Расходы в экспедиции для исполнителя по договору ГПХ в 1С

Вопрос задал Наталья Ч. (Москва)

Ответственный за ответ: Мария Демашева (★9.68/10)

Организуется экспедиция для съемки кинофильма, в которую направляются как сотрудники организации, так и привлеченный работник по договору ГПХ.
Данный работник направляется в экспедицию для выполнения своих услуг (работа оператора при съемке кинофильма) по договору ГПХ.
Для оплаты расходов в экспедиции (командировке) сотруднику организации выданы денежные средства в подотчет с учетом суточных из расчета 700руб. за каждый день командировки. После экспедиции будет получен авансовый отчет о затратах за время командировки, возвращены неиспользованные ден.средства, либо возмещены сотруднику, в случае перерасхода.
Работник по договору ГПХ добирается до места съемок самостоятельно, на своем личном авто, использует личное имущество (камеру) для съемок, планирует снять жилое помещение для проживания на время съемок. По договору ГПХ, заключенному между организацией и физическим лицом, предусматривается компенсация исполнителю расходов, возникающих в связи с оказанием услуг по договору.
Просьба ответить на следующие вопросы:
1) Каким документом в программе 1с.Бухгалтерия производится начисление понесенных расходов в экспедиции (сотруднику и, отдельно, работнику по договору ГПХ), а именно:
1.1. проживание в гостинице (и отдельно: найм жилого помещения у физ.лица в месте съемок в случае отсутствия возможности проживания в гостинице);
1.2. использование личного транспорта к месту съемок;
1.3. использование личного имущества для съемок;
1.4. питание в экспедиции.
1.5. Отдельно, просьба пояснить отражение в программе суточных сотруднику и по работнику ГПХ (каким документом, как их начислять и выплачивать, и нужно ли?)
Какие подтверждающие док. должны быть приложены.

2) Просьба дать разъяснения с каких позиций должны быть начислены страховые взносы, удержан НДФЛ, в какие декларации (РСВ, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и проч.) должны попасть эти начисления.
Просьба дать расклад (и проводки) отдельно по сотруднику, и отдельно, по работнику ГПХ.

Программа 1с.Бухгалтерия.
Вопрос срочный. Очень ждем ответ.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Все комментарии (16)

  1. Здравствуйте!

    Обращаю ваше внимание, что мы не аудиторы. И не вправе давать разъяснения и рекомендации по методологии учета и налоговому законодательству. Наша задача – показать, как применять возможности программы 1С для ведения учета. Вы можете учесть мое мнение по данному вопросу.

    В одной ветке мы обсуждаем один вопрос.
    Это связано с тем, что они размещаются в разных рубриках для доступа всех пользователей к этой базе знаний. Вопросы интересные и многим пригодятся.
    Здесь обсудим тему по ГПХ.
    Аналогичный вопрос по сотруднику организации, задайте, пожалуйста, отдельно здесь
    Личный кабинет
    Спасибо за понимание!

    Начнем с законодательства: если заключен договор ГПХ, то командировки быть не может.
    Командировка только для штатных работников в т.ч. совместителей.
    Основание —  ст.166, ч.2 ст.287, ч.8 ст.11 ТК РФ, п.2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749. Можно посмотреть и Письмо Минфина от 19.12.2006 N 03-03-04/1/844.

  2. При этом, если надо компенсировать какие-то суммы исполнителю по ГПХ, то все это можно прописать в договоре. Но речь не должна идти про командировку и про суточные.
    Т.е. вся сумма расходов исполнителя по договору ГПХ будет входить в его вознаграждение.
    Основание — ст. 421, 783, п. 2 ст. 709 ГК РФ.
    Дальше вопросы про отражение затрат по командировке по ГПХ уже снимается т.к. командировки у нас нет.

  3. Все расчеты по экспедиции с исполнителем по ГПХ в 1С отражаем следующим образом в зависимости есть аванс или нет аванса
    Расчеты по договору ГПХ
    Расчеты по договору ГПХ с авансом
    По налогообложению все, как в статьях по ссылкам выше.

  4. Что проверить по тексту договора в части страховых взносов.
    Их не надо начислять, если компенсация расходов не включена в сумму вознаграждения по ГПХ.
    И есть документальное подтверждение на эти расходы.
    Основание — п.1 ст.420, пп.2 п.3 ст. 422 НК РФ, п.1 ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.
    Но это конечно рискованная позиция.
    Безопаснее всю сумму включить в вознаграждение.
    По авторскому вознаграждению есть свои особенности и надо отдельно еще проработать нормативку, смотря какой договор заключен.

  5. По договору ГПХ, заключенному между организацией и физическим лицом, предусматривается компенсация исполнителю расходов, возникающих в связи с оказанием услуг по договору.
    Сегодня на семинаре Климовой М.А. было озвучено, что с таких компенсаций должен быть удержан НДФЛ. (или я не правильно поняла?).
    Можно подробнее об этом.
    У нас встречаются две ситуации с работником ГПХ, отправляемым в экспедицию:
    1) Организация изначально оплачивает ему эл.билеты, проживание, выделяет деньги на питание в экспедиции. Если во время экспедиции еще возникают доп.расходы, то в последствии они компенсируются.
    2) после экспедиции работник по ГПХ предоставляет чеки на понесенные расходы, связанные с экспедицией, а мы ему их компенсируем. (именно это предусмотрено договором.). А вот про то, что с такой компенсации нужно еще НДФЛ удержать — мы не знали.
    Как правильно, подскажите пжл.?
    А сейчас планируется третий вариант экспедиции, в которую работник ГПХ едет на своем автомобиле, со своей техникой и планируется проживание в частном секторе. (т.е. как таковых расходов «с чеками» не будет). Какик док. он должен нам предоставить, чтобы мы смогли компенсировать ему эти расходы, и как оформить в 1с?
    Бухгалтер дружественной компании в этом секторе (съемки фильмов) утверждают, что расходы в экспедициях всегда компенсируются отдельно, как доп. расход. (т.е. не входят в оговоренную сумму самого договора ГПХ, т.к. на момент заключения договора, они неизвестны).
    Прошу вашего мнения, как быть.

    1. По страховым взносам комментарий выше.

      По НДФЛ теперь.
      Налог надо удерживать, если это просто физ лицо.
      Не удерживаем, если ГПХ с ИП или исполнителем на НПД.
      Можно посмотреть Письма Минфина от 02.02.2018 N 03-04-06/6138, от 19.12.2018 N 03-04-06/92687.
      Есть редкие ситуации, когда НДФЛ нет, но мне кажется, что это не ваш случай. Например, как здесь — Письмо ФНС от 03.09.2012 N ОА-4-13/14633.

  6. По отражению алгоритм общий, как выше обсудили.
    Можно просто двумя документами отразить, а не одним ГПХ.
    Например, ГПХ №1 — это основной. Приложение №1 к ГПХ №1 — это уже возмещение затрат.
    Если это удобнее и по времени отличается.

    По документам — можно все прописать в договоре, что при проживании в частном секторе предоставляется то и то. Опять же частный сектор тоже должен свои доходы декларировать и документы давать жильцам при необходимости. Может имеет смысл выбрать именно такого арендодателя.
    Бывают ситуации, когда документы утеряны и даже сотрудники пишут заявления, что просьба компенсировать сумму такую-то документов нет. Или например, чаевые заплатили. Там тоже документов нет, но компенсируем, по служебной записке.
    Здесь такой же принцип бы применила.

  7. Здесь еще позитивный момент.
    При этом если расходы понесены самим налогоплательщиком, то такой налогоплательщик, в соответствии с п. 2 ст. 221 НК РФ, имеет право на получение профессионального налогового вычета по НДФЛ в сумме фактически произведенных им и документально подтвержденных расходов.

  8. «Бывают ситуации, когда документы утеряны и даже сотрудники пишут заявления, что просьба компенсировать сумму такую-то документов нет. Или например, чаевые заплатили. Там тоже документов нет, но компенсируем, по служебной записке.»,
    т.е. в этом случае просто компенсируем расходы, или все-таки должны начислить и страховые взносы (если сотрудник) и ндфл удержать? Если просто работник по дог,ГПХ, то только удержать при перечислении НДФЛ?

    у нас, в основном, заключаются договора ГПХ просто с физ.лицами, приглашенными на съемки (это могут быть и оператор, и Актер) (может у кого-то и есть ИП, но не все сознаются). Тогда, получается, что при компенсации доп.расходов, даже если это прописано в договоре ГПХ отдельно, мы обязаны с таких компенсаций удерживать НДФЛ (при перечислении им возмещения). Правильно разобралась?

    1. Если документов нет с подписью и печатью, то вам документ заменит служебная записка.
      Это тоже документ.
      И не начислять страховые взносы, не удерживать НДФЛ не вижу основания в этом случае. Т.е. все будет и СВ, и НДФЛ.
      Чтобы таких проблем не было, то с физ лицами в ГПХ имеет смысл прописать, что все расходы должны быть документально подтверждены.
      И прямо перечислить, какие документы ждете — договор аренды, например. Чеки, акты, БСО и т.д.
      Это и для них лучше, они могут проф вычет получить по этим тратам, где это применимо (п. 2 ст. 221 НК РФ).

      1. «И не начислять страховые взносы, не удерживать НДФЛ не вижу основания в этом случае. Т.е. все будет и СВ, и НДФЛ» — не разобралась. Все-таки начисляем на эти суммы страх.взносы и ндфл, т.е. будет и РСВ и НДФЛ (6-НДФЛ, 2-НДФЛ), так?

        1. В моем понимании — все, как по вознаграждению по ГПХ.
          Это оптимальный вариант и без риска.

          Вариант по страховым выше дала. Когда их может не быть. Посмотрите нормативку, пожалуйста, и письма.
          Если вам это подходит, то значит без СВ.
          Не видя документов и не знаю ситуацию досконально, можно какие-то нюансы пропустить.
          Поэтому сразу все варианты перечисляю возможные и уже проанализировать уже, что у вас по факту и по первичке.
          Если остаются сомнения именно по законодательству, то здесь надо еще мнение аудитора подключить.

  9. по сотрудникам — задала вопрос отдельно в личном кабинете, но здесь вы расписали про неподтвержденные расходы, без чеков… Поэтому в все вместе немного получается.

    1. По сотрудникам, да. Все вижу. Спасибо!

  10. Подскажите пжл,, а можно ли при направлении в экспедицию работнику по дог.ГПХ выдать деньги в под отчет. Получается, что организация выдает ему денежные средства для оплаты расходов, связанных с экспедицией, (т.е. изначально признаем, что это расходы за наш счет). Работник ГПХ потом предоставляет отчет о потраченных ден.средствах и в случае перерасхода, мы ему компенсируем понесенные затраты. В этом случае, как быть со страховыми взносами и НДФЛ, они же НЕ начисляются?
    Получается, что расходы были оплачены не самим Работником ГПХ, а наоборот, за счет организации…
    Как вы считаете, такой вариант можно применять? Он ведь может и один направляться в экспедицию. Там могут возникнуть непредвиденные расходы… и часто…

    1. Если есть ГПХ и он связан с ведением нашей деятельности, то деньги можем выдавать из кассы под отчет.
      Основание — п.5, 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, ст.15, 16, 20 ТК РФ, ст.420 ГК РФ, Письмо ЦБ от 02.10.1994 N 29-Р-Р-6/7859.
      В договоре обязательно прописать, что исполнитель должен документально отчитаться по этим денежным средствам и сдать первичные документы после исполнения задания по ГПХ.
      Т.е. с кассой — ок.

      В моем понимании, любые расходы и компенсация в т.ч. — это НДФЛ и это СВ. Другие варианты возможны, но надо смотреть первичку и оценивать риски.
      И средства, которые выдали мне видятся, как аванс под этот договор.
      Но если смотреть письмо выше N ОА-4-13/14633, то там так
      «если оплата услуг физическому лицу, в том числе проживания в гостинице и проезда, производится в интересах пригласившей/направившей его организации, оплата таких услуг не приводит к образованию дохода в натуральной форме, подлежащего налогообложению».
      Есть более позднее Письмо Минфина от 23.06.2017 N 03-04-06/39766. А там
      «…оплата организацией за физических лиц, являющихся исполнителями по гражданско-правовым договорам, проживания в месте выполнения работ (оказания услуг) признается доходом налогоплательщиков, полученным в натуральной форме.
      С учетом п.1 ст.211 Кодекса суммы такой оплаты, производимой организацией, включаются в налоговую базу указанных физических лиц.»
      Опять же, это все ответы на конкретные вопросы.
      У вас получается, что такая ситуация постоянно. Можно вопрос задать в Минфин и получить свой персональный ответ.
      Если еще поделитесь потом, что ответили, будет отлично.

Комментарии закрыты