6 НДФЛ

Спасибо за скриншоты! Получается, что у нас нет колонки НДФЛ к зачету в счет будущих платежей. Это означает, что не заполнено поле Корректировка выплаты. В данной ситуации рекомендуется ввести документ Начисление зарплаты и взносов в том месяце, когда корректировка «потерялась». Вручную заполняем только одну строку на вкладке Корректировка выплаты с минусом и проводим. Подробно как это сделать посмотрите пожалуйста рассказывается в статье на нашем сайте: Почему после возврата НДФЛ в ЗУП 3.1 может появиться долг за сотрудником?

Спасибо за ожидание!
Действительно, ситуация получилась сложнее, чем представлялось изначально.
Удалось смоделировать ситуацию на Ваших цифрах (в моем расчете по сравнению с вашим отклонение получилось за счет округления 1 руб.)

1. В июле зарплата за месяц оказалась меньше аванса. В результате у сотрудника образовалась задолженности 12482,83 руб. и излишне удержанный НДФЛ 1865 руб. На тот момент с помощью универсального отчета можем видеть расхождение между БУ и НУ. И если бы тогда сотрудник написал заявление на возврат, то ему нужно было вернуть 1865 руб. — возврат НДФЛ. Но насколько я вижу Вы пересчитали сумму аванса и расхождения между НУ и БУ быть не должно.

2. Далее у нас возникает ситуация, когда в следующем месяце при выплате окончательного расчета при увольнении сотрудник получает на руки за минусом задолженности и соответственно происходит уменьшение (зачет) излишне удержанного НДФЛ.
— в подробно анализе сумма удержанного НДФЛ должна была отразиться меньше. Т. к. фактически по ведомости сотрудник получил меньшую сумму за минусом долга и с него удержан НДФЛ за минусом -1865:

— в ведомости на выплату можем увидеть расчет фактически выплаченной суммы и фактически удержанного НДФЛ:

3. Т.е. мы делаем возврат если в расчетном листке есть задолженность перед сотрудником и излишне удержанный НДФЛ. В вашем случае подробном анализе был отражен излишне удержанный НДФЛ, но задолженности в РЛ не было. Проблема заключалась в том, что был неверно отражен удержанный НДФЛ в ведомости от 05.08.24г. — сумма удержанного НДФЛ была завышена на 1865.

Сейчас получается, что сотруднику выплатили возврат НДФЛ и за сотрудником числится задолженность.

Да, это самый интересный вопрос. Так как бывший сотрудник получил выплату на 1865 руб. больше, то правильным было бы чтобы он вернул излишне полученную сумму на расчетный счет организации. Поэтому уточните пожалуйста мы рассматриваем вариант, когда сотрудник возвращает излишне полученную сумму или нет?

Можно поступить следующим образом (предварительно можно проверить на копии базы):

1. Так как в настоящее время сумма удержанного НДФЛ отражена больше, чем удержан НДФЛ в действительности, то корректируем удержанный НДФЛ, одним из способов:
— вносим исправление в ведомость от 05.08.24г. — отражаем удержанный НДФЛ тот, который был удержан в действительности на 1865 руб. меньше.
— или можем отразить удержанный НДФЛ Операцией учета НДФЛ — Пример 4 в статье: Исправление ошибок в учете по НДФЛ
2. Отменяем проведения документа Возврат НДФЛ, ведомость на выплату оставляем
3. После этого в учете НДФЛ у нас все отражается хорошо Исчисленный НДФЛ = удержанному, возврат в отчетности не показываем. Можем для проверки сформировать подробный анализ НДФЛ по сотруднику.
4. Остается проблема с задолженностью сотрудника. Для того чтобы списать задолженность можем воспользоваться способом предлагаемым в статье (вариант 2 — начислить доход по излишней выплате разовым начислением): Как в ЗУП 3.1 списать долг сотрудника по истечении 3 лет
По вопросу погашения задолжности есть некоторые особенности. Остановлюсь на некоторых моментах подробнее:
— Согласно действующего законодательства списать задолженность мы можем по истечении 3-х лет, а до истечение этого срока за сотрудником будет числиться долг
— Сотрудник получил доход 1865 руб. — на руки. Эта сумма должна облагаться НДФЛ и взносам. Поэтому при начислении дохода логично начислить не сумму на руки, а больше, так чтобы удержать с нее НДФЛ и начислить взносы. Например:
начислить — 2144
НДФЛ — 279
выплачено — 1865 (2144 — 279)