Памятка по закрытию месяца в 1С

В памятке собрали основные шаги и лайфхаки, чтобы быстро и без ошибок закрыть месяц в БУ, НУ и 1С.

[jivo-yes]

Скачать памятку по закрытию месяца в 1С

Проверка учета перед закрытием месяца

Перед выполнением закрытия месяца проверьте, все ли необходимые операции выполнены.

Наличие первичных документов

Проверьте наличие оригиналов (счета-фактуры, накладные, акты и др.), запросите недостающие документы или исправленные при наличии ошибок.

Для автоматизации отслеживания оригиналов используйте настройку в разделе Администрирование – Настройки программы – Печатные формы, отчеты и обработки.

Настройте нужные вам Состояния оригиналов первичных документов и используйте их в документах поступления и реализации.

Затем отслеживайте состояния в журналах Оригиналы первичных документов поставщиков и Оригиналы первичных документов покупателей в разделах Покупки (Продажи) — Оригиналы первичных документов.

Если информация не отображается, проверьте настройки — Куда пропали колонки со статусами и состоянием в списках документов в 1С?

При работе с самозанятыми настройте контроль получения документов от самозанятых.

Также проверьте наличие счетов-фактур:

• Контроль получения оригинала счетов-фактур
• Отчет о наличии счетов-фактур

Сверка расчетов

Сверьте расчеты с контрагентами, запросите акты сверки у контрагентов и отправьте им свои.

• Как сделать акт сверки в 1С
• Как отправить Акт сверки одновременно всем контрагентам из 1С?

Чтобы облегчить процесс, подключите сервис сверки с контрагентами 1С:Сверка 2.0

Для наглядного контроля состояния сверки со всеми контрагентами используйте Монитор сверки с контрагентами (раздел Покупки или Продажи).

Проверьте наличие просроченных долгов и ликвидированных контрагентов, чтобы вовремя списать их или создать резерв

При работе с самозанятыми:

• проверяйте их статус, чтобы избежать доначислений НДФЛ
• провести сверку нельзя, если используется перечисление по реестрам

Закажите сверку в ЛК ЕНС на сайте ФНС (или через операторов), сравните сальдо в ЛК ФНС и в БУ:

• Как провести сверку с бюджетом по ЕНС
• Как запросить акт сверки с бюджетом

Закрытие месяца в 1С

Перед проведением закрытия месяца установите актуальное обновление и необходимые патчи.

Чтобы сохранить последовательность, добавьте шаги в Избранное.

Подробнее — Как алгоритм Закрытия месяца добавить в Избранное в 1С

При возникновении необъяснимых ошибок в учете, проверьте, нет ли зарегистрированной ошибки по этому вопросу:

• Сервис 1С:Публикация ошибок — как найти, где посмотреть
• Обзоры релизов, патчей и ошибок 1С БП

Подготовительные шаги

Шаг 1. Убедитесь, что заработная плата и налоги с ФОТ начислены в разделе Зарплата и кадры – Зарплата – Все начисления.

Начисление аванса и заработной платы в 1С

Шаг 2. Проверьте, что все ручные операции отражены (проценты по кредитам и займам, пени по договорам, налоговые санкции…) в разделе Операции — Операции, введенные вручную / Операции ЕНС.

Шаг 3. Удалите помеченные объекты в разделе Операции — Удаление помеченных объектов:

• автоматическое удаление
• выборочное удаление — Бухэксперт рекомендует

Шаг 4. Визуально проверьте справочник Контрагенты (указаны корректные папки, вид контрагента, правильно заполнено «короткое» наименование, нет объектов подсвеченных красным цветом, не работаем с «серыми»…) в разделе Справочники — Контрагенты.

Шаг 5. Найти и удалить дубли в справочниках Номенклатура, Контрагенты, Договоры:

• раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Поиск и удаление дублей

или

• Доп настройка: Администрирование — настройка Панели Навигации («шестеренка» в правом верхнем углу) — Настройка навигации — Обычное — Поиск и удаление дублей из Доступные команды — по кнопке Добавить перенести в Выбранные команды. Тогда можно добавить в Избранное напрямую из меню Администрирование

Шаг 6. Проконтролируйте, что нет отрицательных остатков МПЗ: Склад — Контроль отрицательных остатков.

Шаг 7. Закройте период для редактирования для ВСЕХ сотрудников, которые не участвуют в закрытии месяца: Администрирование — Настройки пользователей и прав – Даты запрета изменения.

Предварительное Закрытие месяца

Шаг 8. Выполните закрытие месяца, в том числе восстановите последовательность и перепроведите документы в этой же процедуре: Операции — Закрытие месяца.

Далее выполните шаги по проверке результата. Если вносите исправления, после этого снова выполните закрытие месяца для дальнейшей проверки.

Комплексная проверка результата

Шаг 9. Запустите экспресс-проверку учета – максимальная аналитика в настройках: Отчеты — Экспресс-проверка.

Отчет выводит не только ошибки, но и предупреждения — проанализируйте их, исправьте при необходимости.

• Экспресс-проверка при подготовке к БФО
• Экспресс-проверка ведения учета по НДС
• Экспресс-проверка по ЕНС

Шаг 10. Проверьте по ОСВ каждый счет с максимальной аналитикой (нет незаполненных полей и некорректных данных).

Воспользуйтесь «спецнастройками» ОСВ в зависимости от проверяемого участка: Отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость:

• ОСВ налог на прибыль
• ОСВ НДС
• ОСВ общая с настройками

Подробнее — Тотальная проверка ОСВ в 1С

По всем счетам / субсчетам не должно быть развернутого, отрицательного сальдо, а также оборотов без аналитики, например — Ошибка во взаиморасчетах с поставщиком: указан неправильный документ расчетов. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто в 1С

На что обратить внимание при проверке отдельных счетов:

• 000 — если по счету есть незакрытое сальдо, возможна ошибка в этой сумме по другим счетам
• 01, 02 — возможные ошибки и необходимые действия:
  • перестала начисляться амортизация в БУ
  • чек-лист по обнаружению ошибок в начислении амортизации при Закрытии месяца
  • пересмотр СПИ для полностью самортизированного ОС
  • учтены необходимые ППА
• 04, 05:
  • объекты являются нематериальными активами
  • начисляется амортизация, если установлен СПИ
• 07, 08 — по уже используемым объектам нужно оформить ввод в эксплуатацию
• 09 — остаток возможен, если применяется ПБУ 18/02:
  • отказ от ПБУ 18/02
• 10, 41, 43:
  • нет отрицательных остатков и пересортицы
  • нет остатков без количества, например, по допрасходам, отраженным после списания
  • нет остатков по объектам, не относящимся к запасам
• 19:
  • нет отрицательного или кредитового сальдо
  • дебетовое сальдо возможно: при переносе вычета, при отсутствии подтверждающих документов (если их не будет — спишите), при неподтвержденном экспорте сырьевых товаров и услуг
• 20 и 23 — проверьте корректность наличия / отсутствия сальдо по счетам исходя из особенностей деятельности организации и настроек УП:
  • оборотно-сальдовая ведомость по счету 20: полная аналитика
  • проблемы закрытия счета 20 при Закрытии месяца
• 25 счет должен закрываться ежемесячно:
  • как закрыть счет 25, если нет базы распределения в 1С?
  • учет затрат при простое производства
• 26 счет должен закрываться ежемесячно
• 44 — если есть сальдо, проверьте, что оно образовалось по купленным товарам и в соответствии с настройками УП:
  • не закрывается счет 44 в части транспортных расходов
  • ошибки в учете расходов на доставку при приобретении товаров
  • ошибки в учете расходов на доставку при приобретении материалов
• 57 — не должно быть отрицательного остатка при группировке по дням
• 58 — на счете должны быть отражены действительно финансовые вложения (а не беспроцентные займы, например)
• 60, 62 — проверьте с детализацией по всем субконто, отдельно проверьте оплаты иностранцам, если платежи им не поступили, оформите так: как отразить возврат банком оплаты иностранному поставщику
• 63 — проверьте, что остатки резервов числятся правомерно, возможная ошибка — отрицательное сальдо
• 66, 67 — убедитесь, что:
  • на счетах действительно полученные кредиты и займы
  • они учтены на верном счете
  • нет отрицательных остатков, например, если не отражены начисления процентов в учете
• 90 и 91 счета должны быть закрыты по всем субсчетам после реформации баланса
• 97 — проверьте целесообразность учтенных сумм, На счете 97.21 могут учитываться:
  • краткосрочные права:
    • порядок учета краткосрочных активов, обладающих всеми признаками НМА, кроме СПИ не более года
    • приобретение неисключительных прав на программу сроком не более года, учитываемых равномерно в БУ и НУ
  • «старые» права, которые признаются в расходах равномерно по месяцам
  • для другие активы, например, банковская гарантия:
    • как перенести остаток со счета 97.21 на счет 76.18, и стоит ли это делать в 1С?

Шаг 11. Проверьте по Анализу субконто ключевые участки: Отчеты — Анализ субконто:

• Контрагенты, Договоры
• Статьи затрат
• Статьи ДДС

Подробнее:

• Ошибка во взаиморасчетах с поставщиком: указан неправильный документ расчетов. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто в 1С
• Ошибка во взаиморасчетах с покупателем: указан неправильный договор. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто в 1С

Шаг 12. Проверка налогового учета (при закрытии последнего месяца квартала):

• на ОСНО проверьте корректность налогового учета — все плашки, даже пустые: Отчеты — Анализ учета по налогу на прибыль
  • при учете с ПР и ВР должно выполняться правило: БУ = НУ + ПР + ВР
• на УСН — анализ учета по УСН и расходы УСН в разделе Отчеты

Финальное закрытие месяца

Шаг 13. После проверки всех данных и исправления ошибок выполните полное закрытие месяца.

Шаг 14. Закройте период для редактирования для сотрудника, выполняющего закрытие месяца (Главный бухгалтер) — финальное закрытие: Администрирование — Даты запрета изменения.

Шаг 15. Проверьте снова по ОСВ каждый счет с максимальной аналитикой.

Шаг 16. Сохраните ОСВ (БУ, НУ, ПР, ВР, Контроль) в электронный архив (файл excel): Отчеты —Оборотно-сальдовая ведомость.

В 1С можно подписывать бухгалтерские регистры КЭП, а также сохранять их во внешний файл с последующей передачей по ТКС в ФНС.

Подробнее — Подпись отчетов с помощью КЭП

Вместе с файлом будет сохранена и прикрепленная к документу КЭП.

См. также:

• Памятка по закрытию года в 1С
• Памятка: Проверка учета перед сдачей отчетности из 1С