Платежный календарь в 1С 8.3 — настройки, формирование

Одна из задач руководства — спланировать бюджет так, чтобы в организации всегда были деньги. Наиболее простой инструмент в бюджетировании — платежный календарь. И он есть в обычной 1С:Бухгалтерия 3.0!

Разберем ключевые вопросы работы с этим важным инструментом управленческого учета:

• где сформировать Платежный календарь в 1С;
• о каких настройках и нюансах отчета нужно знать.

Платежный календарь в 1С

Для чего предназначен

Отчет позволяет вести оперативное планирование движения денег за указанный период с подробной детализацией данных. Этим Платежный календарь отличается от Бюджета движения денежных средств (стратегическое планирование), где информация выводится укрупненно.

Платежный календарь в 1С помогает проанализировать:

• поступления от покупателей;
• оплату поставщикам, в т. ч. регулярные периодические платежи, например, за аренду;
• выплату заработной платы и взносов с нее;
• уплату налогов;
• денежные средства в пути (инкассация, эквайринг);
• кассовые разрывы: остатки средств на начало и конец периода и их отклонения.

При использовании календаря руководитель видит, когда возможна нехватка денежных средств и в каком размере. И на основе этих данных принимает решение о предотвращении кассовых разрывов: например, взять кредит или договориться с контрагентами о переносе оплаты на другой день.

В календаре не анализируются данные по:

• выданным под отчет денежным средствам;
• приобретению и продаже валюты;
• прочим расчетам с контрагентами — таким, как проценты (если на них не оформлено платежное поручение);
• документам Платежные требования на оплату.

В Платежном календаре выводятся только плановые данные по дням. Остаток денежных средств формируется в зависимости от остатка денег на каждый день и плановых данных.

Если остаток с учетом плановых платежей меньше плановых поступлений, возникает кассовый разрыв. Он в отчете выводится красным шрифтом: 693 214,35 (остаток денег на конец дня 01.04.2020) — 800 000 (плановые платежи) + 0 (плановые поступления) = — 106 785,65. Как с ним бороться, читайте здесь

Настройки 1С

Платежный календарь в 1С 8.3 Бухгалтерия формируется из раздела Руководителю. Но для его корректного вывода важно изначально настроить программу по всем правилам.

Перейдите в раздел Главное. В Функциональности программы и на вкладке Расчеты установите флажки:

• Планирование платежей поставщикам;
• Планирование платежей от покупателей.

Далее перейдите в раздел Администрирование – Параметры учета. Здесь задайте сроки оплаты по умолчанию: именно по этим данным заполнится срок оплаты в документах, если иной срок не определен в Договоре.

Изучить подробнее Настройка сроков оплаты для поставщиков и покупателей.

Нюансы формирования отчета

Для формирования платежного календаря нужны плановые данные из 1С. Подробнее про формирование данных. Если их нет, например, Срок оплаты в первичном документе не заполнен, эти данные не попадут в Платежный календарь.

Если хотите пользоваться платежным календарем, обязательно заполняйте сроки оплат в документах — иначе информация в платежном календаре не будет достоверной.

• Остаток денег — остаток денежных средств (наличных и безналичных), отраженных в базе по организации независимо от того, на какую дату введены документы (в т. ч. будущие платежи и поступления). Расшифровка остатка денег показывает отчет Остатки денежных средств на указанную дату. Суммы в отчете округлены и отражаются по каждой валюте. Остаток денег складывается в общем по всем валютам. Подотчетные средства не входят в данную сумму.

При занесении данных в 1С не в хронологическом порядке, а также при формировании отчета «задним числом» суммы в расшифровке Остатки денежных средств на текущую дату и Остаток денег могут различаться.

• Прогноз на конец дня — остаток денежных средств с учетом планируемых платежей и поступлений.

Ниже по каждому дню указана расшифровка суммы относительно прошлого дня в цветовой раскраске. При нажатии на такую ячейку выводится документ, который формирует планируемую сумму платежа (оплату).

Если по контрагенту запланированы поступления (платежи) по нескольким документам в один день, они выведутся одной суммой, а при расшифровке отобразятся все документы, из которых складывается сумма. В каждый документ можно перейти, чтобы посмотреть или отредактировать данные.

Слева по каждому разделу выводится дополнительная информация, не отраженная в календаре: например, просроченные платежи и поступления.

Платежный календарь в 1С 8.3 формируется по конкретной организации или по всем организациям сразу. Если в базе ведется учет по нескольким организациям, и надо получить общий Платежный календарь по всем ним, очистите поле Организация в шапке отчета. А затем нажмите кнопку Сформировать.

Как бороться с кассовыми разрывами

Если отчет показал «красные» суммы, значит есть кассовый разрыв — не хватает денег на оплату всех долгов перед контрагентами или бюджетом на конкретную дату.

Убрать кассовый разрыв с помощью платежного календаря можно, только сдвигая сроки оплаты по поставщикам или по покупателям. Другие данные править нельзя!

Для этого сначала выберите ячейку с запланированной суммой и нажмите Перенести на другой день. Далее выберите новый день для платежа.

А еще — напомните покупателям о просроченных платежах или попросите отсрочку по вашим оплатам.

Перенос сроков не влияет на резерв по сомнительным долгам: при формировании резерва дата в документе Реализация (акт, накладная) не анализируется.

Сформированный резерв не влияет и на платежный календарь: он строится только по срокам, и ему все равно — есть гарантийное письмо, резерв и т. д.

Отображение и анализ данных в Платежном календаре

А теперь разберемся, на основе каких данных в 1С 8.3 Бухгалтерия заполняется Платежный календарь. Поговорим о каждой из категорий:

• Оплата от покупателей;
• Прочие поступления;
• Налоги и взносы;
• Платежи поставщикам;
• Зарплата;
• Периодические платежи.

Узнаем, что входит в каждую категорию, на какие особенности обратить внимание при формировании отчета и его анализе:

Оплата от покупателей

Оплата от покупателей показывает запланированные поступления в зависимости от Срока оплаты по документам:

• Счет покупателю;
• реализации, в которых устанавливается срок оплаты, например, Реализация (акт, накладная) или Передача ОС.

При этом в отчете сумма отражается со знаком «+» в размере неоплаченной части:

• по Счетам серым цветом;
• по фактической реализации (без Счета) обычным черным цветом.

В цепочке оформления документов «Счет — реализация» планируемое поступление отражается по дате, указанной в Счете, независимо от срока оплаты, установленного в документе реализации.

Ссылка Просрочено — информация о просроченных поступлениях:

• Счета, по которым не установлена Оплата до или срок оплаты прошел на дату формирования платежного календаря, валютная сумма пересчитывается на дату формирования отчета;
• реализации — оплата по которым просрочена.

В расшифровке суммы выводится информация по всем запланированным оплатам, введенным в базу: неоплаченным (частично не оплаченным) Счетам (отслеживается Статус оплаты!), а также остаткам по счетам учета, указанным по ссылке Настройка счетов учета расчетов с покупателями.

По кнопке:

• Напомнить — отправьте письмо с напоминанием об оплате контрагенту;
• Изменить срок оплаты — запланируйте поступление денег на другой день: например, по согласованию с контрагентом. Новый срок оплаты меняется также в документе (реализации или Счете).

Если созданный Счет на оплату не выбран в документе реализации, программа не сможет их автоматически сопоставить. Из-за этого в отчете данные дублируются: выводится и Счет, и реализация, а это искажает анализ платежного календаря!

Кроме того, если не выбран Счет на оплату при регистрации фактической оплаты в базе, Статус оплаты автоматически не изменится в Счете. И такой Счет отразится в календаре, как планируемое поступление.

Дополнительно внимательно следите при отмене проведения фактических оплат: Статус оплаты Счета в этом случае не меняется на Не оплачен и он уже не отражается в календаре. Если такая ситуация произошла, зайдите в Счет и измените Статус оплаты вручную.

Поэтому очень важно указывать Счет — как в документах отгрузки, так и в документах оплаты!

Прочие поступления

Данные из раздела Прочие поступления не влияют на прогноз остатка денег в конце дня, а выводятся только для информации в легенде отчета.

В этом разделе отображаются:

• Эквайринг — остаток по Дт 57.03;
• Инкассация — остаток по счету Дт 57.01.

Налоги и взносы

Раздел Налоги и взносы отражает информацию по запланированным платежам из Списка задач бухгалтера по начисленным налогам и взносам.

При расшифровке суммы налога выводится Помощник по формированию отчетности (расчета и уплаты) налога или Помощник по выплате зарплаты и уплаты налогов и взносов с нее.

При этом если для взносов с целью отображения в отчете суммы достаточно документа Начисление зарплаты, то по налогам должна быть сформирована декларация. Сумма берется из помощника по расчету налога. Корректировки налогов в платежном календаре не отображаются, т. к. их нет в Списке задач.

Не оставляйте в базе неактуальных деклараций и черновиков — помечайте их на удаление и удаляйте сразу!

Если уплата налога возможна частями (например, НДС уплачивается в размере 1/3 от начисленной суммы каждый месяц в течение следующего квартала), в Платежном календаре планируемый платеж отобразится в полной сумме на каждый срок платежа. Поэтому рекомендуем для точного анализа зайти в расшифровку суммы и посмотреть, сколько реально планируется заплатить.

Платежи поставщикам

Раздел Платежи поставщикам показывает запланированные платежи в зависимости от Срока оплаты по документам:

• Счет от поставщика;
• поступлений, в которых устанавливается срок оплаты: например, Поступление (акт, накладная) или Поступление НМА.

При этом сумма в платежном календаре отражается со знаком «-» в размере неоплаченной части:

• по Счетам — серым цветом;
• по фактическому поступлению (без Счета) — обычным черным цветом;
• по сформированным платежным поручениям, в т. ч. помеченным на удаление, — перечеркнутой суммой.

В цепочке оформления документов «Счет — поступление денег» планируемый платеж отражается по дате, указанной в Счете, независимо от установленного срока оплаты в документе поступления.

Ссылка Просрочено — информация о просроченных платежах:

• Счета, по которым не установлена Оплата до или срок оплаты прошел на дату формирования платежного календаря, валютная сумма пересчитывается на дату формирования отчета;
• поступления — оплата по которым просрочена.

В расшифровке суммы выводится информация по всем запланированным оплатам, введенным в базу: неоплаченным (частично не оплаченным) счетам (отслеживается Статус оплаты!), а также остаткам по счетам учета, указанным по ссылке Настройка счетов учета расчетов с поставщиками.

По кнопке:

• Создать платежные поручения — создайте платежку, сумма по Счету или фактической задолженности в отчете зачеркнется, до проведения фактической оплаты.
• Изменить срок оплаты — запланируйте расход денег на другой день: например, по согласованию с контрагентом. Новый срок оплаты меняется и в первичном документе.

Если созданный Счет на оплату не выбран в документе Поступление (акт, накладная), программа не сможет их автоматически сопоставить, поэтому в отчете данные дублируются, а это искажает их анализ!

Кроме того, если не выбран Счет на оплату при регистрации фактической оплаты в базе, Статус оплаты автоматически не изменится в Счете, и такой Счет отразится как планируемый платеж. Дополнительно внимательно следите при отмене проведения фактических оплат: Статус оплаты Счета в этом случае не меняется на Не оплачен, и он уже не отражается в календаре. Если такая ситуация произошла, зайдите в Счет и измените Статус оплаты вручную.

Поэтому очень важно указывать Счет — как в документах поступления, так и в документах оплаты!

Зарплата

Раздел Зарплата отражает информацию по запланированным платежам из Списка задач бухгалтера по выплате зарплаты, в т. ч. за первую половину месяца.

В Списке задач бухгалтера напоминания по выплате зарплаты отображается в зависимости от настроек Порядка учета зарплаты.

При расшифровке суммы платежа выводится Помощник по выплате зарплаты.

Если зарплатные документы не введены в базу (Ведомость на выплату аванса, Начисление зарплаты), то в платежном календаре стоит прочерк, а при расшифровке ячейки выводится форма для создания документов.

При переходе по ссылке с просроченными данными открывается Список задач бухгалтера.

Периодические платежи

Раздел Периодические платежи отражает информацию из Списка задач по запланированным платежам из документа Платежное поручение — ссылка Повторять платеж.

При расшифровке суммы автоматически создается Платежное поручение. А после его записи сумма в платежном календаре зачеркивается.

См. также:

• Шпаргалка по контролю дебиторки и кредиторки в 1С 8.3 Бухгалтерия
• Контроль оплаты покупателей в счетах на оплату и в отчете
• Список задач бухгалтера в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email