С 1 марта 2023 — единые требования к кадровым электронным документам

Последнее изменение: 29.03.2023

Источник: Приказ Минтруда от 20.09.2022 N 578н

Информация для: работодателей

Минтруд утвердил единые требования к составу и форматам кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Согласно единым требованиям, электронный кадровый документ состоит из:

  • из основной части — PDF-файла;
  • приложения (если оно есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
  • электронной подписи;
  • машиночитаемой доверенности для подписи (если нужна);
  • описания электронного документа в формате XML.

Работодатели, перешедшие на КЭДО, с 1 марта 2023 должны формировать электронные документы в обязательном соответствии единым требованиям.

А еще Минтруд ответил на частые вопросы:

Вопрос Ответ

Распространяются ли единые требования на кадровые электронные документы, сформированные до 1 марта 2023?

Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:

Не распространяются, так как по умолчанию НПА обратной силы не имеют. Документы, созданные до вступления в силу единых требований, не нужно приводить в соответствие этими требованиям

Обязательно ли разделять по отдельным файлам основную часть электронного документа и приложения к нему?

Обязательно

Если документ подписан простой электронной подписью, какой файл ЭП прикладывать как составную часть электронного документа?

При использовании простой электронной подписи ее файл не прикладывается. В описании электронного документа указывается признак подписания документа этим видом подписи

Можно ли применять присоединенную ЭП при подписании электронных документов?

Допускается использование только отсоединенной (открепленной) ЭП

Что делать, если на сайте опубликована новая версия формата xml-схемы описания кадрового электронного документа? Как долго можно использовать предыдущие версии?

Если размещена новая версия XML-схемы, то предыдущая версия действительна в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии. При этом если за короткий период времени выпущено несколько версий, то начало действия изначальной версии XML-схемы (12 календарных месяцев) отсчитывается с момента выпуска первого обновления схемы и не обновляется с последующим выпуском новых версий.

Пример

XML-схема v.1 опубликована в октябре 2022 года. В феврале 2023 выпущена новая XML-схема v.2, а в апреле 2023 — обновленная XML-схема v.3. В этом случае отсчет срока действия схемы v.1 начинается с марта 2023 (месяц, следующий за месяцем размещения v.2), а не с мая 2023 (месяц, следующий за месяцем размещения v.3)

В какой последовательности формируются структурные элементы электронного документа? Можно ли создать описание документа по истечении времени, а не в моменте подписания основной части (приложений к ней)?

Описание электронного документа должно быть сформировано по итогу подписания основной части электронного документа и приложения к ней сторонами трудовых отношений

Обязательно ли оформлять по единым требованиям все виды документов, изложенных в приложении к описанию кадрового электронного документа?

Необязательно.

Приложение к описанию электронного документа, связанного с работой, — это справочник кодов документов (кадровых событий), которые в соответствии с ТК РФ могут быть оформлены в электронном виде. Этот классификатор используется работодателями, принявшими решение перейти на КЭДО и издавшими соответствующий ЛНА с перечнем документов, которые будут оформляться в электронном виде.

Таким образом, не все виды документов (кадровых событий) должны соответствовать приказу, а только те, что работодатель выбрал для ведения в электронном виде

А также напоминаем, что с электронным кадровым документооборотом можно работать как на платформе «Работа в России», так и в собственной информационной системе ЭДО.

В ЗУП 3.1 есть оба варианта настройки КЭДО:

Все материалы по работе с КЭДО в ЗУП 3.1 собраны в рубрике Кадровый ЭДО.

Состав и формат документов, утвержденные Приказом Минтруда от 20.09.2022 N 578н, пока еще находятся в стадии разработки. Сроки их реализации в программах 1С можно отследить по ссылке>>

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Оцените публикацию
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Все комментарии (2)

  1. Добрый день.
    Подскажите, пжл, формат документов по приказу 578Н работает только при подключение 1С: Кабинет или Работа в России?

Добавить комментарий