы:

• до 30 лет, от 30 до 50 лет, старше 50 лет

Группы по стажу:

• до 1 года, от 1 года до 5 лет, более 5 лет

Группы начислений:

• основная оплата, отпускные, прочие начисления

Пример 3

Получить аналитику по количеству сотрудников разных возрастных групп в разрезе подразделений.

Пример 4

Получить аналитику по начисленным суммам в разрезе групп начислений (оплата за отработанное время / оплата за неотработанное время / прочие начисления).

Поля-выражения

Что может содержать выражение:

• Названия полей и литералы (строки, числа и т.п.)
• Знаки математических и других операций
• Функции
• Агрегатные функции

Имена полей и литералы в выражениях

• Имена полей (если содержат пробелы, то в [ ]) – [Количество ставок]
• Строка  — «Иванов»
• Число    — 10.5
• Дата      — ДАТАВРЕМЯ(2021, 6, 9)
• Булево  — Истина, Ложь
• Тип(«Имя типа») – Тип(«Документ.НачислениеЗарплаты»)
• Значение() – Значение(Перечисление.ВидыТарифныхСтавок. МесячнаяТарифнаяСтавка)

Пример 5

Вывести в отчет место для подписи и ФИО исполнителя отчета.

Подробнее Как добавить подписи главного бухгалтера и исполнителя в отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам»

Операции в выражениях

Операции над числами: +  —  * /

Операции над строками: +, ПОДОБНО

Операции сравнения: =, <>, >, <, >=, <=, В, ЕСТЬ NULL

Логические операции: И, ИЛИ, НЕ

ВЫБОР КОГДА <Условие1> ТОГДА <Выражение1>   КОГДА <Условие2> ТОГДА <Выражение2>
  …
  ИНАЧЕ <ВыражениеN> КОНЕЦ

Пример 6

Рассчитать изменение численности персонала за период: количество принятых за вычетом количества уволенных сотрудников.

Пример 6

Рассчитать изменение численности персонала за период: количество принятых за вычетом количества уволенных сотрудников.

Прием  — Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Прием

Увольнение — Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение

Функции Представление и Формат

Функции в выражениях

• Представление
• Формат(Значение, ФорматнаяСтрока)
• ЗначениеЗаполнено
• Окр(Выражение, Разрядность), Цел(Выражение)
• Подстрока(Строка, Позиция, Длина)
• ДлинаСтроки(Строка)
• НачалоПериода(Дата, ТипПериода)
• КонецПериода(Дата, ТипПериода)
• ДобавитьКДате(Выражение, ТипУвеличения, Величина)
• РазностьДат(ВычитаемаяДата , ИсходнаяДата , ТипРазности)
• Год, Квартал, Месяц, ДеньГода, День, Неделя, ДеньНедели, Час, Минута, Секунда
• Выразить(Выражение, УказаниеТипа)
• ТипЗначения(Выражение)
• Строка
• ЕстьNull
• Уровень, УровеньВГруппировке
• НомерПоПорядку, НомерПоПорядкуВГруппировке

Пример 7

Построить отчет по количеству принятых и уволенных в разрезе кварталов.

Функции работы с датами

Пример 8

Вывести в отчет сотрудников, у которых день рождения приходится на месяц формирования отчета.

Пример 9

Вывести в отчет дату дня рождения сотрудника, приходящуюся на текущий календарный год.

ДобавитьКДате(
	ДобавитьКДате(
		ДобавитьКДате(ДатаВремя(1, 1, 1), "ГОД", <Год> - 1), 
	"Месяц", <Месяц> - 1),
 "День", <День> - 1)

Функция ТипЗначения

Пример 10

В отчете Полный свод расшифровать выплаченную сумму по местам выплат (через банк, через кассу).

Скачать Задания

Агрегатные функции

Агрегатные функции в пользовательских полях

• Сумма – Сумма([Количество ставок])
• Количество – Количество(Сотрудник)
• Количество различных — Количество(Различные Сотрудник)
• Максимум — Максимум(Начислено)
• Минимум – Минимум(Начислено)
• Среднее – Среднее(Начислено)
• СоединитьСтроки – СоединитьСтроки(Сотрудник.Наименование)

Среднедневной заработок в отчете по начислениям

Пример 11

В отчете по начислениям получить среднедневной заработок:

• Сумма / Дни

Средняя сумма начислений сотрудника

Пример 12

В отчете по начислениям получить среднюю сумму начислений по должностям:

• Сумма / Количество сотрудников по должности

Список сотрудников как ресурс таблицы

Пример 13

В своде кадровых изменений вывести список принятых / переведенных / уволенных работников.

Доля начислений сотрудника от общей суммы начислений по должности

Функция вычислитьвыражение…

• ВычислитьВыражение(Выражение, Группировка, ТипРасчета, Начало, Конец, Сортировка, ИерархическаяСортировка, ОбработкаОдинаковыхЗначенийПорядка)
• ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив(Выражение, ВыраженияПолейГруппировки, ОтборЗаписей, ОтборГруппировок)
• ВычислитьВыражениеСГруппировкойТаблицаЗначений(Выражение, ВыраженияПолейГруппировки, ОтборЗаписей, ОтборГруппировок)

Пример 14

Вычислить долю начислений сотрудника от общей суммы начислений по должности.

Сумма(Сумма) / ВычислитьВыражение("Сумма(Сумма)", "Должность") * 100

Расчет нарастающего итога

Пример 15

Вывести сумму начислений помесячно и нарастающим итогом.

ВычислитьВыражение("Сумма(Сумма)", "[Месяц начисления]", , "Первая", "Текущая")

Расчет изменения суммы по сравнению с предыдущим месяцем

Пример 16

Вывести изменение суммы начислений по сравнению с прошлым месяцем.

ВычислитьВыражение("Сумма(Сумма)", "[Месяц начисления]") - ВычислитьВыражение("Сумма(Сумма)", "[Месяц начисления]", , "Предыдущая", "Предыдущая")

Максимальная зарплата по должности

Пример 17

Вычислить максимальную оплату среди всех сотрудников по какой-либо должности.

Максимум(ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив("Сумма(Сумма)", "Сотрудник"))

Максимум(ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив("Сумма(Сумма)", "Сотрудник, [Месяц начисления]"))

Среднемесячная сумма начислений сотрудника

Пример 18

В отчете по начислениям получить среднемесячную сумму начислений по должностям.

Расчет среднемесячных значений на 1 сотрудника

Среднемесячная зарплата одного сотрудника по должности = ???

А    275 000 / 2 / 3 = 45 833,5

Б   (65 000/1 + 210 000 /3) / 2 = 67 500

В    275 000 / (1 + 3) = 68 750

А    275 000 / 2 / 3 = 45 833,5

Б   (65 000/1 + 210 000/3) / 2 = 67 500

В    275 000 / (1 + 3) = 68 750

Сумма(Сумма) / Количество(Различные Сотрудник) / Количество(Различные [Месяц начисления])

А    275 000 / 2 / 3 = 45 833,5

Б   (65 000/1 + 210 000/3) / 2 = 67 500

В    275 000 / (1 + 3) = 68 750

Сумма(
ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив(
          "Сумма(Сумма) / Количество(Различные [Месяц начисления])", "Сотрудник")
)   / Количество(Различные Сотрудник)

А    275 000 / 2 / 3 = 45 833,5

Б   (65 000/1 + 210 000/3) / 2 = 67 500

В    275 000 / (1 + 3) = 68 750

Сумма(Сумма) / 
   Сумма(
        ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив("Количество(Различные [Месяц начисления])",
                                                                                    "Сотрудник"))

Конкатенация строк в пользовательском поле

Задача 1

Получите в виде отчета список работников организации на заданную дату с их паспортными данными. В списке должны присутствовать следующие поля:

Использование отборов при расчете пользовательских полей

Задача 2

Получите в виде отчета данные о процентном соотношении суммы удержания за питание каждого работника за месяц от суммы его начислений за этот же месяц. В списке должны быть выделены красным цветом строки по работникам % удержания для которых превысил 5%

График средней суммы начислений в разрезе месяцев

Задача 3

Постройте график, иллюстрирующий динамику изменения средней суммы начислений в расчете на одного работника в разрезе месяцев начисления.

Гистограмма распределения среднедневной зарплаты по должностям

Задача 4

Постройте гистограмму, иллюстрирующую распределение среднечасовой зарплаты по должностям работников.

Как в диаграмме задать формат шкалы в тысячах рублей

Формат шкалы диаграммы

Как в диаграмме задать формат вертикальной оси в тысячах рублей?

Как на одной диаграмме использовать две разные шкалы для двух ресурсов

Можно вывести два ресурса в одной диаграмме — по суммам начислений и по отработанным дням со своими шкалами?

Аналитические показатели отчетности по труду и заработной плате

• Численность персонала и изменения численности
• Отработанные и неотработанные дни/часы
• Начисленная заработная плата:
  • С различным «усреднением»: средняя зарплата за день/за час, средняя на одного работника и т.д.
  • Минимальная и максимальная заработная плата

Численность персонала и изменения численности

Отчет Численность и текучесть кадров:

• Численность – численность сотрудников на дату конца периода, включая внешних и внутренних совместителей и договорников
• Численность работников – численность без договорников и внутренних совместителей
• Численность списочного состава – численность без договорников, без внешних и внутренних совместителей
• Средняя численность* – средняя численность за период, включая внешних и внутренних совместителей и договорников
• Средняя численность работников* – средняя численность без договорников и внутренних совместителей
• Средняя численность списочного состава* – средняя численность без договорников, без внешних и внутренних совместителей
  ∗ — из средней численности исключаются женщины в отпусках по БиР и по уходу за ребенком

Отчет Численность и текучесть кадров:

• Принято всего – количество принятых на работу по трудовому договору
• Принято списочного состава – количество принятых без совместителей
• Уволено всего – количество уволенных
• Уволено списочного состава – количество уволенных без совместителей

Отчет Штатные сотрудники

Отчет Кадровые изменения

Отработанные и неотработанные дни и часы

Отчет Потери рабочего времени:

• Только неотработанное время

Отчет Анализ зарплаты по сотрудникам:

• Только «оплаченное» время и в разрезе месяцев начисления

Отчет Табель учета рабочего времени (Т-13):

• Для неотработанного времени только количество календарных дней

Чтобы «переключить» отчет Табель в «аналитический» вид:

• Сохраните настройки варианта в файл (Еще — Прочее — Изменить вариант — Еще — Сохранить настройки).
• Откройте настройки в текстовом редакторе (я открываю в конфигураторе через Файл — Открыть).
• Поиском по слову «Ключ» найдите секцию со значением параметра «КлючВарианта» (параметр скрыт от пользователя в настройках компоновки, но есть в файле) и впишите любую строку на свой вкус.
• Сохраните файл и загрузите настройки.

За этот «способ обхода» спасибо Некрасову Юрию с партнерского форума!

Начисленная заработная плата

Отчет Анализ зарплаты по сотрудникам:

• Отбор:
  • Группа В списке Начислено, Справочно

Аналитические разрезы учета (категории видов начислений, категории персонала)

Отчет по изменению численности в разрезе категорий должностей

Пример 1

• Рассчитать изменение численности персонала за квартал (количество принятых за вычетом количества уволенных сотрудников) в разрезе категорий персонала.
• Сравнить с изменением за предыдущий квартал.
• Построить график роста численности сотрудников.

Отчет по изменению численности в разрезе возрастных групп

Пример 2

• Рассчитать изменение численности персонала за квартал (количество принятых за вычетом количества уволенных сотрудников) в разрезе возрастных категорий: до 30 лет, от 30 до 50 лет, старше 50 лет.
• Сравнить с изменением за предыдущий квартал.
• Построить график роста численности сотрудников.

Возраст в году приема / увольнения –

РазностьДат([Сотрудник.Физическое лицо.Дата рождения], Месяц, «ГОД»)

Количество отработанных человекочасов

Пример 3

Получить количество отработанных человеко-часов  за квартал в разрезе видов персонала и видов отработанного времени:

• Явка
• Ночные
• Сверхурочные
• Праздничные

Среднее количество отработанных человекочасов за период

Пример 4

Получить среднее (на 1 работника) количество отработанных человеко-часов  за квартал в разрезе видов персонала.

Пример 5

Получить среднемесячное количество часов, отработанных сотрудниками за период, в разрезе видов персонала:

Иванов – янв 160 часов, фев 160 часов, март 160 час

Петров —     принят с 1 марта                     март 160 час

Среднемесячное кол-во часов: 160 часов

Начислено в разрезе категорий персонала и категорий начислений

Пример 6

Получить сумму начислений за квартал в разрезе категорий персонала и категорий начислений.

Среднедневной / среднечасовой заработок

Пример 7

Получить среднедневной / среднечасовой заработок за квартал в разрезе категорий персонала.

Средняя сумма начислений на одного сотрудника за период

Пример 8

Получить среднюю сумму начислений на 1 сотрудника за период в разрезе категорий персонала.

Среднемесячная сумма начислений на одного сотрудника

Пример 9

Получить среднемесячную сумму начислений на 1 сотрудника за период в разрезе категорий персонала.

Минимальная и максимальная сумма начислений за период

Пример 10

Получить минимальную и максимальную сумму начислений за период для каждой категории персонала.

Максимум(ВычислитьВыражениеСГруппировкойМассив("Сумма(Сумма)", "Сотрудник"))