Аренда автомобиля в командировке: какие документы освободят расходы от налогообложения

Специалисты УФНС России по г. Москве в Письме от 28.01.2019 N 13-11/011687@ рассказали о нюансах налогообложения компенсации сотрудникам стоимости услуг каршеринга — краткосрочной аренды автомобиля с поминутной или почасовой оплатой.

Если работодатель оплатил командированному сотруднику аренду автомобиля, удерживать НДФЛ с таких выплат не нужно. В данном случае применимо правило о том, что все виды законодательно установленных выплат, связанных и исполнением трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). В облагаемый НДФЛ доход не включаются расходы на проезд до места назначения командировки и обратно, на проезд в аэропорт или на вокзал, если расходы документально подтверждены и фактически произведены. При этом законодательство не ограничивает вид используемых командированным сотрудником транспортных средств.

При расчете налога на прибыль учесть данные расходы можно в составе прочих (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) при условии их документального подтверждения и обоснованности (ст. 252 НК РФ). Подтвердить командировочные расходы на оплату каршеринга можно следующим набором документов:

• договором аренды автомобиля;
• документами, подтверждающими служебный характер использования автомобиля во время командировки;
• авансовым отчетом сотрудника (с приложением документов, подтверждающих расходы).

Минфин и ФНС ранее разъясняли, что для признания таких расходов в налоговом учете необходимо, чтобы условие по их возмещению было прописано в коллективном договоре или ином локальном акте (Письма Минфина РФ от 21.07.2011 N 03-03-06/4/80, ФНС от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246).

Если организация планирует регистрировать в ЗУП 3 суммы по аренде автомобиля в командировке, то для этого потребуется оформить новый вид расчета, настроив его как доход в натуральной форме. Пример настроек дохода в натуральной форме смотрите в видео Доход в натуральной форме на примере суточных сверх норм

См. также:

• Код дохода НДФЛ
• Вид расхода для налога на прибыль

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email