Учет нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1

В связи с различными событиями периодически в стране или отдельно взятых регионах объявляют нерабочие дни. Это вызывает множество вопросов по оплате и учету нерабочих дней в 1С. Ситуация осложняется тем, что помимо федеральных нерабочих дней в конкретном регионе могут быть объявлены региональные нерабочие дни, которые учитываются в 1С иначе. Кроме того типовая методика 1С подойдет не для всех, поэтому в статье рассмотрим также альтернативные варианты учета.

Порядок учета нерабочего дня в Москве 26 июня 2023

26 июня 2023 был объявлен нерабочим днем в Москве — Работать или нет 26 июня 2023 — столичные работодатели решают самостоятельно. Решение коснулось большинства организаций, но пока не имеет документального подтверждения. Также нет официальных разъяснений, как учитывать этот день организациям, кто объявит 26 июня нерабочим для своих сотрудников. На наш взгляд, при отсутствии разъяснений безопаснее действовать по принципу «как лучше для работника». Разберем основные вопросы с этой точки зрения:

• Сохранять ли зарплату работникам? — Да, сохранять
• Уменьшать ли норму рабочего времени за месяц? — Нет, т.к. это ухудшит положение работников, кто отработал июнь не полностью (отпуска, больничные и т.д.)
• Учитывать ли нерабочий день 26 июня при расчете среднего заработка? — В идеале, прочитать оба варианта и выбрать наиболее выгодный для сотрудника

Что касается расчета среднего заработка, мы предлагаем по умолчанию настроить расчеты так, чтобы оплата нерабочих дней исключалась из расчета среднего — на это есть 2 причины:

• Как правило, более выгодный вариант — исключить из среднего нерабочие дни. Ведь если у сотрудника есть премии или другие начисления, которые рассчитываются без учета отработанного времени, то выгоднее их разделить на меньше количество дней (без учета нерабочего дня) — тогда сам средний заработок будет выше.
• Такой порядок ближе к учету «федеральных» нерабочих дней, с которыми мы столкнулись в ковидные времени — тогда был специально введен пп. е п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением 922 от 24.12.2007), который исключал нерабочие дни из среднего.

При необходимости в перспективе можно скорректировать расчет среднего по конкретному сотруднику вручную. Это можно сделать в форме расшифровки среднего заработка в документе учета отсутствия (Отпуск, Командировка и т.д.).

26 июня — это региональный нерабочий день, учитывать его типовой методикой 1С не получится. Если ваши сотрудники не работали 26 июня, для учета этого дня лучше использовать Альтернативные варианты учета нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1.

Порядок учета нерабочих дней в октябре-ноябре 2021

Предоставление нерабочих дней в октябре-ноябре 2021 года установлено Указом Президента от 20.10.2021 N 595. Основные тезисы документа:

• на период с 30.10.2021 г. по 07.11.2021 г. устанавливаются «федеральные» нерабочие дни – они действуют на территории всех субъектов РФ;
• до 30.10.2021 г. и после 07.11.2021 г. нерабочие дни могут быть установлены на территории отдельных субъектов РФ по решению глав субъектов.

На период нерабочих дней за сотрудниками необходимо сохранить заработную плату в полном размере. При этом если сотрудники не работали в период нерабочих дней, сами дни и заработок, начисленный за это время, нужно исключить из расчета среднего — Письмо Минтруда от 18.05.2020 N 14-1-В-585.

В тексте письма речь идет о, так называемых, «федеральных» нерабочих днях, которые устанавливаются Указом Президента РФ. Детальных разъяснений по учету в среднем заработке «региональных» нерабочих дней на текущий момент нет. На наш взгляд, при принятии решения о включении «региональных» нерабочих дней в средний лучше руководствоваться логикой: как не ухудшить положение работника. Например, если за период «региональных» нерабочих дней не начисляются какие-либо надбавки или премии, безопаснее исключить нерабочие дни и заработок за это время из среднего.

Типовая методика учета «федеральных» нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1

Типовая методика учета нерабочих дней в ЗУП 3.1 предполагает для неработавших сотрудников использование специального вида времени ОН. За дни ОН работникам рассчитываются их обычные начисления, но программа «умеет» исключать оплату дней ОН из среднего заработка.

Для сотрудников, которые в нерабочие дни работают, никаких особенностей по учету и оплате труда нет. Учет времени ведется по обычным видам времени Я, Н и т.п. Оплата производится в обычном порядке, как если бы нерабочие дни и не вводились. Если при этом работа будет производиться в праздничный день (4 ноября) или в выходной день по графику работника, то оплата за работу в праздники и выходные также производится без особенностей, в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением отгула

Далее в статье рассматриваются особенности и настройки именно для случая, когда сотрудники в нерабочие дни не работают.

Подключить типовой функционал учета нерабочих дней можно в Настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) с помощью флажка Нерабочие дни в связи с коронавирусом оплачивать как отработанные по графику работы сотрудника. При этом, если хотим исключить дни ОН и оплату за них из среднего, флажок Учитывать оплачиваемое нерабочее время и суммы в среднем заработке оставляем сброшенным.

В таблице с периодами нерабочих дней нужно отметить период 30.10.2021 г. – 07.11.2021 г. Если этого периода в настройках у вас нет, то в информационной базе нужно обновить классификаторы.

Обновление классификаторов выполняется:

• автоматически, если в ЗУП 3.1 подключена Интернет-поддержка
• вручную, если Интернет-поддержка не подключена – Обновление Производственного календаря в ЗУП 3

Если обновление классификаторов по каким-то причинам невозможно, период нерабочих дней можно вручную указать в регистре сведений Периоды нерабочих дней производственного календаря. (Для написания этой статьи мы так и сделали, потому что обновление производственного календаря для 1С на тот момент пока не вышло)

После включения возможности учета нерабочих дней в Графиках работы сотрудников (Настройка – Графики работы сотрудников), Индивидуальных графиках (Зарплата – Учет времени – Индивидуальные графики) и документе Табель (Зарплата – Учет времени – Табели) можно выбрать вид времени Оплачиваемые нерабочие дни (ОН).

Для сотрудников со сменным графиком, у которых 30.10.2021 г. и 31.10.2021 г. рабочие по графику, дни ОН могут приходиться и на октябрь.

При расчете зарплаты сотруднику будут начислены его обычные начисления, как за рабочие дни, так и за дни ОН. Расчет будет выполнен в одну строку.

Например, если сотрудник на окладе с графиком Пятидневка и отработал период с 08.11.2021 г. по 30.11.2021 г., он получит свой полный оклад. В колонке Отработано (оплачено) количество часов будет учитывать и часы Явки, и часы ОН: 136 часов Явки + 23 часов ОН = 159 часов.

Однако в Табеле учета рабочего времени (Зарплата – Отчеты по зарплате) дни ОН не будут увеличивать отработанное время. Дни и часы работы за месяц посчитаются только с учетом Явки: 17 дней и 136 часов в ноябре.

Оплачиваемый нерабочий день в Табеле в 1С

В учете среднего нерабочие дни и сумма оплаты за них также будут исключены из расчета среднего.

Сумма начислений сотрудника, включаемая в расчет среднего заработка:

• 75 000 (начислено за ноябрь) / 20 (норма дней) * 17 (рабочих дней) = 63 750 руб.

Подробнее о типовой методике учета нерабочих дней в ЗУП 3.1 — см. отрывок из записи эфира от 13.05.2021 «Как рассчитать зарплату за май 2021 с учетом нерабочих дней в 1С:8»

Типовая методика учета нерабочих дней имеет ряд недостатков:

• Оплата за нерабочие дни не выделяется отдельной строкой – вопросы от сотрудников, сложность проверки правильности расчетов, возможные проблемы отражения в статистических отчетах, отсутствие аналитики для управленческого учета. Эту проблему можно решить, если ввести «фиктивный» документ Изменение графика работы списком (Кадры – Изменения графика работы списком) на период нерабочих дней.
• Отсутствует возможность расчета базы без учета оплаты за нерабочие дней. Такая проблема возникает для начислений, рассчитываемых от базы и не являющихся плановыми. Например, при расчете премии процентом в документе Премия — проблему можно обойти только при использовании альтернативных вариантов учета нерабочих дней.
• Отсутствует возможность учесть оплату за нерабочие дни по отдельному способу отражения. Эту проблему можно обойти: если период оплаты нерабочий дней выделен в расчете (введен «фиктивный» документ Изменение графика работы списком на период нерабочих дней), то на период нерабочих дней можно назначить для сотрудника отдельный способ отражения документом Бухучет плановых начислений (Зарплата – Бухучет – Бухучет плановых начислений). Подробнее об этом — см. в видео ниже.
• Нерабочие дни засчитываются в стаж для вредного отпуска – проблему можно обойти только при использовании альтернативных вариантов учета нерабочих дней.
• Не всегда возможно автоматически правильно исключить оплату нерабочих дней из среднего заработка в последующих месяцах. Например, некорректно учитывается в среднем доплата по районному коэффициенту: Ошибка 10223942. Также не получится исключить из среднего «региональные» нерабочие дни и оплату за них. Проблему можно обойти только при использовании альтернативных вариантов учета нерабочих дней.

Как отразить оплату за нерабочие дни по отдельному способу отражения — см. отрывок из записи эфира от 13.05.2021 «Как рассчитать зарплату за май 2021 с учетом нерабочих дней в 1С:8» 

Альтернативные варианты учета нерабочих дней в 1С ЗУП 3.1

Можно выделить два альтернативных способа учесть нерабочие дни в 1С 8.3 ЗУП 3.1:

Вариант 1. Оплатить нерабочие дни как отработанные по графику сотрудника, но по отдельному виду начисления. Суть метода:

• назначить сотрудникам График работы с видом времени ОН или отразить дни ОН в Табеле;
• настроить новые Начисления (Настройка – Начисления) для оплаты за нерабочие дни;
• назначить сотрудникам в плановом порядке новые виды начислений на период нерабочих дней, обычные начисления на это время отменить.

Вариант 2. Учесть и оплатить нерабочие дни как неявку:

• настроить новые Начисления для оплаты за нерабочие дни, учитываемые как неявка;
• зарегистрировать неявку на период нерабочих дней.

Вариант 1. Оплата нерабочих дней как отработанных по графику

Скопируем типовое начисление, которое используем при расчете зарплаты сотрудников, и поменяем следующие настройки

• назначение начисления укажем Прочие начисления и выплаты
• на вкладке Учет времени выберем вид времени ОН
• на вкладке Средний заработок сбросим флажок включения в средний

При изменении Назначения могут «слететь» остальные настройки начисления. Поэтому:

• или проверяем остальные настройки и при необходимости возвращаем для них прежнее значение,
• или меняем Назначение не в форме настроек начисления, а с помощью обработки Группового изменения реквизитов (Администрирование – Обслуживание – Корректировка данных).

Назначим сотрудникам Оплату по окладу (за нерабочие дни) и отменим обычное начисление Оплата по окладу. Массово по сотрудникам эти операции удобнее провести документом Изменение плановых начислений (Кадры – Изменение оплаты сотрудников).

Чтобы назначить новое начисление всем сотрудникам используем команду Начисления… – Добавить начисление всем сотрудникам.

Для отмены обычной Оплаты по окладу воспользуемся командой Начисления… – Удалить начисление у всех сотрудников.

При расчете зарплаты начисление оплаты за нерабочие дни будет выделено отдельной строкой.

В средний заработок нерабочие дни и оплата за них не будут включены. В расчет среднего за ноябрь 2021 войдут 17 дней фактической работы и оплата по окладу за отработанные дни в размере 63 750 руб.

Вариант 2. Оплата нерабочих дней как неявки

Скопируем типовое начисление, которое используем при расчете зарплаты сотрудников, и поменяем следующие настройки:

• на вкладке Основное выберем назначение начисления Оплата времени сохраняемого среднего заработка, а формулу расчета вернем, как для типовой Оплаты по окладу;
• на вкладке Учет времени выберем используемое время Целодневное неотработанное время и командировки и укажем вид времени ОН.

При этом на вкладке Средний заработок начисление будет автоматически исключено из среднего.

А на вкладке Приоритет автоматически заполнятся списки вытеснения. Оплата по окладу присутствует в списке начислений, которые будут вытесняться Оплатой по окладу (за нерабочие дни) неявка.

Зарегистрировать период нерабочих дней сразу для нескольких сотрудников удобно с помощью документа Отсутствие с сохранением оплаты списком (Кадры – Все отсутствия сотрудников). После заполнения табличной части списком сотрудников, укажем период отсутствия по команде Заполнить период. Это позволит не вносить даты вручную в каждой строке таблицы.

По команде Оформить отсутствия создадим для всех сотрудников в табличной части индивидуальные документы Отсутствие с сохранением оплаты.

Оплата за нерабочие дни рассчитается в документе Отсутствие с сохранением оплаты.

При расчете зарплаты за ноябрь сотруднику рассчитается Оплата по окладу за 17 отработанных дней в размере 63 750 руб. Эти показатели войдут в расчет среднего.

Подробный разбор обоих вариантов настройки можно посмотреть в отрывке из записи семинара от 13.05.2021 «Как рассчитать зарплату за май 2021 с учетом нерабочих дней в 1С:8».

На момент проведения семинара документ Отсутствие с сохранением оплаты не имел списочной формы. Поэтому настройка начисления по Варианту 2 представлена на примере документа Простой сотрудников.

Оплата нерабочих дней сотрудникам на сдельной оплате

Типовая методика учета нерабочих дней в 1С 8.3 ЗУП 3.1 не подходит для сотрудников со сдельной системой оплаты труда. Применение типовой методики ОН предусматривает использование обычных начислений. Но у сотрудников со сдельной оплатой за нерабочие дни отсутствуют данные о выработке. Даже если формула расчета сдельной оплаты включает сравнение Сдельного заработка с оплатой по часовой ставке, сравнение будет происходить за месяц в целом. Выделить период нерабочих дней и начислить за него сдельщикам оплату по ЧТС при использовании типовой методики не получится.

Настроить оплату нерабочих дней сотрудникам со сдельной формой оплаты труда можно одним из альтернативных вариантов учета, разобранных выше:

• оплата нерабочих дней как отработанных по графику сотрудника,
• оплата нерабочих дней, как неявка.

Формула расчета оплаты будет зависеть от порядка расчета, установленного внутренними документами организации.

Пример настройки расчета по часовой тарифной ставке — см. в отрывке из записи эфира от 13.05.2021 «Как рассчитать зарплату за май 2021 с учетом нерабочих дней в 1С:8» 

Часть сотрудников работали в нерабочие дни, а часть — нет

Если часть сотрудников работали с 30.10.2021 г. по 07.11.2021 г., а часть – нет, необходимо:

• Для работавших сотрудников обозначить нерабочие как обычные рабочие дни с Явками, Ночными и т.д.
• Для не работавших – как Оплачиваемые нерабочие дни (ОН).

Разделить учет времени для работавших и не работавших сотрудников можно одним из способов:

• перевести часть работников на другие Графики работы сотрудников,
• создать для части сотрудников на октябрь-ноябрь 2021 г. Индивидуальные графики.

Подробно эта ситуация разобрана на примере майских нерабочих дней в статье Как в ЗУП 3 учесть, что часть сотрудников организации в нерабочие дни мая 2021 года работает, а часть – нет.

Сотрудники «отдыхали» не весь период нерабочих дней, а только его часть

Если часть периода нерабочих дней сотрудники привлекались к работе, то в учете времени:

• рабочие дни для них обозначаем Явкой (Ночными и т.д.),
• нерабочие дни, когда сотрудники не работали – кодом ОН.

Обеспечить такой учет можно одним из двух методов:

• перевести работников на другой График работы сотрудников,
• создать для сотрудников на октябрь-ноябрь 2021 г. Индивидуальные графики.

Подробно эта ситуация разобрана на примере майских нерабочих дней в статье Настройки в ЗУП 3, если сотрудники в нерабочие дни мая 2021 г. 2 дня работают, а 2 дня отдыхают .

Перенос сроков уплаты НДФЛ в связи с нерабочими днями

Согласно п. 7 ст. 6.1 НК РФ срок перечисления НДФЛ переносится на нерабочие дни, введенные законодательством РФ или актом Президента РФ.

При проведении Ведомости ЗУП 3.1 анализирует данные Производственного календаря и записывает срок уплаты налога в регистры НДФЛ с учетом переноса на «федеральные» нерабочие дни.

Для «региональных» нерабочих дней перенос срока уплаты НДФЛ не предусмотрен на законодательном уровне. Поэтому в 1С ЗУП 3.1 нерабочие дни, введенные на уровне субъектов РФ, не влияют на срок перечисления НДФЛ.

После обновления Производственного календаря с учетом нового периода нерабочих дней (с 30 октября по 7 ноября) в программе срок уплаты НДФЛ будет переноситься:

• для отпускных и больничных, выплаченных в октябре — с 31.10.2021 на 08.11.2021 г.;
• для других доходов, выплаченных в период с 29.10.2021 г. по 07.11.2021 г. — также на 08.11.2021 г.

Для обновления срока уплаты НДФЛ по отпускным и больничным, выплаченным в октябре, потребуется перепровести Ведомости.

Перенос срока уплаты НДФЛ на примере майских нерабочих дней разобран в статьях:

• Изменения для учета нерабочих дней с 4 по 7 мая 2021 (ЗУП 3.1.14.500 / 3.1.17.171)
• Какой срок перечисления НДФЛ указывать в Разделе 1 отчета 6-НДФЛ, если организация выплатила доходы 30.04.2021 и работала в майские нерабочие дни?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email