Добрый день.
Помогите разобраться, как обосновать руководителям и главным бухгалтерам необходимость закрывать учет в 1С БП ежемесячно, а не раз в квартал помесячно.
Многие главные бухгалтера считают, что ежемесячно «Закрытие месяца» и закрытие периода, запрет редактирования необходимо делать только торговым организациям, то есть тем, у которых есть выручка. Тем, кому нужно знать финансовый результат. Прибыль или убыток за месяц.
А остальным, например тем, кто арендой занимается или строительством — закрытие месяца нужно делать РАЗ В КВАРТАЛ. Когда считают прибыль и НДС. «Сели раз в квартал и помесячно программа все закроет. Зачем делать каждый месяц? Нигде не написано что так обязательно надо делать в 1С.»
А обязательно ли вообще делать закрытие месяца ежемесячно? Может они правы и бухучет за месяц можно закрывать раз в квартал. Или раз в год). А также можно работать без запрета редактирования документов, исправлять в уже проведенных документах прошедших периодов, за которые отчитались в фонды. И работать всем под правами Администратора, а не по ролям.
Спасибо.
Здравствуйте!
Алгоритм работы в программе 1С предусматривает проведение процедуры Закрытие месяца — ежемесячно. Пропускать и делать раз в квартал, раз в год — нельзя. Это относится ко всем организациям. Не зависимо от того торговая организация, оказывает услуги, выполняет работы или выпускает продукцию.
Варианты закрытия есть разные и организация конечно подбирает под себя. Например, можно установить в своей компании правило, что месяц закрываем каждое 15 число следующего месяца. Т.е. на всех участках данные должны быть введены. Дата редактирования для всех, кто вводит данные, кроме ответственного за закрытие месяца, проставляется каждый месяц. Такой вариант нужен тем, кто или ежемесячно в налоговую отчитывается или управленческая отчетность строится на основании бух данных. А также сдается отчетность в банки или головной организации. И тем, кто хочет быстро и легко закрывать квартал и иметь идеальный порядок в своей базе 1С.
Можно закрывать месяцы 1 раз в квартал. Например, также до 15 числа. Т.е. также закрыть последовательно январь, февраль, март, но 15.04.2022. Но такой вариант может себе позволить только очень маленькая компания, с простым учетом, с небольшим количеством записей. Где все просто перепровести, проверить и закрыть период. И где один бухгалтер, который сам все делает.
Вывод — делать закрытие месяца раз в год т.е. только за декабрь, пропустив январь-ноябрь нельзя. Делать закрытие месяца раз в квартал т.е. только за март, не закрывая январь и февраль — нельзя. Можно физически закрывать квартал 4 раза в год т.е. закрыть январь, февраль, март в апреле и т.д. Но это «малышам» с простым учетом, где один ответственный, который свой учет наизусть знает. И где руководителя вообще не интересует финансовый результат из бух учета — это конечно даже трудно представить, когда может быть. Идеально и рекомендую определить дату закрытия, например, каждое 15 число месяца и закрывать так.
Но опять же у каждого свои нюансы. Надо их учитывать с учетом вышеизложенного и подбирать себе оптимальный вариант.
Если надо посмотреть, где написано. То при покупке 1С в коробке есть желтая книга и там все процедуры в т.ч. Закрытие месяца прописаны. Если приобретена версия фреш — то в их техподдержке узнать, где можно посмотреть эту же информацию. Правила меняются, чтобы уже на текущий момент было.
Спасибо!
Вопрос был именно о физическом закрытии — раз в квартал.
Не хватает аргументов обосновать физическое закрытие — ежемесячно. Особенно трудно объяснить это тем, кто не занимается непосредственно бухучетом, а является пользователем данных в виде отчетов.
Они не видят особой разницы в закрытии раз в месяц, раз в квартал, да хоть раз в год.
А я не могу обосновать — на что влияет несвоевременность, то есть физически закрытие не ежемесячно. Какие могут быть ошибки при закрытии учета раз в квартал. Главный бухгалтер обосновывает тем, что документы по выполненным работам за 1й месяц в квартале, могут поступить в 3м месяце квартала. Например — за апрель — в июне. И сейчас — спокойно вносятся такие документы. В апрель. К тому ж без соблюдения сквозной нумерации. А если период будет закрыт (1й месяц в квартале, по примеру — апрель), то нужно будет очень много документов перепроводить.
А один главный бухгалтер сказал мне » а если корректировка или изменение счет-фактуры? И таких документов за прошедшие месяцы (апрель) 100 штук, мне что, 100 раз перепроводить закрытие месяца?»
И еще — что по сквозной нумерации в 1с никто не заморачивается. Самое главное, чтобы операция была внесена.
Можете помочь с аргументами в этих вопросах?)
Не могу найти где законодательно закреплено. И тем более — не знаю что отвечать на аргумент — «1с — для удобства учета. Как хотим так и ведем. Законодательно процедуры учета в 1С не прописаны.»
Аргументы такие могут быть.
Есть правила работы в любой программе. Программа 1С не исключение. Если не выполнять правила, то результат работы в программе будет недостоверный и некачественный. Смысла в такой работе нет.
Правила работы в программе не прописывают в законодательстве — это инструкция разработчика (в нашем случае «желтая» книга) и опыт специалиста, работающего в 1С.
Мое личное мнение. Физически закрывать месяц 1 раз в квартал нельзя.
Логические аргументы мы с вами выше обсудили. С моей стороны рекомендации именно такие.
Расчет финансового результата в 1С производится ежемесячно нарастающим итогом. Поэтому закрытие месяца надо выполнять в хронологическом порядке т.е. январь, февраль, март, апрель, май, июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь.
Если внутри месяца вносились документы не по хронологии, какие-то правки были, то документы надо перепровести перед закрытием месяца и хронологию восстановить. Для этого есть специальная ссылка в процедуре Закрытие месяца. Исключений нет, не зависимо от массива документов. Т.е. и 10 документов, и 10 000 документов надо перепровести.
В программе 1С:Бухгалтерия автоматизирован регламентированный учет т.е. бухгалтерский и налоговый строго по этим нормам. Невыполнение правил работы в 1С приводит к ошибкам в этом учете. Т.е. если пользователь 1С не соблюдает правила работы в программе, то ответственность за ошибки он несет сам. И говорить, что что-то неверно в его учете не может. Но это касательно любой программы так.
Если нужна выдержка из инструкции, то это в официальной книге 1С можно взять, которая к коробке прилагается.
Дата запрета редактирования — обязательно с той периодичностью, как определили закрытие месяца.
Или раз в месяц, или раз в квартал.
—
С правами Администратора только реальный Администратор базы и Главный бухгалтер. Т.е. сотрудники которые обладают опытом, квалификацией, понимают, что они делают, зачем и к какому результату приведет то или иное действие.
Дополнительно по теме, чтобы итог подвести. Как мы с вами обсудили — есть 2 варианта Закрытия месяца.
Каждый месяц и каждый квартал. Т.е. например, закрываем, каждое 15 число следующего месяца. Или закрываем каждое 15 число месяца, следующего за отчетным кварталом.
Но и в том, и в другом случае закрываем все 3 предыдущих месяца. А не один «квартальный».
У кого какие-то сложности с закрытием месяца каждый месяц, вполне могут делать это раз в квартал.
Т.е. такая схема:
Апрель — закрываем январь, февраль, март.
Июль — закрываем апрель, май, июнь.
Октябрь — закрываем июль, август, сентябрь.
Январь — закрываем октябрь, ноябрь, декабрь. Здесь первое общее закрытие для первой налоговой отчетности, которую сдаем в январе за прошлый год. И потом можем еще довносить документы в прошлый год т.е. у нас есть отчеты, которые сдаются до марта следующего года практически и еще можно внести данные в прошлый год. Т.е. 4 кв еще перезакрываем до марта в той части, что можно менять и не повлияет на уже сданную отчетность.
Спасибо огромное, Мария!
Ваши ответы как всегда — НА ВЫСОТЕ.
Доступно и развернуто!
Желаю Вам Удачи во всех ваших начинаниях!
Лия, рада, если смогла быть полезной.
Будут вопросы, обращайтесь, пожалуйста, и все разберем.
Очень признательна за добрые слова и конечно же взаимно-взаимно — всего самого наилучшего. Будем на связи 🙂