Архив

Вопрос задал ВАЛЕНТИНА В. (ТОЛЬЯТТИ)

Ответственный за ответ: Ольга Горшенина (★9.70/10)

как создавать архив личных дел сотрудников. неужели надо все распечатывать-расчетные ведомости . платежные ведомости. карточки учета страховых взносов . 2-НДФЛ и тд Может что то пропустила?

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Все комментарии (13)

  1. Здравствуйте!

    Специального механизма, чтобы можно было сразу распечатать по сотруднику все документы для архива, нет. Некоторые документы можно распечатать из карточки сотрудника по кнопке «Печать»

  2. Получается действительно надо все распечатывать?? Может мне задать вопрос в Законодательство. ? Хочу разобраться -если испорлнять правила по хранению документов сотрудников 75 лет — то какие это конкретно должны быть докуиенты из ЗУП и 1С Бухгалтерия ? в каком виде?? и как их хранить??

    1. Здравствуйте!
      По регламенту нашего ресурса мы не отвечаем на вопросы по законодательству. Наша задача – показать, как применять возможности программы 1С для ведения учета. Вот что удалось найти по вашему вопросу.
      Посмотрите статью — ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: СРОКИ, ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ
      Перечень хранимых документов со сроками хранения перечислены в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236.
      Сроки хранения документы по личному составу перечислены в статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021).

  3. бЛАГОДАРЮ ЗА СТАТЬЮ. Написано-Cводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, матпомощи и других выплат=50 лет
    ВОПРОС-1. на каждого человека три документа- расчетные. платежные. расчетные листы? -как их распечатывать из 1С (у меня например это 189 листов)? можно ли хранить электронно?.
    2.Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам- это то что сдаем в ФНС или как то надо выводить из 1С?
    3.Документы об отпусках и командировках- это только приказы по кадрам или какие то расчеты плюсом?
    4. как из всего этого массива вычленить одного человека при необходимости?

  4. расчетные ведомости надо хранить с подписями сотрудников?

  5. Cводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу зарплаты, пособий, гонораров, матпомощи и других выплат=50 лет/ Подскажите как лучше настроить отчеты чтобы соответствовать все требованиям архивного закона.

    1. Здравствуйте!
      По Регламенту ответов на вопросы БухЭксперт8.ру мы не отвечаем на вопросы общего характера (например, как лучше настроить отчеты чтобы соответствовать все требованиям архивного закона). Вот что удалось найти по вашим вопросам.
      Посмотрите по ссылке Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций

      ВОПРОС-1. на каждого человека три документа- расчетные. платежные. расчетные листы? -как их распечатывать из 1С (у меня например это 189 листов)? можно ли хранить электронно?.
      В Методических рекомендациях сказано: «Лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости) формируются в дела по хронологии, затем по алфавиту фамилий».
      Насколько я поняла при хранении в электронном виде есть такая особенность: доказательный срок хранения электронных документов ограничивается сроком действия электронной подписи.
      Из 1С распечатываете обычным образом. Открываете нужный отчет и печатаете на всех.

      расчетные ведомости надо хранить с подписями сотрудников?
      По расчетно-платежной ведомости факт выдачи сотруднику заработной платы подтверждается его подписью.

      2.Годовые и квартальные расчеты по страховым взносам- это то что сдаем в ФНС или как то надо выводить из 1С?
      Думаю то, что сдаете в ФНС

      3.Документы об отпусках и командировках- это только приказы по кадрам или какие то расчеты плюсом?
      Эксперты делают выводы, что на основании ст. 295 «Перечня типовых управленческих…» к отпуску распечатывается и хранится «Записка-расчет» (Т-60). По Командировке такой информации не нашла.

      4. как из всего этого массива вычленить одного человека при необходимости?
      Для этого в соответствующем отчете необходимо будет установить отбор по сотруднику. В некоторых отчетах для этого есть соответствующий реквизит в шапке отчета. В некоторых можно настроить отбор через кнопку «Настройки…» или Еще — Прочее — Изменить вариант отчета.

  6. Благодарю. Возможно ли организовать вэбинар по данной теме-тем более создание архива это должностная обязанность ГБ. Отчетов в ЗУП множество-какой из них и с какой расшифровкой требуется точно не понятно… А я про ЭДО поняла так- я эти отчеты сохраняю электронно (можно закодировать папки) файлами эксель или ворд чтобы не распечатывать

  7. Срок хранения кассы и банковских документов 6 лет-получается перед тем как уничтожать предыдущие периоды надо расшить и платежные ведомости вынуть???
    ПРОСТО в растерянности вроде и архив есть , но пришел бывший сотрудник-говорит что в 1997-1998 году зп не получал, у нас в личном деле только приказы о приеме и увольнении,трудовой договор,где подпись якобы не его, расчетные листки и карточка по НДФЛ И ЕСН. Требует Т-54, Т-51 и тд Я в растерянности.

  8. Открываете нужный отчет и печатаете на всех.- а нужно на одного -он в суд собирается

    1. Здравствуйте!
      Возможно ли организовать вэбинар по данной теме-тем более создание архива это должностная обязанность ГБ.
      Передам ваше пожелание.

      Срок хранения кассы и банковских документов 6 лет-получается перед тем как уничтожать предыдущие периоды надо расшить и платежные ведомости вынуть???
      Процедура уничтожения документов можно посмотреть в Приказе Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (пунктах 4.6 — 4.13 Правил)

      ПРОСТО в растерянности вроде и архив есть , но пришел бывший сотрудник-говорит что в 1997-1998 году зп не получал, у нас в личном деле только приказы о приеме и увольнении,трудовой договор,где подпись якобы не его, расчетные листки и карточка по НДФЛ И ЕСН. Требует Т-54, Т-51 и тд Я в растерянности.
      Что делать в такой ситуации лучше обратиться за консультацией к специалисту.

      Открываете нужный отчет и печатаете на всех.- а нужно на одного -он в суд собирается
      По вопросу распечатки документов из программы по одному сотруднику я писала ранее, что тогда потребуется настроить отбор через кнопку «Настройки…» или Еще — Прочее — Изменить вариант отчета на вкладке «Отбор».

    1. Пожалуйста!

Комментарии закрыты