Добрый день. В организации открыли новое обособленное подразделение и назначили его руководителем руководителя другого обособленного подразделения.
Вопрос: Как лучше оформить в программе Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.30.117) такую работу сотрудника, чтобы не было проблем в распределении НДФЛ и страховых взносов по подразделениям. (Приемлем любой вариант: оформление по 0,5 ставки в каждом подразделении, совмещение, любой другой вариант: главное, чтобы не было проблем в расчетах НДФЛ и взносов)
Все комментарии (20)
Комментарии закрыты.
Добрый день! Уточните, пожалуйста, в первом подразделении, т.е. изначально сотрудник работает на полную ставку по основному месту работы?
Да, до момента открытия нового подразделения он работал по основному месту работы на полную ставку в первом подразделении
Добрый день!
При решении данного вопроса возникает несколько нюансов:
1. Если необходимо в штатном расписании отражать должности, то лучше оформить на 0,5 ставки.
2. Если важно просто сделать доплату, то оформляем совмещение должностей — Совмещение должностей в 1С 8.3 ЗУП
3. Можно ещё рассмотреть вариант оформление подработки — Учет подработок в ЗУП 3.1
Нужно, чтобы человек руководил двумя подразделениями, ставил свою подпись в необходимых для работы документах, его НДФЛ и страховые взносы распределялись в соответствии с начислениями по подразделениям.
С точки зрения организационной структуры — лучше первый вариант.
С точки зрения расчета налогов и взносов — второй и третий.
Мне бы хотелось знать заранее плюсы и минусы каждого подхода, чтобы принять решение.
Здравствуйте, Елена!
Ваш вопрос все-таки больше касается методики, чем учета в ЗУП. Действительно есть 3 варианта оформления:
1. Совместительство
2. Совмещение
3. Подработка
Мы можем подробнее Вам рассказать об этих вариантах, а решение, какой из них использовать, принимать все-таки уже Вам.
1. Вариант с совместительством, на мой субъективный взгляд, кажется наиболее подходящим. Совместительство — это новый прием на работу. Вам следует создать нового сотрудника (с тем же физ. лицом) и принять его на работу во второе подразделение как внутреннего совместителя. Нужно будет подать Подраздел 1.1 ЕФС-1.
Но мы не можем принять его на оба места работы на полную ставку, нужно либо сделать по обоим местам работы по 0,5 ставки, либо оставить 1 ставку по старому месту работы, добавить совместительство сверх этого. Законом допустимо до 1,5 ставок. В этом случае предполагается, что сотрудник 8 часов работает на основной работе и еще сколько то (в зависимости от ставки) — по совместительству.
Если будете переводить основного сотрудника на неполную ставку тоже не забудьте поджать ЕФС-1 подраздел 1.1.
Проблемы с НДФЛ будут если у этих двух подразделений разные регистрации в ФНС и при этом Вы считаете зарплату разными документами Начисление зарплаты. Подробнее о проблеме: Ошибка расчета НДФЛ в ЗУП 3.1 если сотрудник числится в нескольких подразделениях
Т.е. считать зарплату этому сотруднику по основному месту работы и по обособке нужно одним документом Начисление зарплаты, чтобы избежать проблем с НДФЛ.
2. Совмещение — это вариант, когда предполагается, что сотрудник выполняет дополнительную работу в свое время по основному месту работы. И за эту работу у него просто появляется доплата. Но этот вариант, по всей видимости, Вам не подойдет, потому что Вы пишете, что НДФЛ и взносы должны распределяться, а в этом варианте они будут относиться к основному месту работы.
3. Подработка — тоже допустимый вариант: НДФЛ и взносы по подработке будут относиться к другому подразделению, будет зафиксирована занятость ставки. Но в этом случае не заключается новый ТД, как при совместительстве, и данные об этой работе не фиксируются в трудовой книжке.
С НДФЛ возможна та же самая проблема, что и в варианте 1. Рекомендация та же — считать в одном документе Начисление зарплаты.
Со взносами проблем не предвидится при любом варианте решения.
Если у Вас есть какие-либо вопросы по вариантам, напишите, пожалуйста!
Добрый день.
Мы остановимся на первом варианте: я тоже его пробовала в копии базы, и вроде все рассчитывается правильно. Хочу уточнить: я рассчитываю зп, аванс по подразделениям. В одном документе, даже принудительно, невозможно рассчитать зп или аванс по сотрудникам из разных подразделений. Как же тогда это делать? А прочие начисления: месячные премии, надбавки за работу над проектом, и проч.-их же я тоже буду делать отдельными документами по подразделениям. А еще руководитель замещает на время отсутствия механика. И мне не понятно и очень напрягает, как же в таком случае выполнить условие -рассчитывать в одном документе начисление зп.
И второй вопрос: как увидеть как распределяются страховые взносы по этому сотруднику по подразделениям?
Добрый день! Чтобы рассчитать двух сотрудников в одном документе, в шапке не выбирайте никакое Подразделение. Т.е. на этого человека можно делать вообще отдельный документ Начисления зарплаты, елси остальных считаете по подразделениям. Попробуйте так, если останутся какие-то вопросы, напишите!
Распределение взносов по подразделениям можно увидеть в отчёте Анализ взносов в Фонды, но его придётся немного донастроить — вывести группировку по полю «Подразделение». Это можно сделать один раз, а затем сохранить вариант отчёта. Об этой возможности рассказывали тут: Формирование отчета «Анализ взносов в фонды» в разрезе подразделений (ЗУП 3.1.13)
Я сразу прикладываю Вам настройку варианта отчета: скачать.
Чтобы проанализировать распределение этого конкретного сотрудника, сделайте отбор только по этому физ лицу в настройках отчета.
Еще нашла на нашем сайте вот такой вариант настройки: Как вывести сводный отчет по взносам в разрезе подразделений?
Это на основе универсального отчета. Тоже можно сделать отбор по конкретному сотруднику и посмотреть его распределение по подразделениям.
Т.е. при расчете аванса или зп, я этого сотрудника должна считать отдельно от всех, не выбирая подразделение. То же самое, я делаю при любых расчетах премий, натурального дохода, разовых выплат, которые начисляются «разовыми начислениями», если выплаты равномерно должны пройти по обоим подразделениям. Расчетный лист делаю тоже один по обоим подразделениям. А вот выплаты делаю по подразделениям как положено, отслеживая НДФЛ. Такая грустная у меня теперь жизнь((((
Одним документом важно начислять только зарплату за месяц, т.е. делать так нужно только с документом Начисление зарплаты и взносов. Аванс, разные межрасчетные доходы можно начислять по подразделениям.
И еще один вопрос: если принять просто «нового» человека в новое подразделение, это поможет так не заморачиваться? Воспользоваться функцией «Дополнять представление», назначить им код, например 1 и 2, и считать их как отдельных людей? или так тоже будет выдаваться ошибка?
Категорически нельзя создать новое физлицо, потому что все доходы для целей учета НДФЛ и взносов должны рассчитываться накопительно. Это будет серьёзная ошибка.
Да, но если не создать новое физлицо, то во второй раз принять на работу одного и того же сотрудника нельзя. Программа ругается: «По сотруднику … уже зарегистрировано событие «Прием» (01.01.2023), документ противоречит кадровому приказу Прием на работу 00ЗК-000044 от 01.01.2023″
Нужно создать новый элемент справочника «Сотрудники», но физическое лицо при этом будет то же самое.
Сотрудника обязательно создаёте нового, но следите, чтобы физлицо не задвоилось. На самом деле программа сейчас сама хорошо за этим следит, она ругается, если вводит физлицо с таким же ИНН/СНИЛЧС и т.п. и не даст сохранить. подробно о концепции этих справочников тут: Справочники Физические лица и Сотрудники
Резюмируем: В справочнике «Сотрудники» теперь два сотрудника и одним и тем же именем Иванов1 и Иванов2.
Иванов 1переведен на 0,5 ставки по тому подразделению, где он работал изначально, ему назначен оклад для совместителя и график 20 часов в неделю.
Иванов 2 принят в новое подразделение также на 0,5 ставки, также с окладом для совместителя и графиком 20 часов в неделю.
По Иванову 1 нужно сдать ЕФС-1 подраздел 1.1. на перевод
По Иванову 2 нужно сдать ЕФС-1 подраздел 1.1. на прием на неполный рабочий день
При начислении аванса и зп для Иванова1 и Иванова 2 создается отдельный документ Начисления, в котором поле «Подразделение» остается пустым.
При выплате зп в ведомости выбирается подразделение, но отслеживается ндфл по какой ифнс попал в ведомость.
Все корректно! Только аванс можно начислять отдельно, елси Вам так удобнее. А вот на зарплату обязательно отдельный документ Начисление зарплаты и взносов, где поле подразделение остается пустым. В этот документ удобно подтянуть обоих сотрудников по кнопке Подбор. А потом уже начислять зп остальным по подразделениям. Да, Ведомости можно формировать в разрезе подразделений. После выплаты проверьте сотрудника, например, по отчету «Подробный анализ НДФЛ» — что всё удержалось верно в разрезе ИФНС.
Юлия , спасибо огромное за консультацию. Все работает. НДФЛ, при приложенной внимательности))), делится так, как нужно. Страховые взносы считаются правильно и я воспользовалась вашими настройками для отчетов, все работает. Надеюсь, все будет и дальше правильно считаться и распределяться по ифнс. Еще раз спасибо и удачи во всем!
Очень рада, что все получилось! 😊 Вам тоже удачи и легкого учета! 🌹