Служебная поездка

Вопрос задал Елена К.

Ответственный за ответ: Вознюк Марина (★9.82/10)

Добрый день!
В письме от 07.02.2024 № 03-04-06/10296 Минфин указал, что суточные, выплачиваемые работникам с разъездным характером работы, не связаны со служебной командировкой.
Поэтому, к ним не применяется подп. 6 п.1 ст. 223 НК РФ, где говорится о дате получения дохода при выплате денег работнику в случае командировки.
При выплате суточных разъездным работникам датой получения дохода для исчисления НДФЛ считается день выплаты денег на основании подп. 1 п. 1 ст. 223.
В итоге, НДФЛ с суммы суточных свыше норматива нужно удержать в день выплаты и заплатить в бюджет в ближайший платежный день с учетом расчетных периодов по налогу:
5 числа текущего месяца, если НДФЛ удержан за период с 23 по 31 предыдущего месяца;
25 числа текущего месяца по НДФЛ, удержанному с 01 по 22 текущего месяца.

Учитывая вышеизложенное, просим дать рекомендации по оформлению и оплате в ЗУП 3.1 (3.1.27.193) служебных поездок, а также начислению и выплате нормативных и сверхнормативных суточных.

Все комментарии (9)

  1. Здравствуйте!

    Посмотрите пожалуйста, в статье на нашем сайте рассматриваются варианты настройки компенсации за разъездной характер работы в ЗУП:

    Учет компенсации за разъездной характер работы в ЗУП 3.1

    При таких настройках компенсации за разъездной характер работы, ее отражение для учета НДФЛ соответствует указаниям Минфина.

  2. У нас служебная поездка оплачивается из оклада, а не компенсацией.

  3. Напишите пожалуйста формулу, по которой происходит расчет компенсации из оклада.

  4. Сейчас у нас дни служебных поездок никак не выделены в табеле. Оплачиваются как явка из оклада.

  5. Вы только планируете настроить компенсацию за разъездной характер работы в ЗУП?
    И Вам не подходит, тот вариант, который предлагается в статье на сайте или есть какие-то особенности?

  6. Мы планируем:
    — настроить оформление направления работника в служебную поездку, аналогично направлению в командировку с формированием соответствующего приказа;
    — настроить вид начисление для оплаты дней служебной поездки;
    — автоматизировать начисление и выплату суточных за дни служебной поездки для отражения учета НДФЛ в соответствии письмом Минфина от 07.02.2024 № 03-04-06/10296 .
    Наши работники направляются в служебные поездки как по РФ, так и в соседние государства. Суточные выплачиваются в размере, установленном приказом по каждому федеральному округу. Для целей учета НДФЛ вносятся руками, как натуральный доход. В месяц у работника может быть более 6 служебных поездок.
    В связи с этим, просим дать рекомендации по отражению в ЗУП 3.1 (3.1.27.193) служебных поездок, от оформления до выплаты суточных.

  7. Здравствуйте!

    В ЗУП не заложен типовой механизм для начисления компенсации суточных за разъездной характер работы и для отражения сотрудников имеющих разъездной характер работы.
    У нас на сайте есть семинар по законодательству, где подробно рассказывается какие особенности есть при оформлении и оплате компенсации суточных за разъездной характер работы таких сотрудников: Дистанционная и разъездная работа: особенности трудовых отношений, налоги и страховые взносы, компенсации

    Основные моменты на которые можно обратить внимание:
    — В трудовом договоре нужно отразить, что работа сотрудника имеет разъездной характер.
    — Согласно ст. 168.1 ТК РФ в локальном нормативном акте (ЛНА) организации, например в коллективном договоре устанавливается:
    1) перечень работ, профессий и должностей работников, имеющих разъездной характер работы
    2) перечень компенсаций за разъездной характер работы (отдельно от командировочных расходов)
    — Для иностранных граждан нужно соблюдать сроки разъездов, уст. приказом Минздравсоцразвития №564н от 28.07.2010
    — В отличии от командировок за период служебной поездки сотруднику с разъездным характером работы не начисляется средний заработок. Период служебной поездки считается рабочим временем за которое сотруднику положена заработная плата (т.е. оклад и др. начисления установленные действующей системой оплаты труда)
    — За период служебной поездки сотруднику положена компенсация документально подтвержденных расходов на проезд и проживание, а также компенсация суточных. При этом с 2024 года суточные (компенсации взамен суточных) при разъездной работе не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей за день работы в РФ и 2 500 рублей — за границей.

    Так как в ЗУП нет типового механизма, позволяющего отражать время служебной поездки отдельно, то:
    — если это необходимо, то можно воспользоваться рекомендациями предлагаемыми в статье: Служебная поездка – как оплатить и учесть в табеле отдельным кодом
    — или отражать время нахождения в служебной поездке как рабочее время и начислять за это время зарплату.

    При этом нужно обратить внимание, что в ЗУП можно настроить дополнительное начисление и выплату компенсации суточных при разъездном характере работы: Учет компенсации за разъездной характер работы в ЗУП 3.1
    Если размер компенсации суточных в Вашем случае будет различным и зависеть от региона служебной поездки, то можно рассмотреть вариант настройки разового начисления, как предлагается в вопросе: Суточные при разъездном характере работы.
    Если рассматривать этот вариант настройки, то вводится компенсация будет документом разовое начисление, в нем нужно будет указать количество дней компенсации и размер суточных в пределах норм или сверх норм для каждого сотрудника. Таких документов может быть несколько в одном месяце и выплачиваться компенсация по ним может в межрасчетный период.

  8. Здравствуйте!

    Поясняю, на основании приказа о направлении в служебную поездку бухгалтерия производит расчет и выдает работнику подотчет деньги на проезд, проживание и суточные. По возвращении работник представляет авансовый отчет и подтверждающие (в т.ч. проездные) документы, на основании которых происходит окончательный расчет.
    Авансовый отчет оформляется после служебной поездки, потому что до поездки отчитывается не за что.
    Мы даже не можем точно определить сумму суточных, ведь работник может заболеть и не уехать в служебную поездку, а может задержаться в ней.
    К примеру, у нас суточные в день возвращения установлены в размере: до 12.00 -700р., после 12.00 – 1000р. , в связи с тем, что обратного билета на дату выплаты денег подотчет нет, сумму суточных до начала поездки определить не возможно.
    Вы можете предложить решение по начислению и выплате суточных, которое будет соответствовать законодательству, принимая во внимание особенности направления в служебные поездки работников нашей компании?

  9. Здравствуйте!

    Для того чтобы отразить выплату компенсации суточных нужно исходить из порядка расчета с работниками по учету расходов связанных со служебными поездками именно в Вашей организации.
    Насколько я понимаю у Вас эти расходы учитываются также, как командировочные расходы:
    — с помощью авансового отчета формируются расходы.
    — выдаются суммы подотчет на служебные командировки
    — в ЗУП отражается натуральный доход со сверхнормативных суточных
    Но расходы, связанные со служебными поездками не являются расходами связанными с командировкой, хотя и должны быть подтверждены документально.

    Поэтому можно рассмотреть варианты:

    Вариант 1
    1. Выплата компенсации суточных на служебные поездки осуществляется на стороне 1С:Бухгалтерии только в пределах нормы (не облагаемая часть), как подотчетная сумма сотруднику. И при направлении в служебную поездку подотчет выдается только необлагаемая часть суточных в пределах нормы, за нее сотрудник и отчитывается по авансовому отчету после окончания поездки.
    2. По окончании служебной поездки, когда становится известно количество дней поездки издается приказ о выплате компенсации суточных сверх установленного норматива. На стороне ЗУП формируется разовое начисление на облагаемую часть компенсации суточных, удерживается НДФЛ и выплачивается компенсация суточных за минусом НДФЛ в межрасчетный период (или в зарплату если даты совпадают).

    Вариант 2
    1. Компенсации суточных на служебные поездки на стороне 1С:Бухгалтерии не оформляется как подотчетная сумма сотруднику и в авансовый отчет не включается. Расчет количества дней подлежащих оплате утверждается приказом перед началом служебной поездки. И если после окончания служебной поездки выясняется, что количество дней изменилось издается уточняющий приказ на корректировку размера компенсации суточных.
    2. На основании данных приказов в ЗУП проводится:
    — разовое начисление компенсации суточных в пределах норм и сверх норм перед поездкой
    — удержание НДФЛ
    — выплата в межрасчет.
    При изменении количества дней после окончания поездки в ЗУП оформляется разовое начисление на доплату компенсации суточных. При необходимости уменьшить сумму компенсации можно:
    — если сумма большая, то уменьшить сумму разового начисления (создать разовое начисление с минусом) и оформить возврат сотрудником задолженности для этого воспользоваться рекомендацией в статье: Возврат сотрудником задолженности
    — если сумма небольшая возврат сотрудником задолженности можно не оформлять (оформить уменьшение начисления, начисление с минусом).

    Как настроить разовое начисление можно посмотреть в вопросе: Суточные при разъездном характере работы.

    Если у Вас возникнут вопросы по настройке начисления или нужно рассмотреть другой вариант начисления и выплаты компенсации суточных на время служебной командировки, пишите, разберем интересующие моменты подробнее.

Комментарии закрыты.