Свертка информационной базы 1С — это обработка документов и регистров, позволяющая сформировать документы ввода остатков на определенную дату, удалив при этом все неиспользуемые документы до даты свертки включительно.
Содержание
Свертка базы 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
В чем плюсы этой процедуры…
Во первых, уменьшение объема информационной базы, соответственно программа 1С будет работать быстрее и меньше времени будет уходить на ее обновление и резервное копирование.
Ну и еще одним плюсом, является то, что мы можем после данной процедуры подчистить нашу базу. Ведь в процессе работы, при накоплении большого объема документов могут быть какие то недочеты в остатках по счетам, например, самое распространенное — расхождения по договорам контрагентов, когда в документах по одному контрагенту ошибочно подбирают разные договора.
Или в том случае, когда пользователь только начал работу с программой 1С и не до конца разобравшись допустил много ошибок, исправить вручную которые проблематично, или освоил ввод не всех документов. В этом случае, после свертки 1С можно подкорректировать остатки и уже с нового года продолжить работать в новой базе с имеющимися остатками.
Обработка Свертка информационной базы
Обработка Свертка информационной базы в 1С находится в разделе меню Администрирование — Сервис.
Получите понятные самоучители 2024 по 1С бесплатно:
Данный процесс не обратимый. Поэтому на первом же этапе свертки предлагается создать резервную копию 1С, указав для нее каталог.
На наш взгляд, более удобным вариантом является создание копии информационной базы на диске и добавление ее в список информационных баз 1С, задав другое название, например, Бухгалтерия 2017, Бухгалтерия 2018. В этом случае у пользователя есть возможность зайти и в старую базу (чтобы что-то посмотреть или распечатать документы), и работать с новой базой после ее свертки.
Следующим шагом указываем на какую дату сформировать остатки. Здесь же можем установить дату запрета изменения данных, но в нашем примере мы эту галочку ставить не будем, чтобы после завершения процесса свертки при необходимости можно было подредактировать сформированные документы с остатками.
Если в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 учет ведется по нескольким организациям, то можно будет выбрать, по каким необходимо производить свертку или же выполнить свертку по всем. В нашем примере сворачивается 1С: Бухгалтерия предприятия (базовая), учет ведется по одной организации, поэтому их выбора мы не видим.
Далее следуем шагам помощника.
Пройдясь по вкладкам, можно настроить какие регистры будем сворачивать, а какие не надо. В нашем примере мы оставим все настройки по умолчанию.
Далее программа 1С 8.3 формирует документы Ввод остатков по регистрам, в которых отдельно отражаются свернутые остатки по счетам и другие данные.
На следующем этапе формируется оборотно-сальдовая ведомость для проверки данных, где отражаются данные до свертки и после свертки. И тут мы видим, что с данными нам впоследствии придется поработать.
Следующим шагом программа предупреждает о необратимости процесса и после нажатия кнопки Далее и подтверждения наших действий происходит процесс свертки информационной базы 1С 8.3.
В процессе свертки программа устанавливает пометку на удаление на старые документы до даты свертки и формирует документы с остатками по счетам и данными регистров.
Удаление свернутых документов и корректировка данных после свертки
После окончании свертки в 1С, сделаем удаление помеченных объектов (Администрирование — Удаление помеченных объектов).
И далее можно проверить и подкорректировать полученные документы, которые находятся в Журнале операций в разделе меню Операции — Бухгалтерский учет.
Документы, сформированные сверткой, сохраняются в информационной базе 1С датой 31 декабря, время 23.59.59, т.е. концом года предшествующего тому, который мы указали при свертке.
Открыв операции, видим сформированные бухгалтерские проводки, аналогичные вводу остатков, в корреспонденции с вспомогательным нулевым счетом.
Их можно просмотреть, и если встречаются расхождения красным/черным, +/-, то их можно удалить, если это не затронет итоговых данных. В примере видно, что расхождение возникло вследствие не заполнения субконто в каких-то операциях, а в других документах оно было заполнено. Программа 1С 8.3 сворачивает бухгалтерские итоги как есть, поэтому в остатках по регистрам бухгалтерии можем увидеть эти отклонения.
Если по каким то счетам вышли остатки, а их быть не должно, то документы по ним можно удалить и откорректировать остатки по счетам. После этого проверить остатки, сформировав Оборотно-сальдовую ведомость в разделе меню Отчеты — Стандартные отчеты, на 1 января текущего года.
Если давно ведете учет в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0, то таких серьезных отклонений быть не должно. Это может быть лишь на этапе начала работы с программой.
Проверяем наши данные по счетам на начало года. Так же как при вводе остатков, основной показатель правильности данных — это отсутствие отклонения по счету 0 0 — вспомогательному. Если в оборотно-сальдовой ведомости есть остаток по счету нулевому — внимательней смотреть данные по остальным счетам.
Свертка базы 1С 8.3 выполнена. В других программах 1С она практически не отличается от описанного выше. Но есть программы, в которых свертка делается с помощью внешней обработки, например, 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 1.0.
См. также:
Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете