С 1 марта 2023 — единые требования к кадровым электронным документам

Распространяются ли единые требования на кадровые электронные документы, сформированные до 1 марта 2023?

Не распространяются, так как по умолчанию НПА обратной силы не имеют. Документы, созданные до вступления в силу единых требований, не нужно приводить в соответствие этими требованиям

Обязательно ли разделять по отдельным файлам основную часть электронного документа и приложения к нему?

Обязательно

Если документ подписан простой электронной подписью, какой файл ЭП прикладывать как составную часть электронного документа?

При использовании простой электронной подписи ее файл не прикладывается. В описании электронного документа указывается признак подписания документа этим видом подписи

Можно ли применять присоединенную ЭП при подписании электронных документов?

Допускается использование только отсоединенной (открепленной) ЭП

Что делать, если на сайте опубликована новая версия формата xml-схемы описания кадрового электронного документа? Как долго можно использовать предыдущие версии?

Если размещена новая версия XML-схемы, то предыдущая версия действительна в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии. При этом если за короткий период времени выпущено несколько версий, то начало действия изначальной версии XML-схемы (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления схемы и не обновляется с последующим выпуском новых версий.

Пример

XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. В феврале 2023 выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 — обновленная XML-схема v.3. В этом случае отсчет срока действия схемы v.1 начинается с марта 2023 (месяц, следующий за месяцем размещения v.2), а не с мая 2023 (месяц, следующий за месяцем размещения v.3)

В какой последовательности формируются структурные элементы электронного документа? Можно ли создать описание документа по истечении времени, а не в моменте подписания основной части (приложений к ней)?

Описание электронного документа должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней сторонами трудовых отношений

Обязательно ли оформлять по единым требованиям все виды документов, изложенных в приложении к описанию кадрового электронного документа?

Необязательно.

Приложение к описанию электронного документа, связанного с работой, — это справочник кодов документов (кадровых событий), которые в соответствии с ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Этот классификатор используется работодателями, принявшими решение перейти на КЭДО и издавшими соответствующий ЛНА с перечнем документов, которые будут оформляться в электронном виде.

Таким образом, не все виды документов (кадровых событий) должны соответствовать приказу, а только те, что работодатель выбрал для ведения в электронном виде