Учет материалов и инвентаря, выданных сотруднику

ФСБУ 5/2019 ввел новые правила учета для запасов.

Разберем:

• какие активы относятся к запасам;
• как бухгалтеру оформить расход материалов, инвентаря, выданных сотруднику, и обеспечить контроль за их движением в 1С.

В программе используется документ Расход материалов, который полностью заменил привычный документ Требование-накладная (с релиза 3.0.90).

Все материалы по ФСБУ 5/2019 ЗАПАСЫ смотрите здесь >>

Пошаговая инструкция

15 марта уборщице Швейного цеха выданы для работы материалы, инвентарь, которые будут использованы в течение 12 месяцев:

• средство для мытья полов — 1 шт. стоимостью 250 руб.;
• ветошь для мытья пола — 2 шт. стоимостью 300 руб.;
• швабра — 1 шт. стоимостью 200 руб.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Учет запасов, выданных сотрудникам

Запасы — это активы, используемые в течение 12 месяцев для производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также для продажи в ходе обычной деятельности (п. 3 ФСБУ 5/2019). Поэтому материалы, инвентарь, используемые в течение года, напрямую или косвенно связанные с производственной деятельностью, учитывайте, как запасы, — на субсчетах к счету 10 «Материалы».

Для инвентаря, спецодежды и других запасов, указанных в п. 8 ФСБУ 5/2019, необходимо организовать контроль за наличием и движением: например, на забалансовых счетах.

Подробнее про применение ФСБУ 5/2019 «Запасы» с 2021 года.

По учетной политике по БУ цеховые затраты относятся к затратам, которые косвенно участвуют в производстве. Они учитываются на счете 25 «Общепроизводственные расходы» и в конце месяца распределяются в Дт 20 «Основное производство».

В нашем примере материалы и инвентарь используются в производстве до 12 месяцев, поэтому квалифицируются как запасы. Они переносят стоимость в Дт 25 в момент выдачи уборщице Швейного цеха.

Если уборщица работает в офисе, то затраты, связанные с выполнением ею должностных обязанностей относятся к управленческим расходам.

Стоимость запасов, используемых для управленческих нужд, можно сразу учитывать в расходах в периоде их понесения (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019). Это упрощение закрепите в учетной политике по БУ.

Приобретение таких запасов отражается проводкой:

• Дт 26 Кт 60 — на сумму стоимости управленческих материалов без транзитного применения счета 10 «Материалы».

Используйте документ Расход материалов для отражения в учете отпуска запасов в производство, на хознужды, а также для выдачи материалов, инвентаря, спецодежды сотрудникам, с целью дальнейшего контроля за их наличием и движением.

Если материалы сразу используются сотрудником, и нет необходимости в последующем контроле (инвентаризации), применяйте документ Расход материалов вид операции Передача сотруднику, переключатель Учитывать по сотруднику установите в значение Расход.

Для контроля за наличием и движением инвентаря, переданного сотруднику, используйте тот же документ с переключателем в значение Расход и остатки. Инвентарь автоматически будет учитываться за балансом по сотруднику. Наличие таких запасов можно контролировать.

При использовании документа Расход материалов вид операции Передача сотруднику забалансовый учет ведется на счете МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».

Для передачи сотруднику спецодежды и спецоснастки рекомендуем использовать документ Передача материалов в эксплуатацию. В нем задействован забалансовый счет МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации».

Передача материалов сотруднику без дальнейшего контроля за ними

Учтите стоимость материалов в общепроизводственных затратах документом Расход материалов вид операции Передача сотруднику в разделе Склад.

Еще вид операции для документа Расход материалов

Также документ можно создать на основании документа Поступление (акт, накладная, УПД).

Выберите сотрудника, которому передаете материалы, и укажите Учитывать по сотруднику — Расход, если не надо в дальнейшем контролировать движение и наличие матценностей.

Цель расхода — например, Выпуск продукции, т. к. материалы в конечном итоге будут отнесены на себестоимость продукции. Элемент выберите из списка или создайте самостоятельно при необходимости.

Счет затрат и его аналитику укажите по ссылке Счет затрат.

Если передаваемые работнику материалы предназначены для использования в разных Подразделениях затрат и по разным Счетам затрат, установите переключатель Указывается — В списке. Тогда таблица поменяет вид и добавится графа Счет затрат, где можно будет указать отдельные подразделения и счета затрат для каждой строки.

Данный вариант нельзя использовать для отнесения затрат на счет 91.02 «Прочие расходы»: субконто Прочие расходы и доходы не заполнятся в проводках документа. Для этих ситуаций используйте Указывается — В шапке.

Проводки по документу

После проведения документа Расход материалов остатка на забалансовом счете МЦ.04 не будет. Материалы учитываются за балансом и сразу списываются со счета МЦ.04.

В будущем по таким материалам не получится проконтролировать наличие на основе данных забалансового учета.

Передача инвентаря сотруднику с дальнейшим контролем за ним

Учтите стоимость инвентаря в общепроизводственных затратах документом Расход материалов вид операции Передача сотруднику в разделе Склад.

Выберите сотрудника, которому передаете инвентарь, и укажите Учитывать по сотруднику — Расход и остатки, если надо в дальнейшем контролировать движение и наличие матценностей.

Ссылка Счет затрат оформляется аналогично Передаче материалов сотруднику без дальнейшего контроля за ними.

Проводки по документу

При проведении документа на забалансовом счете МЦ.04 отражается его количество и стоимость. По такому инвентарю можно будет проконтролировать наличие.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. документа по выдаче материалов работнику для использования.

1С предлагает формы:

• Требование-накладная; PDF
• Требование-накладная (М-11); PDF
• Акт на списание материалов. PDF

Для заполнения Акта на списание материалов в документе указывается состав комиссии на списание по ссылке Комиссия.

Бланки можно распечатать по кнопке Печать.

См. также:

• Инвентаризация ТМЦ забалансом
• Передача в эксплуатацию спецодежды

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email