Неправильный расчёт НДФЛ в начислении за первую половину месяца

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что делать в такой ситуации.

В 2023 году регулярно у некоторых сотрудников при расчёте за первую половину и в межрасчёт неправильно считается НДФЛ. Сотрудники бывают одни и те же и разные.

Базу я не вела, абсолютно всех подробностей не знаю. Я консультант, надо помочь расчётчику. Напишу то, что может относиться к делу.

Некоторые из проблемных сотрудников были нерезидентами, с 1 января стали резидентами, зарплата за декабрь 2022 года выплачена в январе, аванса в декабре не было. НДФЛ за декабрь начислен по ставке 30%, но после выплаты в январе он пересчитался на уменьшение в февральскую зарплату (по ставке 13%). Теперь в аванс программа считает НДФЛ по 30% (по сумме, а ставка правильная, 13%), затем в зарплату пересчитывается нарастающим итогом правильно. Можно было бы так и оставить, но проблемы возникают при увольнении в середине месяца — НДФЛ излишне удержан, скомпенсировать нечем. Кроме того «некрасивая» справка 2-НДФЛ и при переходе на новый квартал в 6-НДФЛ будет несоответствие.

Я по совету, который услышала на эфире, исправила вручную НДФЛ в начислениях за первую половину, стало лучше. Но в последующих месяцах снова проблемы повторяются.

Совершенно непонятно, кто из сотрудников рассчитывается неправильно. Некоторые бывшие нерезиденты считаются нормально, а некоторые нет. Сумма НДФЛ в аванс и межрасчёт может быть 30%, а может нет. В одном из последних месяцев нарастающим итогом за месяц посчитался НДФЛ у некоторых сотрудников неправильно. Плюс к этому похожая ситуация случилась у некоторых резидентов. Получившаяся сумма НДФЛ непонятна и необъяснима.

Сотрудников около 200, проверить вручную каждого трудоёмко. Бухгалтер спрашивает «кто виноват» и «что делать». Она ведёт несколько организаций и считает, что именно в этой базе где-то неправильные настройки, «не стоят нужные галочки». Может ли быть такое?

У меня желание распровести все документы с начала года и провести в правильном порядке, исправляя вручную аванс, но страшно. Кроме аванса и зарплаты много больничных, отпусков, есть увольнения.

Я слушала почти все эфиры Бухэксперт на тему НДФЛ, в некоторых случаях мне очень помогла эта информация. Но с этой базой справиться не могу, пожалуйста, помогите! С чего начать? Что проверить? Какая может быть причина? Как исправить? Как не допустить в будущем? Вот сколько вопросов, но подскажите хотя бы с чего начать.