Учет компенсации расходов дистанционных сотрудников в ЗУП 3.1

Сотрудникам-дистанционщикам выплачивается компенсация за использование оборудования в размере 100 руб. в день, из них 35 руб. не облагается НДФЛ и взносами, а сумма сверх 35 руб. – облагается.

Разберем, как в ЗУП 3.1 настроить расчет компенсации расходов дистанционных сотрудников.

Общий алгоритм настройки

Чтобы обеспечить раздельный учет НДФЛ и взносов, потребуется настроить два начисления:

• не облагаемое в пределах 35 руб. в день
• облагаемое свыше 35 руб. в день.

Размер нормы компенсации дистанционным сотрудникам указан в Федеральном законе от 31.07.2023 №389-ФЗ и действует с 1 января 2024 года.

Оба начисления нужно назначить работникам в плановом порядке документами изменения оплаты (Кадры – Изменение оплаты сотрудников). После этого компенсация будет автоматически рассчитываться при начислении аванса и зарплаты.

Разберем настройку компенсации в пределах норм и сверх норм более детально.

Настройка компенсации в пределах норм

Настроим Показатель расчета зарплаты для учета необлагаемой суммы компенсации. Размер показателя будет постоянным и будет одинаковым для всех сотрудников. Поэтому в настройках укажем:

• Назначается Для организации.
• Используется Во всех месяцах после ввода значения.

Вносить значение показателя будем через Данные для расчета зарплаты. Предварительно нужно настроить Шаблон ввода исходных данных (Настройка – Шаблоны ввода исходных данных). В настройках Шаблона укажем, что вводятся Постоянно действующие показатели и отметим флажком показатель Норма возмещения.

Введем значение показателя документом Данные для расчета зарплаты. Укажем дату начала действия значения и размер нормы.

Создадим Показатель для учета размера возмещения, который установлен в трудовом договоре с работником. Размер возмещения постоянный, но может различаться для разных сотрудников. Укажем в настройках:

• Назначается Для сотрудника.
• Используется Во всех месяцах после ввода значения.

Вносить значение показателя будем в тот момент, когда назначаем возмещение сотруднику – в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод) или в документах изменения оплаты.

Создадим начисление для расчета компенсации в пределах норм. Для расчета суммы возмещения будет использовать показатели размера компенсации, настроенные ранее и типовой показатель Время в днях. Компенсация расходов дистанционных сотрудников начисляется только за рабочие дни, поэтому для учета дней компенсации достаточно типового показателя учета времени. Сумму возмещения будет рассчитывать не только по итогам месяца, но и в аванс.

Основные параметры начисления на вкладке Основное:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты.
• Способ выполнения – Ежемесячно.
• Формула МИН(НормаВозмещения, РазмерВозмещения) * ВремяВДнях.
• Флажок Начисляется при расчете первой половины месяца установлен.

На вкладке Приоритет заполним список вытесняющих начислений так же, как в настройках основного начисления сотрудника (Оплата по окладу, Оплата по окладу (по часам), Оплата по часовому тарифу и т.д.). Это нужно, чтобы компенсация не рассчитывалась за те дни. когда сотрудник не работает (в отпуске, на больничном и пр.).

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление не облагается НДФЛ и взносами.

Настройка компенсации сверх норм

Создадим начисление для возмещения сверх нормы, облагаемое НДФЛ и взносами. На вкладке Основное укажем:

• Назначение начисления – Прочие начисления и выплаты.
• Способ выполнения – Ежемесячно.
• Формула МАКС(РазмерВозмещения — НормаВозмещения,0) * ВремяВДнях.
• Флажок Начисляется при расчете первой половины месяца установлен.

В таблице показателей для показателя Размер возмещения укажем, что его значение не нужно изменять при назначении и отмене начисления. Значение показателя будем вводить при назначении возмещения в пределах норм.

На вкладке Приоритет заполним список вытесняющих начислений так же, как в настройках основного начисления сотрудника (Оплата по окладу, Оплата по окладу (по часам), Оплата по часовому тарифу и т.д.). Это нужно, чтобы компенсация не рассчитывалась за те дни. когда сотрудник не работает (в отпуске, на больничном и пр.).

В настройках начисления укажем, что оно облагается НДФЛ и взносами по единому тарифу, но не облагается взносами от несчастных случаев — нормирование компенсации предусмотрено только в НК РК, но не предусмотрено в 125-ФЗ от 24.07.1998:

• Чтобы начисление облагалось взносами по единому тарифу, но не облагалось взносами от НС и ПЗ укажем вид дохода Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев
• Для целей НДФЛ выберем код дохода по НДФЛ 2018 — Приказ ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/3@

Раньше в ЗУП 3.1 не было кода 2018, поэтому изначально при настройке начисления могли использовать код 4800. После обновления программы изменить код в настройках начисления недостаточно — нужно еще перепровести с начала года документы, которыми начислили компенсацию сверх норм.

«Привязка» начислений к сотруднику и расчет компенсации

Назначим оба плановых начисления сотруднику документом Изменение оплаты труда. Размер возмещения для сотрудника – 100 руб. в день.

Начислим аванс за первую половину января. Возмещение расходов рассчитывается двумя строками:

• В пределах нормы в размере 175 руб. (=35 руб. * 5 рабочих дней).
• Сверх нормы в размере 325 руб. (= (100-35) руб. * 5 рабочих дней).

Проверим, что НДФЛ по сотруднику рассчитывается только с суммы оклада (8 823,53 руб.) и возмещения сверх нормы (325 руб.). Возмещение в пределах нормы (175 руб.) облагаться НДФЛ не должно.

1. Определим сумму дохода, облагаемого НДФЛ:
   • 8 823,53 (оклад) + 325 (возмещение сверх нормы) = 9 148,53 руб.
2. Рассчитаем НДФЛ:
   • 9 148,53 (доход, облагаемый НДФЛ) * 13% = 1 189 руб.

Сумма налога совпадает с нашим расчетом.

Начислим зарплату за январь. Возмещение расходов рассчитывается двумя строками:

• В пределах нормы в размере 595 руб. (= 35 руб. * 17 рабочих дней).
• Сверх нормы в размере 1 105 руб. (= (100 – 35) руб. * 17 рабочих дней).

Проверим, что НДФЛ по сотруднику рассчитывается только с суммы оклада (30 000 руб.) и возмещения сверх нормы (1 105 руб.). Возмещение в пределах нормы (595 руб.) не должно облагаться НДФЛ.

1. Определим сумму дохода, облагаемого НДФЛ:
   • 30 000 (оклад) + 1 105 (возмещение сверх нормы) = 51 105 руб.
2. Рассчитаем НДФЛ:
   • 31 105 (доход, облагаемый НДФЛ) * 13% = 4 044 руб.

Сумма налога совпадает с нашими расчетами.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email