Добрый день! по производственной необходимости мы оформляем сотруднику переезд с одного города в другой. Оформляем служебку, пишет заявление сотрудник, предоставляет договор аренды, делаем кадровый перевод и доп соглашение к Труд. договору, сотрудник предоставляет чеки(расписку) об уплате аренды жилья. Эта компенсация не облагается налогами и взносами. В расходы на оплату труда не входит, но по налогу на прибыль мы можем принять в расходы.
Вопросы:
1. Суммы арендной платы велики — 50-60тр и т.д., разные суммы, у сотрудника нет своих денег, чтоб он сам заплатил, а мы потом компенсировали. Может ли сначала работодатель перечислять сотруднику на эти цели средства, а он нам потом предоставлять чеки? не будет ли это нарушением, что мы сначала платим, а потом сотрудник подтверждающие документы? а не наоборот — сначала сотрудник платит, а мы ему потом как компенсация возмещаем.
2. Что еще мы можем возместить сотруднику? оплату ЖКХ?
3. Компания сама определяет какой срок какой период для таких компенсаций?
4. Все ли я перечислила документы?
5. Про налогообложение я указала верно?
Все комментарии (4)
Комментарии закрыты.
Здравствуйте!
Для ответа на вопрос давайте сначала определимся, какой порядок возмещения расходов на аренду при переезде работника должен применяться в вашем случае.
Согласно статье 169 ТК РФ:
При этом эксперты в области законодательства считают, что расходы на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья.
Также согласно статье 169 ТК РФ:
Поэтому уточните пожалуйста в вашем случае каким документом будет установлен порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность ? Возможно этот порядок определен коллективным договором или локальным нормативным актом организации ? Или может быть у вас гос.организация и порядок определяется нормативными правовыми актами органов государственной власти ?
По поводу налогообложения расходов на аренду жилья сотрудника посмотрите пожалуйста вам могут быть интересны следующие разъяснения:
Облагать ли НДФЛ компенсацию расходов по найму жилья иногородним сотрудникам?
Компания арендует для иногороднего сотрудника жилье: как быть с НДФЛ и взносами?
Добрый день! Мы коммер. организация. У нас оформляется доп соглашение к ТД. Но вот порядок какой выбрать — либо мы возмещаем после того как сотрудник сам уплатил или сначала выплачиваем сотруднику, а потом он нам предоставляет подтверждающие документы. Вот и вопрос можем ли мы выбрать вариант, что снгачало работодатель платит сотрудник, потом он предоставляет чеки об уплате аренды.
И договор аренды между сотрудником и арендодателем. У нас производственная необходимость и мы не хотим облагать налогами.
Здравствуйте!
1. По вопросу обложения НДФЛ.
Дело в том, что согласно Письмо ФНС от 30.06.2025 N БС-4-11/6222@ по вопросу налогообложения компенсации расходов по найму (аренде) жилых помещений иногородним работникам организации есть следующие разъяснения:
— Облагается НДФЛ — Компенсация, выплачиваемая на основе локального нормативного акта работодателя
— Не облагается НДФЛ — Компенсация, выплачиваемая в соответствии с законодательством, решениями органов гос. власти и местного самоуправления
Поэтому так как в вашем случае речь о коммерческой организации, то компенсация стоимости аренды выплачивается на основании ЛНА организации, и мы не можем для коммерческой организации применять нормативные правовые акты органов государственной власти. Следовательно такая компенсация стоимости аренды будет облагаться НДФЛ согласно Письма ФНС от 30.06.2025 N БС-4-11/6222@
2. По вопросу обложения страховыми взносами.
Есть две позиции:
— Согласно Письма Минфина России от 08.09.2022 N 03-04-05/87274 — оплата аренды жилья (компенсация аренды сотруднику) для иногородних сотрудников подлежит обложению страховыми взносами, если такая аренда не предусмотрена законодательством РФ, субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления.
— Сложилась судебная практика, когда организациям удается отстоять в суде позицию, что возмещение расходов на наем жилья работнику, переехавшему на работу в другую местность, не облагается страховыми взносами, например: Постановление Арбитражного суда Московского округа от 13.04.2021 N Ф05-5843/2021 по делу N А40-29891/2019
3. По вопросу налога на прибыль. По мнению экспертов в области законодательства организация может сама оплачивать за аренду жилья, а может компенсировать расходы работникам за аренду. Порядок налогообложения в обоих случаях будет одинаковый. Оплата аренды, которая предусмотренная трудовым договором является натуральной частью заработной платы. Поэтому она подлежит обложению НДФЛ и взносами и учитывается в расходах на оплату труда. При этом для целей налогообложения в расходы можно включить только плату за аренду, не превышающую 20% зарплаты сотрудника за месяц (Письма Минфина от 16.08.2023 N 03-03-06/2/77305, от 19.03.2021 N 03-15-06/19723, от 22.10.2013 N 03-04-06/44206).
4. По вопросу оформления и документального подтверждения оплаты компенсации аренды, по моему мнению можно в своих локальных нормативных актах закрепить порядок оплаты и документального подтверждения данных расходов от сотрудника, который вам больше подходит.
В итоге наиболее безопасная позиция — это обложить компенсацию аренды НДФЛ и взносами. Если не облагать компенсацию аренды, то такую позицию придется отстаивать в суде. Т.к. по регламенту нашего ресурса мы не отвечаем по законодательным вопросам, но можем высказать свое мнение, то порядок применения налогового законодательств в данном случае можно уточнить в своей ИФНС.