Резервы по отпускам в ЗУП 3.1

В статье подробно рассмотрим, как формируются и списываются резервы по отпускам в 1С 8.3 ЗУП 3.1, а также какие в программе используются методики расчета оценочных обязательств и резервов по отпускам и как осуществляется ввод начальных остатков по ним.

Кто должен вести оценочные обязательства и резервы

• в БУ – формируют большинство компаний, кроме малых предприятий (ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ)
• в НУ – формирование резервов не обязательно (ст. 324.1 НК РФ)

Подробнее см. Оценочные обязательства и резервы по отпускам: законодательство.

Формально в БУ формируем оценочные обязательства, а резервы – только в НУ. Но в программах 1С термины упростили – и для бухгалтерского, и для налогового учета используется понятие «резервы». В дальнейшем в статье мы также позволим себе такое упрощение и будем использовать термин «резервы» как для НУ, так и для БУ.

Методики расчета резервов по отпускам

Для БУ поддерживается две методики расчета резервов:

• Метод обязательств (МСФО) – расчет суммы отпускных по остаткам отпусков
• Нормативный метод — процентом от базы

Для НУ поддерживается:

• Нормативный метод

Методика расчета настраивается в справочнике Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки — Резервы по оплате труда:

При любой методике расчет резервов производится в разрезе каждого сотрудника.

Подробнее см. Порядок формирования и настройка резерва по отпускам.

Документ расчета резервов в 1С ЗУП 3

Документ Резервы по оплате труда становится доступен после:

• установки флажка Использовать резервы по оплате труда в настройках Расчета зарплаты 

Найти документ Резервы по оплате труда можно в разделе Зарплата.

Документ Резервы по оплате труда должен вводиться самым последним после расчета зарплаты за месяц и формирования документа Отражение зарплаты в бухучете.

В документе Резервы по оплате труда присутствуют вкладки:

• Начисления — результат расчета суммы резерва по сотрудникам и данные, на основании которых производится расчет. Состав этих данных определяется методикой, которая выбрана в настройках организации
• Взносы — результат расчета суммы взносов и показатели (процент страховых взносов и процент взносов на травматизм)
• Расчет обязательств и резервов — данные, на основании которых производится расчет резервов по каждому сотруднику в разбивке на сумму резерва, страховых взносов и взносов на травматизм. В том числе расчет формируется исходя из сумм исчислено, накоплено и зачтено
• Обязательства и резервы по сотрудникам — результаты расчета в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Можно использовать, чтобы проверять итоговые суммы
• Обязательства и резервы (сводно) — итоговые значения в разрезе подразделений и способов отражения, которые далее попадают в бухгалтерскую программу для формирования проводок

На вкладке Расчет обязательств и резервов расчет производится отдельно по:

• сумме обязательства (резерва)
• страховым взносам обязательства (резерва)
• взносам на «травматизм»

При этом в каждой группе расчета присутствуют колонки, данные по которым формируются в зависимости от используемого метода. Перечислим эти колонки:

• Исчислено
• Накоплено
• Зачтено

Алгоритмы расчета резервов

Метод МСФО

Способ расчета резервов по методу МСФО применяется только в БУ. При этом производится расчет на основании реальных остатков отпусков по сотруднику на конце месяца и его среднего заработка (такого же, как при расчете отпуска).

Общий алгоритм расчета резервов на вкладке Расчет обязательств и резервов следующий:

• Исчислено – сумма, которую сотруднику необходимо было бы выплатить, если бы он увольнялся в последний день месяца. Данное значение совпадает с конечным сальдо текущего месяца по счету 96 в 1С Бухгалтерия 3. Рассчитывается путем умножения среднего заработка (как для отпуска) на количество неиспользованных дней отпуска
• Накоплено — берется накопленная сумма по обязательствам и резервам за предыдущий месяц (данные берутся из документа Резервы по оплате труда предыдущего месяца из колонки Исчислено). Получившаяся сумма уменьшается на сумму предоставленных отпусков текущего месяца за счет резервов. Данные о суммах отпускных берутся из документа Отражение зарплаты в бухучете за текущий месяц
• Зачтено – это разница между исчисленной и накопленной суммой. Может получится положительная сумма (доначисление) или отрицательная сумма (списание). На отражение отрицательных сумм в течение года в данной колонке влияет флажок Переоценивать ежемесячно (Настройка — Организации — Учетная политика и другие настройки -Резервы по оплате труда): 

Получившаяся отрицательная сумма (когда исчисленная сумма получилась меньше накопленной):

• при установленном флажке — отражается в данной колонке
• при сброшенном флажке — не выводится в данной колонке

Значения из колонки Зачтено далее отражаются в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы по сотрудникам и в итоге формируют данные в разрезе подразделений и способов отражения на вкладке Обязательства и резервы (сводно). На основании данных именно с этой вкладки после синхронизации между 1С ЗУП 3 и 1С Бухгалтерия 3 формируются проводки по документу Резервы по оплате труда.

Сумма страховых взносов и взносов на «травматизм» по резервам рассчитывается следующим образом:

Шаг 1. В отдельности определяется ставка по страховым взносам и взносам на «травматизм»:

• по сотруднику берется облагаемая взносами база и сумма исчисленных взносов
• ставка рассчитывается путем деления суммы взносов на облагаемую базу

Расчет выполняется по формуле:

Ставка взносов = Сумма взносов с начала года / Облагаемая база по взносам с начала года

Подробно о расчете ставки взносов при использовании метода МСФО смотрите статью: Ставка взносов при расчете резерва методом МСФО в 1С ЗУП 3.1.

Шаг 2. Отдельно по страховых взносов и взносов на «травматизм» сумма определяется как сумма резерва, умноженная на процент по взносам.

Полученное значение отражается в колонке Исчислено.

Данные по остальным колонкам для страховых взносов и взносов «на травматизм» рассчитываются по такому же алгоритму, как для резервов только в отношении взносов.

Рассмотрим методику расчета методом МСФО по шагам.

Шаг 1. Расчет суммы резерва отпускных методом МСФО

Расчет резерва на оплату отпуска выполняется по формулам, прописанным для вида отпуска в настройках резерва.

Если сотруднику назначены несколько видов отпуска, то резерв для каждого вида отпуска рассчитывается в отдельной строке.

Ошибка при расчете резерва методом МСФО

Если для разных видов отпусков предусмотрен разный порядок расчета:

• Для вида отпуска А установлен порядок расчета Для организации, а вида отпуска Б – порядок Для подразделения
• В документе Резервы по оплате труда по сотрудникам из подразделения, где применяется настройка для отпуска Б, перестает рассчитываться резерв по отпуску А

Ошибка не исправлена.

Подробнее Ошибка в ЗУП 3.1 при расчете резерва методом МСФО, если у сотрудника несколько видов отпуска.

Особенности расчета резерва методом МСФО

Неравномерное начисление резерва.

Ситуация возникает, когда срабатывает правило «11 месяцев» — сотрудник отработал полных 11 месяцев в рабочем году и имеет право на полный отпуск.

В 11-ом месяце рабочего года сотруднику начисляется право на отпуск 2 раза:

• На обычную дату начисления прав на отпуск
• На дату, когда работником отработано 11 месяцев в рабочем году

В следующем месяце сотруднику право на отпуск не начисляется.

Подробнее:

• Почему в ЗУП 3.1 остаток отпуска может увеличиваться 2 раза в месяце?
• Новый алгоритм начисления заработанных отпусков (ЗУП 3.1.7.61)

Шаг 2. Расчет суммы резерва по взносам методом МСФО  

Расчет резерва по взносам выполняется исходя из фактической ставки взносов с начала года:

• Ставка взносов = Сумма взносов / Облагаемая база по взносам 

Подробнее Как в ЗУП 3.1 рассчитывается ставка взносов при расчете резерва методом МСФО.

Шаг 3. Определение суммы резерва к начислению методом МСФО

Порядок расчета суммы резерва к начислению:

• Исчислено – сумма резерва, рассчитанная на вкладках Начисления и Взносы
• Накоплено – сумма резерва, накопленная до текущего месяца
• Зачтено (= Исчислено – Накоплено) – сумма резерва к начислению

Если для НУ установлена предельная величина резерва, применяется ограничение по сумме предела.

Ошибка применения предела в НУ

Не применяется предел в НУ, если:

• у организации есть филиалы
• резерв в НУ ведется по настройкам бухгалтерского учета

Ошибка не исправлена.

Шаги 4 и 5. Определение общих сумм резервов по каждому работнику и по всем сотрудникам методом МСФО

Суммы резервов по каждому работнику суммируются по подразделениям и способам отражениям.

Суммы резервов суммируются по всем работникам, разбивка остается только по подразделениям и способам отражениям.

Вкладка Обязательства и резервы (сводно) выгружается в 1С:Бухгалтерию.

Нормативный метод

Нормативный метод может применяться в БУ и НУ. Для чего в карточке Организации (Настройка — Организации) на вкладке Учетная политика и другие настройки по ссылке Резервы по оплате труда устанавливаются соответствующие флажки. Для нормативного метода (в БУ и/или НУ) следует указать Размер отчислений и Предельную величину:

• Вкладка Бухгалтерский учет 

• Вкладка Налоговый учет 

После достижения предельной суммы отчислений в год резервы не формируются.

В документе Резервы по оплате труда на вкладке Расчет обязательств и резервов по отпускам при Нормативном методе расчет данных по колонкам Исчислено, Накоплено  и Зачтено производится следующим образом:

1. Расчет резервов производится путем умножения ежемесячного процента отчислений на ФОТ:

   Ежемесячный процент отчислений * ФОТ

   При этом ФОТ — это все, что включается для расчета среднего по отпускным и в текущих релизах можно настроить состав ФОТ через расчетную базу. По умолчанию в расчетную базу включены все начисления, которые включаются в средний

2. Расчет суммы страховых взносов и взносов на «травматизм» производится по формуле:

Ежемесячный процент отчислений * ФОТ

При этом ФОТ — это все, что включается для расчета среднего по отпускным и в текущих релизах можно настроить состав ФОТ через расчетную базу. По умолчанию в расчетную базу включены все начисления, которые включаются в средний.

Получившиеся значения отражаются на вкладке Расчет обязательств и резервов:

• в колонке Исчислено по резервам, страховым взносам и взносам «на травматизм»
• В колонке Накоплено сумма накопленных за предыдущий период обязательств и/или резервов (страховых взносов, взносов на «травматизм») уменьшается на сумму отпускных, отраженных за счет резервов (страховых взносов, взносов на «травматизм»)
• Значение в колонке Зачтено совпадает со значением в колонке Исчислено если предел ограничений не достигнут

Рассмотрим расчеты нормативным методом по шагам.

Шаг 1. Расчет суммы резерва отпускных нормативным методом

Расчет резерва отпускных выполняется по формуле Расчетная база * Процент отчислений.

Когда у сотрудника есть право на несколько видов отпусков.

Для каждого вида отпусков формируется отдельная строка в начислении.

ФОТ разделяется в равных частях между этими строками.

Шаг 2. Расчет суммы резерва по взносам нормативным методом

Расчет резерва страховых взносов выполняется по формуле Сумма взносов с начислений, входящих в средний заработок * Процент отчислений

Подробнее Сумма резерва по взносам в ЗУП 3.1 не соответствует резерву по отпускным — почему?

Шаг 3. Определение суммы резерва к начислению нормативным методом  

Если установлен предел отчислений в НУ, выполняется сравнение исчисленного резерва с пределом:

• Предельная величина резерва учитывается только в НУ, в БУ резерв продолжает начисляться

Накопленная сумма резерва никак не влияет на расчет. Если предел отчислений не достигнут, сумма резерва к начислению (колонка Зачтено) будет равна исчисленной сумме резерва (колонка Исчислено).

Шаг 4. Определение общих сумм резервов по каждому работнику нормативным методом

Суммы резервов по каждому работнику суммируются по подразделениям и способам отражениям.

Шаг 5. Определение общих сумм резервов по всем сотрудникам нормативным методом

Суммы резервов суммируются по всем работникам, разбивка остается только по подразделениям и способам отражениям.

Вкладка Обязательства и резервы (сводно) выгружается в 1С:Бухгалтерию.

Проводки по резервам в 1С Бухгалтерии

После синхронизации между 1С ЗУП 3 и 1С Бухгалтерия 3 в бухгалтерской программе появляется документ Резервы по оплате труда (Зарплата и кадры – Резервы по оплате труда). Для того, чтобы появились проводки по нему, следует установить флажок Отражено в бухучете пользователем:

Проводки формируются отдельно по резервам, страховым взносам и взносам на «травматизм»:

• по положительным сумма (доначислениям): Дт Счет затрат – Кт счета 96

По субсчету 96.01.1 отражаются суммы по обязательствам и резервам, по 96.01.2 — по страховым взносам и взносам на «травматизм»:

• по отрицательным суммам (списаниям): Дт 96 счета (по субчетам 96.01.1 и 96.01.2) – Кт 91.01

Проводки по типам документов:

Об ошибке в проводках по резервам смотрите статью: Ошибка в проводках при списании резервов в 1С

Списание резервов

Списание резерва используется в следующих случаях:

• Списание «хвостов» по уволенным сотрудникам «Хвосты» по резервам в ЗУП 3.1 — откуда берутся и как победить (новый механизм)
• Прекращение учета резервов на отпуск Как в ЗУП 3.1 прекратить вести учет резервов на отпуск
• Принято решение не начислять годовую премию, необходимо списать накопленные суммы резерва
• Списание «хвостов» резерва на премии после использования резерва

В документе Резервы по оплате труда с типом Списание предусмотрены только 2 вкладки:

• Обязательства и резервы по сотрудникам
• Обязательства и резервы (сводно) 

Документ Резервы по оплате труда с типом Списание имеет три режима заполнения:

• Заполнить – попадают остатки резерва по всем работникам – удобно использовать, если организация отказалась от учета резервов
• Заполнить уволенными – попадают сотрудники, уволенные в месяце ввода документа, если по ним не списался остаток резерва
• Заполнить переведенными – попадают сотрудники, переведенные в месяце ввода документа в другой филиал (из справочника Организации) , если по ним не списался остаток резерва 

Подробно о списании резервов смотрите статью: Списание резервов

Инвентаризация резервов

Типовой механизм инвентаризации предполагает создание в декабре двух документов:

• Документ Резервы по оплате труда с типом Начисление
• Документ Резервы по оплате труда с типом Инвентаризация

Подробно о проведении инвентаризации смотрите статью: Инвентаризация резервов по отпускам

Корректировка резервов

Корректировка резерва используется в следующих случаях:

• Исправление различных ошибок в учете резервов, в том числе ошибка расхождения данных между регистрами (подробнее: Показатель «Накоплено» при расчете резервов — как определяется и почему важен?)
• Инвентаризация резерва на премию по уволенным сотрудникам (подробнее: Как в ЗУП 3.1 провести инвентаризацию резерва на премии по уволенным?)
• Внесение начальных остатков по резерву, если резерв велся в другой программе (подробнее: Учет резервов по отпускам в ЗУП 3.1 не велся — как начать)

В документе Резервы по оплате труда с типом Корректировка предусмотрены только 2 вкладки:

• Обязательства и резервы по сотрудникам
• Обязательства и резервы (сводно) 

В документе Резервы по оплате труда с типом Корректировка вкладка Обязательства и резервы по сотрудникам заполняется вручную.

Заполнение вкладки Обязательства и резервы (сводно) зависит от флажка Корректировка:

• Если флажок сброшен, вкладка Обязательства и резервы (сводно) заполняется автоматически по данным вкладки Обязательства и резервы по сотрудникам
• Если флажок Корректировка установлен, вкладка Обязательства и резервы (сводно) не заполняется – в БУ и НУ проводки не формируются, общая сумма резерва в ЗУП 3.1 не меняется 

Подробно о проведении корректировки смотрите статью Корректировка резервов.

Отчеты по резервам

Для анализа резервов по отпускам можно использовать:

• Справка-расчет резервов по оплате труда — после перехода на новый механизм учета резервов Справка-расчет резервов по оплате труда – это не отчет, а печатная форма документа Резервы по оплате труда. Доступна для документов с типом Начисление и Инвентаризация 

• Отчет Остатки и обороты резервов по оплате труда (Зарплата- Отчеты по зарплате – Бухучет) – выводит сводную информацию о резервах. В настройках отчета нужно указать вид резерва 

Используя флажок Данные налогового учета в отчете можно вывести сумму резерва в БУ или сумму резерва в НУ.

Отчет Остатки и обороты резервов по оплате труда — общая сумма резерва в БУ:

Отчет Остатки и обороты резервов по оплате труда — общая сумма резерва в БУ:

• Отчет Резервы по оплате труда по сотрудникам (Зарплата- Отчеты по зарплате – Бухучет) – выводит информацию о резервах в разрезе сотрудников. Используя флажок Данные налогового учета в отчете можно вывести сумму резерва в БУ или сумму резерва в НУ
• Отчет Резервы по оплате труда по сотрудникам — сумма резерва по сотрудникам в БУ:

• Отчет Резервы по оплате труда по сотрудникам – сумма резерва по сотрудникам в НУ:

Для проверки резервов по оплате труда можно использовать специальные настройки (от Бухэсперт):

• Проверить остатки отпуска можно отчетом (от Бухэксперт) Проверка остатков отпусков в расчете резерва. При этом нужно учесть, что данный отчет не отражает отпуска будущего периода 

• Проверить эффективную ставку отчетом (от Бухэксперт) Эффективная ставка взносов для проверки резервов 

• При необходимости можно проверить бухучет резерва по конкретным сотрудникам, например, отчетом (от Бухэксперт) Сведения для отражения зарплаты в бухучете по физлицам 

Настройки для проверки резерва отпусков смотрите в статье: Проверки ежемесячного расчета резерва отпусков.

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email