НДФЛ с натурального дохода

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, ка к быть. У нас следующая ситуация- Услуги сотрудников, поступают с опоздание в месяц. К сожалению, мы ничего сделать не можем, так нам поставщик присылает документы. В принципе все норм, если сотрудник работает. Но есть след.ситуация, сотрудник увольняется, а после к нам поступают мед услуги этого сотрудника. В данном случае я в конце года должна сообщить в налоговую о невозможности удержать ндфл, либо взять на затраты компании. Подскажите какие могут быть подводные камни если мы возьмем на затраты компании? И каким образом тогда оформить бумажно данную ситуацию. Какие будут Ваши рекомендации в отношении этой ситуации? Спасибо!