Какие документы подтвердят командировочные расходы в НУ

Налогоплательщик обратился в Минфин с просьбой разъяснить вопрос о документальном подтверждении расходов на командировки при расчете налога на прибыль (Письмо Минфина от 27.09.2019 N 03-03-06/1/74457). Чиновники не стали повторяться и сослались на одно из своих ранних писем, в котором уже изложена их позиция по этому вопросу — Письмо Минфина от 18.12.2017 N 03-03-Р3/84409.

Итак, расходы на авиаперелет командировочного сотрудника (если билет приобретен в электронной форме) для целей НУ можно подтвердить:

• маршрут-квитанцией электронного авиабилета и посадочным талоном, содержащим штамп о досмотре;
• при отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне — справкой авиаперевозчика (или его представителя), в которой есть нужная для подтверждения полета информация;
• если нет вышеуказанных документов — иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов.

В то же время в налоговом законодательстве не закреплено конкретного списка документов, которые бы являлись основанием для признания расходов при расчете налога на прибыль.

Признавая расходы в целях НУ, следует учитывать общие нормы (Письмо Минфина от 27.09.2019 N 03-03-06/1/74455):

1. Расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Расход признают обоснованным, если налогоплательщик намеревается получить экономический эффект в результате предпринимательской или иной экономической деятельности.

Документально подтвержденными расходами считаются затраты, подтвержденные документами:

• оформленными по нормам законодательства РФ;
• либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота (при осуществлении расходов в иностранном государстве);
• и (или) документами, косвенно подтверждающими расходы: приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе, таможенной декларацией и др.

2. Оправдательные документы должны быть надлежаще оформлены

Это значит, что для каждого факта хозяйственной жизни должен быть первичный учетный документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 1, 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Если же для оформления конкретных операций установлены обязательные формы документов, именно их и следует применять.

3. Кассовые чеки и БСО как оправдательные документы

Чеки и БСО должны содержать реквизиты, перечисленные в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, в том числе информацию о продавце и покупателе. При этом идентификация покупателя происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации.

Обратите внимание: при отсутствии в чеке QR-кода расходы в НУ не учитываются как не имеющие надлежащего документального подтверждения (Письмо Минфина от 14.10.2019 N 03-03-06/1/78500).

Резюмируем все вышесказанное: расходы могут быть учтены в НУ, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из этих документов четко и определенно видно, какие именно расходы произведены (Письма Минфина от 23.09.2019 N 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 N 03-01-15/63722).

См. также:

• Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения
• Как подтвердить факт перелета, если иностранная авиакомпания не проставляет штамп о досмотре?
• Как учитывать затраты на загранкомандировку — со справкой о покупке валюты и без нее

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email