Ошибка во взаиморасчетах с поставщиком: указан неправильный документ расчетов. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто в 1С

При ведении расчетов с контрагентами в 1С могут возникать ошибки. На примере незаполненной аналитики Документы расчетов с контрагентом при корректировке взаиморасчетов мы покажем:

• как искать ошибки, используя отчет Анализ субконто
• как скорректировать расчеты и исправить ситуацию
• в каких случаях исправление ошибок требует подачи уточненной декларации по НДС

Выявление ошибки

Организация для проверки взаиморасчетов с контрагентом сформировала отчет Анализ субконто по договорам и документам расчетов и обнаружила, что конечное сальдо по Дебету и Кредиту не «схлопнулось».

Для поиска ошибки без более детального разбора взаиморасчетов не обойтись.

Если отчет Анализ субконто формировать без Субконто Документы расчетов с контрагентом, то из него не видно, что присутствуют ошибки по документам, даже если установлен флажок Развернутое сальдо. PDF 

Формируйте отчет не только по договорам, но и по Субконто Документы расчетов с контрагентом.

Анализ субконто по контрагенту МИКРОН ООО показал, что аналитика по некоторым строкам не заполнена.

Для анализа ошибки и ее последствий перейдите в расшифровку суммы по пустой аналитике двойным нажатием на эту сумму. Откроется отчет Карточка субконто — он отразит все документы, в которых сформированы движения по пустой аналитике.

Некорректный документ откройте двойным нажатием по его наименованию в отчете.

Из документа видно, что бухгалтер зачел аванс, перечисленный поставщику ООО «МИКРОН», по договору N 369 в счет задолженности перед этим же поставщиком по другому договору N 370.

Ошибка привела к тому, что в программе:

• не проведен автоматический зачет аванса с поставщиком на сумму 300 000 руб. в разрезе документов расчетов
• НДС при зачете аванса не восстановится автоматически на всю сумму зачета аванса в документе Формирование записей книги продаж: 250 000 руб. вместо 300 000 руб. (1 800 000 руб. (аванс) * 20/120%). Это приведет к недоплате налога на сумму 50 000 руб.

Для исправления подобной ошибки сначала определите — в каком периоде оформлен неправильный документ: к «закрытому» или «незакрытому».

«Закрытый» период — период, по которому определен финансовый результат и сдана отчетность.

Не рекомендуем вносить изменения в «закрытый» период или перепроводить в нем документы. Все исправления проводите в текущем периоде.

Исправление ошибки зависит от момента ее обнаружения:

• ошибка обнаружена в периоде некорректного зачета по документам расчетов:
  • дозаполните документ расчетов в документе Операция, введенная вручную PDF . Но тогда будьте очень внимательными при выборе нужных документов
  • удалите документ Операция, введенная вручную и оформите взаимозачет документом Корректировка долга вид операции Зачет авансов. Подробнее Неправильный документ в "незакрытом" периоде. Тогда программа автоматически определит документы расчетов
• период некорректного зачета по документам расчетов «закрыт» — используйте документ Корректировка долга вид операции Зачет авансов. Подробнее Неправильный документ в "закрытом" периоде

Неправильный документ в «незакрытом» периоде

Организация заключила с поставщиком ООО «МИКРОН» договоры:

• № 369 от 26.06.2025 на поставку оборудования
• № 370 от 30.06.2025 на монтаж оборудования

26 июня перечислена 100% предоплата в размере 1 800 000 руб. по договору № 369 за оборудование

01 июля поступило оборудование стоимостью 1 500 000 руб.

04 июля стороны подписали акт на выполненные работы по монтажу оборудования на сумму 300 000 руб.

15 июля переплату по договору поставки № 369 от 26.06.2025 решено зачесть в счет монтажных работ по договору № 370 от 30.06.2025 на сумму 185 850 руб., что подтверждено актом взаимозачета.

30 сентября бухгалтер сформировал отчет Анализ субконто и обнаружил ошибку: при проведении переноса оплаты с одного договора на другой не заполнена аналитика Документы расчетов с контрагентом.

Шаг 1. Исправление ошибки

Корректировку расчетов с контрагентом в 1С лучше оформлять специальным документом Корректировка долга, а не документом Операция, введенная вручную. Это исключает ошибки в документах расчетов с контрагентом.

Удалите документ Операция, введенная вручную и сформируйте документ Корректировка долга вид операции Зачет авансов в разделе Покупки — Корректировка долга.

В шапке документа укажите:

• Зачесть аванс — Поставщику
• В счет задолженности — Нашей организации перед поставщиком
• Поставщик (дебитор) — МИКРОН ООО: поставщик, по которому «схлопывается» развернутое сальдо по документам расчетов

По кнопке Заполнить заполните вкладки Авансы поставщику (дебиторская задолженность) и Задолженность поставщику (кредиторская задолженность).

На вкладке Авансы поставщику (дебиторская задолженность) укажите:

• Договор — договор с поставщиком, по которому завис незачтенный аванс
• Документ расчетов — документ, по которому перечислен аванс поставщику
• Сумма — остаток аванса перед поставщиком
• Сумма расчетов — сумма аванса перед поставщиком, которая зачтется в счет выполненных работ по монтажу оборудования
• Счет учета — 60.02 «Расчеты по авансам выданным»: счет учета аванса перед поставщиком, счет учета дебиторской задолженности

На вкладке Задолженность поставщику (кредиторская задолженность) заполните:

• Договор — договор с поставщиком на работы по монтажу оборудования, по которому не прошел зачет аванса, оплаченному по договору поставки
• Документ расчетов — документ, по которому, выполнены работы
• Сумма — сумма выполненных работ, по которой проходит зачет аванса
• Счет учета — 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»: счет учета задолженности перед поставщиком, счет учета кредиторской задолженности

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса по договору поставки № 369 от 26.06.2025 в счет выполненных работ по договору № 390 от 30.06.2025

Шаг 2. Проверка

После корректного оформления операции взаимозачета по договорам сформируйте отчет Анализ субконто.

Из отчета видно, при использовании документа Корректировка долга вся аналитика заполнена корректно и конечное сальдо по документам расчетов отсутствует.

См. также Как осуществить перенос аванса с одного договора на другой?

Шаг 3. Восстановление НДС с зачтенных авансов

Заполните документ Формирование записей книги продаж в разделе Операции — Регламентные операции по НДС.

На вкладке Восстановление по авансам сумма НДС заполнится корректно в размере 300 000 руб. — 1 800 000 руб. (аванс) * 20/120%.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 76.ВА Кт 68.02 — НДС восстановлен в полной сумме в результате зачета аванса

Сформируйте отчет Книга продаж в разделе Отчеты – НДС – Книга продаж. PDF

Шаг 4. Представление декларации по НДС

Сумма НДС, подлежащая восстановлению отражается:

• в Разделе 3 PDF
  • стр.080 «Суммы налога, подлежащие восстановлению, всего»
  • стр. 090 «Суммы налога, подлежащие восстановлению…»
• в Разделе 9 «Сведения из книги продаж»:
  • авансовый счет фактура полученный, код вида операции «21».

Неправильный документ в «закрытом» периоде

Организация заключила с поставщиком ООО «МИКРОН» договоры:

• № 369 от 26.06.2025 на поставку оборудования
• № 370 от 30.06.2025 на монтаж оборудования

26 июня перечислена 100% предоплата в размере 1 800 000 руб. по договору № 369 за оборудование.

01 июля поступило оборудование стоимостью 1 500 000 руб.

04 июля стороны подписали акт на выполненные работы по монтажу оборудования на сумму 300 000 руб.

15 июля переплату по договору поставки № 369 от 26.06.2025 решено зачесть в счет монтажных работ по договору № 370 от 30.06.2025 на сумму 185 850 руб., что подтверждено актом взаимозачета.

31 октября бухгалтер сформировал отчет Анализ субконто и обнаружил ошибку: при проведении переноса оплаты с одного договора на другой не заполнена аналитика Документы расчетов с контрагентом. Отчетность по НДС за 3 квартал сдана. НДС с аванса восстановлен в размере 250 000 руб. вместо 300 000 руб.

Шаг 1. Исправление ошибки

Когда период закрыт, документ Операция, введенная вручную не удаляйте, а сразу сформируйте документ Корректировка долга вид операции Зачет авансов в разделе Покупки — Корректировка долга.

В шапке документа укажите:

• Зачесть аванс — Поставщику
• В счет задолженности — Нашей организации перед поставщиком
• Поставщик (дебитор) — МИКРОН ООО: поставщик, по которому «схлопывается» развернутое сальдо по документам расчетов

По кнопке Заполнить заполните вкладки Авансы поставщику (дебиторская задолженность) и Задолженность поставщику (кредиторская задолженность) строками:

• для взаимозачета
• для исправления ошибки в закрытом периоде с пустой аналитикой Документы расчетов с контрагентом в графе Документ расчетов

Вкладка Авансы поставщику (дебиторская задолженность)

Вкладка Задолженность поставщику (кредиторская задолженность)

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

• Дт 60.01 Кт 60.01 — добавление в аналитику расчетов с контрагентом по счету 60.01 неуказанного ранее документа расчета Поступление (акт, накладная, УПД)
• Дт 60.02 Кт 60.02 — добавление в аналитику расчетов с контрагентом по счету 60.02 неуказанного ранее документа расчета Списание с расчетного счета

Шаг 2. Проверка

Сформируйте отчет Анализ субконто после корректировки:

Из отчета видно, что при использовании документа Корректировка долга вся аналитика заполнена корректно и конечное сальдо по документам расчетов отсутствует.

Шаг 3. Восстановление НДС с зачтенных авансов через уточненную декларацию

При обнаружении ошибок после сдачи отчетности по НДС исправительные записи в книгу продаж отражаются в дополнительных листах книги продаж за те периоды, в которых допущены ошибки (п. 11 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 N 1137):

• аннулируйте неправильную запись в книге продаж, указав ее со знаком минус в дополнительном листе книги продаж
• зарегистрируйте правильную запись в дополнительном листе книги продаж
• доплатите налог и пени в бюджет

В 3 квартале из-за неправильно проведенного взаимозачета НДС с аванса восстановлен в размере 250 000 руб. вместо 300 000 руб.

Сторнируйте восстановленный НДС в 3 квартале в размере неправильной суммы (250 000 руб.) документом Операция, введенная вручную вид операции Сторно документа в разделе Операции — Операции, введенные вручную.

В документе укажите:

• от — дата исправления ошибки
• Сторнируемый документ — документ Формирование записей книги продаж, на основе которого выполнено некорректное восстановление аванса

Вкладка Бухгалтерский и налоговый учет заполнится сторнирующими данными документа Формирование записей книги продаж.

Перейдите на вкладку НДС Продажи и укажите:

• Запись дополнительного листа — Да
• Корректируемый период — 30.09.2025: последний день периода, в котором выполнены условия для восстановления НДС с аванса
• Сторнирующая запись доп.листа — Да

Далее заполните документ Формирование записей книги продаж в разделе Операции — Регламентные операции по НДС.

На вкладке Восстановление авансов сумма НДС заполнится корректно в размере 300 000 руб. — 1 900 000 руб. (аванс) * 20/120%.

Для отражения восстановленного НДС в дополнительном листе Книги продаж укажите:

• флажок Запись доп. листа
• Корректируемый период — 30.09.2025: последний день периода, в котором выполнены условия для восстановления НДС с аванса в полной сумме

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

• Дт 76.ВА Кт 68.02 — НДС восстановлен в полной сумме зачета аванса

Дополнительный лист Книги продаж сформируйте в разделе Отчеты — НДС — Книга продаж PDF

Шаг 4. Представление уточненной Декларации по НДС

Для избежание штрафа в размере 20% от неуплаченной суммы налога перед подачей уточненной декларацию, перечислите на ЕНС неуплаченную сумму НДС и пени с нее (п. 3 ст. 11.3, пп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ).

Подробнее:

• Уточненная декларация по НДС на уменьшение и на увеличение при ЕНС с 2024 года в 1С
• Работа с ЕНС и ЕНП в части НДС в 1С

Подайте уточненную декларацию за период исправления ошибки (3 квартал):

• на титульном листе: PDF
  • Номер корректировки – 1: номер уточненной декларации по порядку
  • Налоговый (отчетный) период (код) – 23 «третий квартал»: код периода, за который представляется уточненная декларации
• в Разделе 3 стр.080 «Суммы налога, подлежащие восстановлению, всего», стр. 090 «Суммы налога, подлежащие восстановлению…»: PDF
  • сумма НДС, подлежащая восстановлению
• в Разделе 9 Приложение 1 «Сведения из доп. листов книги продаж»:
  • аннулированная запись с неправильной суммой НДС по авансовому счету-фактуре полученный, код вида операции «21»
  • авансовый счет-фактура полученный, код вида операции «21» с правильной суммой восстановленного НДС

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

См. также:

• Отчетность за 9 месяцев 2025: разбор кейсов и скрытых возможностей 1С
• Анализ субконто: Контрагенты и Договоры в 1С
• Порядок представления уточненной декларации по НДС в 1С
• Настройка плана счетов в 1С
• Ошибка во взаиморасчетах с покупателем: указан неправильный договор. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто в 1С

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе Бухэксперт на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email