ЭПД становятся обязательными с 2026 года — что нужно срочно сделать бухгалтеру

Тема электронных перевозочных документов (ЭПД) — это уже не перспектива, а текущая реальность. Государство переводит транспортный документооборот в электронный вид поэтапно в рамках Транспортной стратегии РФ (Распоряжение Правительства от 27.11.2021 N 3363-р), и мы уже находимся на этапе, когда нормативная база создана, форматы утверждены и начинается обязательность. 

Рассмотрим, что такое электронная транспортная накладная, как работает электронный документооборот в логистике и почему переход на ЭПД затронет не только перевозчиков, но и всех участников цепочки поставки товаров. Расскажем о новых требованиях законодательства, как снизить риски при проверках и подготовиться к переходу на электронный документооборот перевозок.

[jivo-yes]

Зачем все это внедряется

Цель — уйти от обмена юридически значимыми документами к обмену юридически значимыми данными. Сейчас при перевозке одни и те же сведения дублируются в разных документах и системах. Планируется единая национальная цифровая транспортно-логистическая платформа, куда бизнес передает проверенную информацию, а ведомства используют ее без повторных запросов.

Для бизнеса это означает:

• меньше ручного ввода и копирования данных
• прозрачные статусы перевозки
• сокращение времени между отгрузкой и финансовыми расчетами

Какие документы уже в работе и что станет обязательным

С 1 сентября 2026 года на основании Федерального закона от 07.06.2025 N 140 использование электронного документооборота (ЭДО) в логистике становится обязательным:

• электронной транспортной накладной (ЭТрН)
• электронной заказ-заявки

Также существуют форматы электронных сопроводительных ведомостей, заказ-нарядов, договоров фрахтования, путевых листов — они могут применяться уже сейчас.

Дополнительно готовятся форматы по железнодорожным, авиа-накладным и экспедиторским документам — их обязательность также предусмотрена.

Почему это касается не только логистических компаний

Важно понимать: ЭПД касается не только перевозчиков. Если компания отправляет или получает товары, она становится участником этого процесса и должна работать с электронными транспортными документами.

Даже если организация не перевозит грузы сама, но получает товар (например, для офиса), она участвует как грузополучатель. Подписание транспортной накладной в электронном виде становится обязательным элементом процесса.

Поэтому бухгалтерия неизбежно вовлекается — через подтверждение поступления, взаимосвязь с учетными документами и контроль статусов.

Как устроена система ЭПД

Есть государственная информационная система ЭПД, оператор — Минтранс. К ней имеют доступ федеральные органы.

Бизнес работает через операторов информационных систем ЭПД, которые:

• обеспечивают обмен между участниками
• проверяют документы на формат и корректность подписи
• передают данные в ГИС.

Операторы выполняют форматно-логический контроль, то есть неверно оформленный документ просто не пройдёт дальше.

Как проходит перевозка по ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) состоит из титулов (частей):

1. На этапе погрузки Грузоотправитель формирует свой титул (титул Т1)
2. Перевозчик подтверждает прием груза (титул Т2)
3. После этого формируется машиночитаемый код для ГИБДД
4. На этапе разгрузке, Грузополучатель подтверждает приемку — оформляет приемку (титул Т3)
5. Перевозчик подписывает разгрузку (титул Т4)
6. Документооборот по перевозке завершается

Возможны дополнительные титулы(титул Т5, Т6, Т7,Т8): частичная приемка, переадресация остатка груза, замена транспорта или водителя, корректировка стоимости перевозки.

Проверки на дороге: нужен ли интернет

После оформления формируется код, инспектор может считать информацию, даже без интернета. Если нет устройства — проверка возможна через стационарную точку по номеру ТС. Бумажный дубль не требуется.

Кто подписывает документы

Файлы обмена подписывает уполномоченное лицо организации, а не обязательно водитель. Водитель может фиксировать действия через мобильное приложение, но юридическую силу обеспечивает подпись назначенного сотрудника.

Что важно понимать бухгалтеру — ЭПД не создают параллельный учет. Они «встраиваются» в текущие процессы (реализация/поступление товаров). Таким образом, электронная транспортная накладная становится частью привычной цепочки документов 1С.

Как правильно организовать переход

Логика внедрения такая:

1. Назначить руководителя проекта
2. Описать текущие сценарии перевозок в компании
3. Определить роли (грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и т. д.)
4. Проверить наличие ЭП и машиночитаемых доверенностей
5. Подключить сервис, протестировать обмен с контрагентами
6. Обучить сотрудников и масштабировать процесс

Кратко об электронных перевозочных документах

• Электронные перевозочные документы (ЭПД) становятся обязательными. С 1 сентября 2026 года вводится использование электронной транспортной накладной и заказ-заявки. Это новый обязательный этап учета, связанный с поставками и подтверждением движения товаров
• ЭПД касаются не только перевозчиков, но и грузоотправителей, грузополучателей и бухгалтерии, так как они связаны с учетом поставок и подтверждением движения товаров. Чем раньше компания разберется в своих ролях, опишет реальные сценарии перевозок, свяжет ЭПД с учетными документами программы, тем спокойнее пройдет переход и тем меньше будет рисков при приемке, закрытии поставок и проверках
• Электронный документооборот заменяет бумажные перевозочные документы и позволяет обмениваться юридически значимыми данными через операторов ЭДО
• Электронная транспортная накладная формируется и подписывается всеми участниками перевозки с использованием электронной подписи и позволяет контролировать этапы доставки
• Для перехода на ЭПД компаниям важно заранее настроить процессы перевозок, проверить наличие электронных подписей и интегрировать документы с учетной системой

См. также:

• Внедрение ЭПД: законодательный обзор и практика в 1С:Бухгалтерия

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email