Источник: Приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н
Информация для: работодателей
Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.
Согласно единым требованиям, электронный кадровый документ состоит из:
- из основной части — PDF-файла;
- приложения (если оно есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- электронной подписи;
- машиночитаемой доверенности для подписи (если нужна);
- описания электронного документа в формате XML.
Работодатели, перешедшие на КЭДО, с 1 марта 2023 должны формировать электронные документы в обязательном соответствии единым требованиям.
А еще Минтруд ответил на частые вопросы:
| Вопрос | Ответ |
|
Распространяются ли единые требования на кадровые электронные документы, сформированные до 1 марта 2023?
|
Не распространяются, так как по умолчанию НПА обратной силы не имеют. Документы, созданные до вступления в силу единых требований, не нужно приводить в соответствие этими требованиям |
|
Обязательно ли разделять по отдельным файлам основную часть электронного документа и приложения к нему? |
Обязательно |
|
Если документ подписан простой электронной подписью, какой файл ЭП прикладывать как составную часть электронного документа? |
При использовании простой электронной подписи ее файл не прикладывается. В описании электронного документа указывается признак подписания документа этим видом подписи |
|
Можно ли применять присоединенную ЭП при подписании электронных документов? |
Допускается использование только отсоединенной (открепленной) ЭП |
|
Что делать, если на сайте опубликована новая версия формата xml-схемы описания кадрового электронного документа? Как долго можно использовать предыдущие версии? |
Если размещена новая версия XML-схемы, то предыдущая версия действительна в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии. При этом если за короткий период времени выпущено несколько версий, то начало действия изначальной версии XML-схемы (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления схемы и не обновляется с последующим выпуском новых версий. Пример XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. В феврале 2023 выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 — обновленная XML-схема v.3. В этом случае отсчет срока действия схемы v.1 начинается с марта 2023 (месяц, следующий за месяцем размещения v.2), а не с мая 2023 (месяц, следующий за месяцем размещения v.3) |
|
В какой последовательности формируются структурные элементы электронного документа? Можно ли создать описание документа по истечении времени, а не в моменте подписания основной части (приложений к ней)? |
Описание электронного документа должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней сторонами трудовых отношений |
|
Обязательно ли оформлять по единым требованиям все виды документов, изложенных в приложении к описанию кадрового электронного документа? |
Необязательно. Приложение к описанию электронного документа, связанного с работой, — это справочник кодов документов (кадровых событий), которые в соответствии с ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Этот классификатор используется работодателями, принявшими решение перейти на КЭДО и издавшими соответствующий ЛНА с перечнем документов, которые будут оформляться в электронном виде. Таким образом, не все виды документов (кадровых событий) должны соответствовать приказу, а только те, что работодатель выбрал для ведения в электронном виде |
А также напоминаем, что с электронным кадровым документооборотом можно работать как на платформе «Работа в России», так и в собственной информационной системе ЭДО.
В ЗУП 3.1 есть оба варианта настройки КЭДО:
- Через платформу «Работа в России» – Настройка КЭДО через портал «Работа в России»
- Через отдельную информационную систему, если подключен сервис 1С:Кабинет сотрудника – Настройка КЭДО в сервисе 1С:Кабинет
Все материалы по работе с КЭДО в ЗУП 3.1 собраны в рубрике Кадровый ЭДО.
Состав и формат документов, утвержденные Приказом Минтруда от 20.09.2022 N 578н, пока еще находятся в стадии разработки. Сроки их реализации в программах 1С можно отследить по ссылке>>
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Добрый день.
Подскажите, пжл, формат документов по приказу 578Н работает только при подключение 1С: Кабинет или Работа в России?
Здравствуйте! Ответ дан по ссылке: https://buhexpert8.ru/voprosy/voprosy-1s-zup/prikaz-578n.html