Отчитываться по подоходному налогу с помощью формы 6-НДФЛ работодатели начали с 2016 года. С тех пор бланк и порядок его заполнения налоговики регулярно обновляют. Причем иногда эти обновления глобально меняют структуру и алгоритмы заполнения 6-НДФЛ.
Из статьи вы узнаете:
- на каком бланке отчитываться работодателям по форме 6-НДФЛ
- из каких элементов складывается его структура
- по каким правилам вносить сведения в расчет
- какие особенности заполнения учесть в разных ситуациях
- как облегчить заполнение 6-НДФЛ
Содержание
- Краткая справка о форме 6-НДФЛ
- Отражение больничного в 6-НДФЛ
- Переходящая зарплата в 6-НФДЛ
- Зарплату задержали: последствия для 6-НДФЛ
- Отражение зарплатного перерасчета
- Заполнение расчета при изменении реквизитов
- Вычеты в 6-НДФЛ
- Что указать в разделах 1 и 2 по отдельным КБК
- Когда строка 140 не равна строке 160
- Схема-подсказка: пособия и компенсации в 6-НДФЛ
- Разъяснения ФНС: дивиденды, взаимодействие с контролерами
- Запомните
Краткая справка о форме 6-НДФЛ
Работодатели заполняют 6-НДФЛ на таком бланке:
Общие требования, по которым заполняется расчет:
Требования к заполнению 6-НДФЛ
(Порядок заполнения расчета, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@)
- Расчет составляется нарастающим итогом: за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год
- Для заполнения используются данные из регистров налогового учета по НДФЛ
- В расчете может быть столько страниц, сколько необходимо, чтобы отразить все сведения за отчетный период. Все страницы расчета нумеруются по порядку: «001», «002», «003» и т. д.
- Строки с суммовыми значениями должны быть заполнены. Если значение суммового показателя отсутствует, проставляется «0»
- В строках, где есть ячейки для копеек, указываются суммы в рублях и копейках
- Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, для их отражения используются дополнительные страницы
- При ручном заполнении расчета используются заглавные печатные символы с применением чернил черного, фиолетового или синего цвета, которые проставляются слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. При заполнении в программе значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу
- По каждому ОКТМО заполняется отдельный расчет. Если у компании есть обособленное подразделение в другом городе, заполняются отдельно расчеты по головной компании и по обособленному подразделению
- Не допускается указывать в 6-НДФЛ отрицательные суммы (п. 9 Порядка заполнения расчета)
- Раздел 1 заполняется по каждому КБК отдельно, а раздел 2 — по каждому КБК и по каждой ставке
Далее на примерах поясним особенности оформления расчета в разных ситуациях.
Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:
Подробнее Как в 1С 8.3 ЗУП настраивается учет по обособленным подразделениям.
Отражение больничного в 6-НДФЛ
Отражение в 6-НДФЛ больничных производится по таким правилам:
Пример 1
Инженер по охране труда Пантелеев А. К. болел в ноябре. Сумма пособия за первые 3 дня болезни составила 12 750 руб. (НДФЛ — 1 658 руб.). Пособие по нетрудоспособности ему начислили и выплатили 4 декабря. Подоходный налог с «больничного» дохода Пантелеева А. К. перечислен в бюджет 28 декабря и отражен в годовом 6-НДФЛ.
Сумму налога бухгалтер отразил в разделе 1 (для упрощения примера другие суммы в расчете не показываем):
В разделе 2 отразили пособие инженера Пантелеева А. К. и соответствующую сумму налога:
Подробнее Какие настройки выполнить для корректного расчета НДФЛ в 1С 8.3 ЗУП.
Переходящая зарплата в 6-НФДЛ
С отражением зарплаты в 6-НДФЛ сложности возникают на стыках отчетных периодов: на границе календарного года или отдельных кварталов внутри года. Расскажем, какие правила учесть при заполнении расчета в таких ситуациях.
В ситуации, когда зарплата за последний месяц отчетного квартала выплачена в первый месяц следующего квартала, действуют такие правила:
Зарплату задержали: последствия для 6-НДФЛ
Задержка зарплаты всегда оборачивается для работодателя негативными последствиями: финансовыми потерями в виде штрафов и выплаты компенсаций, недовольством сотрудников, претензиями контролеров и т. д. Сложности также могут возникнуть и с отражением отдельных показателей в 6-НДФЛ.
С опоздавшей зарплатой трудностей в 6-НДФЛ возникнуть не должно: ее отражают по обычным правилам независимо от того, за какой период она начислена. К примеру, зарплата за 2024 год, выплаченная в 2025 году, отражается за соответствующие периоды 2025 года.
С компенсацией за задержку зарплаты ранее было много неясностей: у налоговиков и Минфина не получалось выработать единой позиции в вопросе о том, является ли подобная компенсация выплатой, облагаемой НДФЛ:
Сейчас все стороны пришли к единому мнению: данная выплата является НДФЛ-облагаемой, следовательно, ее необходимо отражать в 6-НДФЛ.
Подробнее Как в 1С настроить обложение НДФЛ компенсации за задержку зарплаты.
Отражение зарплатного перерасчета
При перерасчете зарплаты отражение данных в 6-НДФЛ зависит от того, не доплачена сотруднику зарплата или переплачена.
С недоплатами проблем не возникает (применяются обычные правила):
Сотруднику не доплатили зарплату
Если сотруднику не доплатили зарплату, положенная доплата отражается в 6-НДФЛ за отчетный (налоговый) период, в котором она выплачена, в общем порядке. В расчете указываются суммы дохода и исчисленного, удержанного НДФЛ с учетом доплаты, будто доход выплачен не за прошлый период, а за текущий.
Действует правило: датой фактического получения зарплаты является день ее выплаты вне зависимости от периода, за который она начислена (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 3, п. 4 ст. 226 НК РФ).
С переплатой дело обстоит сложнее. Работодателю следует сначала определить:
- есть ли законные основания для ее взыскания
- готов ли сотрудник добровольно ее вернуть
Дальнейший сценарий выглядит по-разному в зависимости от полученных ответов:
Сотруднику переплатили зарплату
Пример 2
Бухгалтер ООО «Озеленение территории» в мае 2024 года обнаружил, что переплатил сотруднику Авдееву М. П. зарплату за вторую половину февраля этого года. Завышенную выплату сотрудник получил 04.03.2024.
После обнаружения ошибки бухгалтер оформил уточненный 6-НДФЛ за 1 квартал 2024, в котором были отражены уменьшенные суммы дохода и подоходного налога (исчисленного и удержанного) — как если бы лишняя зарплата не была выплачена.
При подаче уточненного 6-НДФЛ за год (например, ошибка допущена при расчете зарплаты, выплаченной в сентябре 2023), потребуется скорректировать и показатели справки о доходах из Приложения N 1 к расчету -— по тому сотруднику, которому переплачена зарплата.
Заполнение расчета при изменении реквизитов
Компаниям и ИП после изменения ОКТМО или смене адреса необходимо действовать по такому правилу:
Пример 3
ООО «Престиж» сменило адрес и 09.09.2024 встало на учет в другой ИФНС. Бухгалтер компании отчитался в новую инспекцию по ф. 6-НДФЛ по итогам 9 мес., оформив два отчета:
По итогам года также были представлены две ф. 6-НДФЛ:
Подробнее В каком отчете 1С посмотреть разбивку по двум ИФНС после заполнения 6-НДФЛ при смене адреса.
Вычеты в 6-НДФЛ
В 6-НДФЛ налоговые вычеты отражаются в разделе 2:
Отражение в расчете вычетов не ограничивается только стр. 130, но и затрагивает некоторые другие строки. Покажем на примере.
Пример 4
Котов С. А. работает в ООО «Производственные технологии» слесарем-наладчиком. В конце марта 2024 года он принес в бухгалтерию заявление на стандартный вычет.
Бухгалтер компании:
- пересчитал НДФЛ за предыдущие месяцы
- вернул переплату Котову С. А.
- отразил возвращенный налог в 6-НДФЛ, основываясь на разъяснениях ФНС
Если излишне удержанный НДФЛ возвращен не полностью, невозвращенную сумму отразите по стр. 180 раздела 2. Если она будет возвращена в следующем году, то стр. 180 раздела 2 расчета за текущий год нужно скорректировать (Письмо ФНС от 05.06.2024 N ЗГ-2-11/8468).
Значения строк 160-166 раздела 2 уменьшать на сумму налога, подлежащего возврату в связи с предоставлением вычета, не надо.
При заполнении расчета за год сведения об имущественном, социальном и стандартном вычетах отражаются в разделе 3 справки о доходах и суммах налога физлица с указанием соответствующего кода, а также с указанием информации об уведомлениях из налогового органа, на основании которых работодатель предоставил социальные и имущественные вычеты. В Приложении к справке эти вычеты не указываются (п. 36, п. 47 Порядка заполнения формы 6-НДФЛ).
Необходимости в представлении уточненки 6-НДФЛ не возникает, если социальный или имущественный вычет предоставлен на основании уведомления от налогового органа. Например, налог удержан во втором квартале, а имущественный вычет предоставлен в июле. Уточненный расчет за второй квартал не заполняется, так как в этом квартале вычет не предоставлялся.
Что указать в разделах 1 и 2 по отдельным КБК
Поясним на примере, что отразить в 6-НДФЛ, если требуется внести в расчет данные отдельно по каждому КБК.
Пример 5
Образованная в январе 2024 года компания ООО «Голден» в первые месяцы существования не имела штатных работников. Зарплата выплачивалась только директору. За период с января по март зарплатные выплаты составили 6 240 330 руб., подоходный налог с которого удержан в первом квартале.
В 6-НДФЛ за отчетный квартал включите:
- два раздела 1:
Строка 010 «КБК»
Какие данные отражаются в разделе 1
182 1 01 02010 01 1000 110
Налог по ставке 13% с зарплаты директора за 1 квартал: с 5 млн руб.
5 000 000 руб. х 13% = 650 000 руб.
182 1 01 02080 01 1000 110
Налог с зарплаты директора за 1 квартал по повышенной ставке 15% — с суммы, превышающей 5 млн руб.
(6 240 330 руб. — 5 000 000 руб.) х 15% = 186 050 руб.
- два раздела 2:
Строка 100 «Ставка»
Строка 105 «КБК»
Какие данные отражаются в разделе 1
13%
182 1 01 02010 01 1000 110
Зарплата 5 млн руб. и налог с нее по ставке 13% (650 000 руб.)
15%
182 1 01 02080 01 1000 110
Зарплата 1 240 330 руб. и налог с этой суммы по повышенной ставке 15% (186 050 руб.)
Подробнее Какая проблема может возникнуть в 1С ЗУП со строкой 170 и как ее исправить.
Когда строка 140 не равна строке 160
НК РФ требует, чтобы работодатель при выплате работнику дохода, облагаемого НДФЛ, исчислил налог, удержал его и перечислил в бюджет. Показатели строк 140 и 160 за соответствующий период должны совпадать, если зарплата выплачена — подоходный налог исчисляется и удерживается в день выплаты дохода (ст. 223, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Перечислим случаи, когда показатели строк 140 и 160 не совпадают:
Когда строки 140 и 160 раздела 2 формы 6-НДФЛ не совпадают
Подробнее Как отразить в 1С операции вручения подарков сотрудникам.
Схема-подсказка: пособия и компенсации в 6-НДФЛ
Чтобы не превращать процедуру подготовки 6-НДФЛ в трудоемкое мероприятие и минимизировать риск допускаемых ошибок, следует опираться на законодательные правила и пользоваться разнообразными помощниками: краткими схемами, подсказками, разъяснениями чиновников.
Предлагаем один из таких помощников: схему-подсказку, которая поможет быстро сориентироваться, включать или нет в 6-НДФЛ то или иной пособие.
Для начала обозначим основное правило:
В 6-НДФЛ отражаются только облагаемые НДФЛ пособия и компенсации (Письмо ФНС от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@).
Свое решение по конкретному виду выплаты сверьте со схемой-подсказкой:
Подробнее Как в 1С настроить начисление сверхнормативных суточных при разъездном характере работы.
Разъяснения ФНС: дивиденды, взаимодействие с контролерами
Если теоретически заполнение ф. 6-НДФЛ не выглядит сложным, на практике отражение отдельных видов доходов и НДФЛ вызывает у бухгалтеров затруднение. На помощь приходят разъяснения налоговиков:
Ситуация, вопрос |
Решение |
Ссылка на письма ФНС |
Обязана ли компания пояснять налоговикам по полученному от них требованию о наличии в 6-НДФЛ расхождений по КС 3.1 (сравнение базы с отраженной в РСВ)? |
Нет. Суммы налоговой базы, учитываемой в 6-НДФЛ, могут не совпадать с данными РСВ. В связи с разным подходом к определению даты получения дохода для целей налогообложения НДФЛ и даты осуществления выплат для целей исчисления страховых взносов междокументное контрольное соотношение 3.1 отменено и показатели 6-НДФЛ и РСВ не сравниваются. Направление налоговыми органами требований по отмененному междокументному контрольному соотношению не допускается |
|
Компания в 2025 году планирует выплатить дивиденды физлицам-налоговым нерезидентам. Какой КБК указать в 6-НДФЛ по такой операции? |
В 6-НДФЛ следует указать КБК 182 1 01 02010 01 1000 110. Этот же КБК отражается в уведомлении об исчисленных суммах налогов |
Письмо ФНС от 01.03.2024 N БС-2-11/3034@
|
Запомните
- Расчет 6-НДФЛ заполняют работодатели, которые выплачивают физлицам доход по трудовым или гражданско-правовым договорам
- С отчетности за I квартал 2024 применяется форма, утвержденная Приказом ФНС от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@
- При заполнении расчета в разных ситуациях необходимо учитывать особенности, предусмотренные правилами заполнения расчета и разъяснения ФНС. Конкретные ситуации и вопросы разобраны в статье
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете