Займ сотруднику в 1С 8.3 ЗУП

В данной статье мы рассмотрим, что необходимо настроить в программе, чтобы зарегистрировать займ сотруднику в 1С 8.3 ЗУП и как может быть произведена выдача займа сотруднику в ЗУП 3.1.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе «ЗУП 3.1 кадровый и зарплатный учет от А до Я»

Подключение учета займов

Использование механизма учета займов в 1С ЗУП 8.3 подключается в настройках расчета зарплаты через флажок Выдаются займы сотрудникам (Настройка – Расчет зарплаты).

После установки флажка становится доступен журнал документов Займы сотрудникам (Зарплата – См. также) со следующими документами:

• Договор займа сотруднику;
• Выдача займа сотрудникам;
• Изменение условий договора займа сотруднику;
• Погашение займа сотруднику.

Также в документе Начисление зарплаты и взносов появится вкладка Займы.

Регистрация договора займа

Документом Договор займа сотруднику в программе регистрируются все условия выдачи займа. В нем определяются:

• Условия выдачи займа – сумма, способ выдачи (единовременно или частями), срок (в месяцах), процентная ставка.
• Условия погашения займа – варианты погашения займа: единовременно в конце срока или ежемесячными платежами. При ежемесячных платежах также есть 4 варианта расчета этих платежей (дифференцированные платежи, аннуитетные платежи, только проценты (заем в конце срока), только заем (проценты в конце срока)).
• По умолчанию установлен флажок Материальная выгода облагается НДФЛ (его можно снять, например, если заем выдается для покупки или строительства жилья или у налогоплательщика есть право на имущественный вычет). Материальная выгода возникает, если процент по займу меньше 2/3 ставки рефинансирования (ключевой ставки) ЦБ РФ.
• Возможна регистрация предоставления отсрочки, т.е. с какого месяца начинать удержания по займу, а также возможно указать ограничение суммы платежа.
• Также можно ввести сведения о ранее погашенных суммах по этому займу (актуально, если на момент начала ведения учета в ЗУП 3.1, в организации есть действующие займы).

Подробно о вводе сведений о непогашенных займах

Регистрация выдачи займа

Синхронизация с 1С Бухгалтерией 3 НЕ настроена

Если в 1С ЗУП 3.1 на момент ввода договора займа не настроена синхронизация с бухгалтерской программой, то в документе Договор займа сотруднику появляется флажок Заем по договору выдан полностью и поля для указания даты выдачи и формы расчета.

После установки этого флажка, указания даты и проведения документа, будет считаться, что заем выдан (ввод документа Выдача займа сотруднику не требуется). И со дня выдачи будет выполняться расчет суммы погашения основного долга, а со следующего дня после выдачи — расчет процента и мат. выгоды в документе Начисление зарплаты и взносов и/или Погашение займа сотруднику.

Синхронизация с 1С Бухгалтерией 3 настроена

Если синхронизация ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3 настроена, то флажок Заем по договору выдан полностью в документе не появится. Для регистрации факта выдачи займа необходим документ Выдача займа сотруднику. Его можно создать вручную на основании документа Договор займа сотруднику.

Однако, необходимо учитывать, что если в программе 1С Бухгалтерия 3 вводился факт выдачи займа через документ Выдача наличных или Списание с расчетного счета вид операции Выдача займа работнику и синхронизация настроена с детализацией по сотрудникам, то после синхронизации на основании этих документов в ЗУП 3.1 будут созданы соответствующие документы Выдача займа сотруднику.

Поэтому рекомендуемая схема работы следующая:

1. В ЗУП 3.1 ввести Договор займа сотруднику, а в Бухгалтерии 3 Выдачу наличных или Списание с расчетного счета вид операции Выдача займа работнику;
2. Выполнить синхронизацию;
3. В созданных после синхронизации документах Выдача займа работнику (они загружаются непроведенными) указать ссылку на договор займа и провести.

Выдача займа несколькими траншами

Если выдача займа выполняется не одним платежом, а несколькими, то в документе Договор займа сотруднику устанавливается флажок Несколькими траншами и в появившейся табличной части (верхней) указывается помесячная схема выдачи займа. Параллельно в нижней таблице автоматически рассчитывается размер погашения.

В этом случае независимо от того настроена синхронизация или нет, требуется документ Выдача займа сотруднику (он может быть создан вручную или передан в ЗУП 3.1 из Бухгалтерии 3 при синхронизации, как в рассмотренном выше случае).

Расчет удержаний по займам в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Расчет удержаний займа (по основному долгу, процентам, а также мат. выгода и НДФЛ с неё) происходит в документе Начисление зарплаты и взносов на вкладке Займы. Рассмотрим на примере, как эти показатели рассчитываются в программе.

Сотруднику Акопяну Р.Г. 10.12.2019 выдан займ в размере 100 000 руб. на 10 месяцев под 2% годовых. Погашение займа будет выполняться ежемесячно при окончательном расчете зарплаты дифференцированными платежами (основной долг, проценты и ндфл с мат. выгоды).

В документе Начисление зарплаты и взносов за декабрь произойдет расчет удержания по займу этого сотрудника за декабрь.

Расчет происходит следующим образом.

Сумма удержания по основному долгу:

• 100 000 (начальная сумма займа) / 10 (месяцев) / 31 (календарных дней в декабре) * 22 (календарных дней с даты выдачи займа, включая день выдачи) = 7 096,77 руб.

По процентам:

• 100 000 (остаток займа на дату расчета) * 2% / 365 (календарных дней в году расчета) * 21 день (календарных дней со следующего после выдачи займа дня) = 115,07 руб.

Расчет материальной выгоды:

• 100 000 (остаток займа на дату расчета) * (2/3 * 6,25% (ставка рефинансирования на последний день месяца) – 2% (ставка займа)) / 365 (календарных дней в году расчета) * 21 (календарных дней со следующего после выдачи займа дня) = 124,66 руб.

Регистрация погашения займа сотрудником в середине месяца

Сотрудник может погасить часть займа путем внесения суммы в кассу или на расчетный счет организации. Для регистрации этого факта в ЗУП 3.1 используется документ Погашение займа сотруднику.

Если между программой ЗУП 3.1 и Бухгалтерия 3.0 настроена и выполняется синхронизация, то сведения о погашении займа будут переносится в ЗУП 3.1 из документов Поступление наличных и/или Поступление на расчетный счет, в которых выбран вид операции Возврат займа работником.

При этом в ЗУП 3.1 создаются и записываются (не проводятся) документы Погашение займа сотруднику. В нем необходимо выбрать договор займа, по которому происходит погашение займа, и провести.

При проведении этого документа происходит погашение основного долга, а также происходит расчет накопленного процента за период с даты последнего погашения (которое могло происходить либо в Начислении зарплаты и взносов, либо в другом документе Погашение займа сотруднику) до даты текущего погашения.

Кроме того, на дату погашения рассчитывается мат. выгода также за период с даты последнего погашения до даты текущего погашения.

Рассмотрим на ранее используемом примере, как это происходит.

К началу Января 2020 у сотрудника Акопяна остался основной долг по займу в размере:

• 100 000 (выданная сумма займа) — 7 096,77 (погашено в декабре) = 92 903,23 руб.

20.­01.2020 сотрудник погашает 25 000 руб. займа.

Рассчитаем какие проценты были начислены сотруднику за период с 01.01.2020 по 20.­01.2020 за пользование оставшимся долгом 92 903,23 руб.:

• 92 903,23 (остаток займа на дату расчета) * 2% / 366 (календарных дней в году расчета) * 20 (календарных дней с даты последнего погашения) = 101,53 руб.

В документе Погашение займа после его проведения показывается эта сумма по процентам, а также сумма основного долга.

В текущих релизах ЗУП 3.1 общая сумма задолженности, отражаемая в документе Погашение займа сотруднику, некорректна, она отлична от показываемых здесь же сумм ее расшифровки. При этом выводимые суммы расшифровки правильны.

Также документ выполняет расчет материальной выгоды и регистрирует исчисление НДФЛ с этой материальной выгоды. Ее можно увидеть в отчете Движения документа (команда Еще – Движения документа в документе Погашение займа сотруднику) по регистру Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Либо в отчет Расчетный листок, если сформировать его до окончательного расчета по сотруднику в конце месяца (до документа Начисление зарплаты и взносов).

Мат. выгода рассчитывается следующим образом:

• 92 903,23 (остаток займа на дату расчета) * (2/3 * 6,25% (ставка рефинансирования на последний день месяца) – 2% (ставка займа)) / 366 (календарных дней в году расчета) * 20 (календарных дней с даты последнего погашения) = 109,99 руб.

Далее при расчете сотрудника в документе Начисление зарплаты и взносов за январь 2020 г. произойдет плановое погашение основного долга, а также расчет процентов по займу за период с даты последнего погашения до даты конца месяца (в данном примере с 21.01.2020 по 31.01.2020) – это колонка Начислено %. А в колонке Погашено % будет показываться общее количество процентов за месяц, с учетом того процента, который рассчитался в документе Погашение займа сотруднику.

Рассмотрим расчет колонки Начислено %:

• 67 903,23 (остаток займа на дату расчета) * 2% / 366 (календарных дней в году расчета) * 11 (календарных дней с даты последнего погашения) = 40,82 руб.

Колонка Погашено %:

• 40,82 (проценты, рассчитанные в документе Начисление зарплаты и взносов) + 101,53 (проценты, рассчитанные в документе Погашение займа сотруднику) = 142,35 руб.

Что касается материальный выгоды, то она также будет рассчитываться за период с даты последнего погашения (с 20.­01.2020):

• 67 903,23 (остаток займа на дату расчета) * (2/3 * 6,25% (ставка рефинансирования на последний день месяца) – 2% (ставка займа)) / 366 (календарных дней в году расчета) * 11 (календарных дней с даты последнего погашения) = 44,22 руб.

Отдельно необходимо отметить, что при расчете материальной выгоды используется ставка рефинансирования, установленная на последний день месяца. Т.е. даже если ставка рефинансирования изменилась 16.12.2019, а погашение займа происходит 13.12.19, всё равно должна использоваться та ставка, которая действует на конец месяца — 31.12.19.

Однако, в текущих релизах ЗУП 3.1 присутствует ошибка. При регистрации погашения займа используется ставка рефинансирования, действующая на дату погашения, а не на последний день месяца.

Подробнее об этом в материале: Неверно определяется материальная выгода, если в месяце было погашение займа и изменение ключевой ставки ЦБ РФ

Использование документа «Изменение условий договора займа сотруднику»

Если происходит изменение условий уже выданного займа, то этот факт регистрируется документом Изменение условий договора займа сотруднику. Он может быть введен на основании Договора займа сотруднику.

В созданном документе можно поправить срок, на который выдается займ, ставку и предоставить отсрочку. Начиная с даты этого документа, все удержания по займу будут рассчитываться по новым условиям.

Отчеты по займам

В ЗУП 3.1 есть ряд отчетов по займам. Во-первых, это отчеты, которые формируются непосредственно из документа Договор займа сотруднику:

• Договор займа;
• График погашения займа – в отчете не учитываются погашения, произведенные вне графика и изменения условий займа. Формируется график только на основании данных из первоначального договора;
• Отчет о погашении займа – учитываются все произведенные погашения (и по графику документом Начисление зарплаты и взносов, а также вне графика документом Погашение займа сотруднику);
• Карточка учета договора займа – вывод начальные условия по договору, график погашения (с учетом только начальных условий, а также сведения обо всех погашениях;

Во-вторых, это отчеты, формируемые из документа Изменение условий договора займа сотруднику:

• Дополнительное соглашение к договору займа;
• График погашения займа и Карточка учета договора займа – учитывает состоявшиеся погашения и изменившиеся условия по займу;

В-третьих, это отчет Займы сотрудникам, который доступен в списке зарплатных отчетов (Зарплата – Отчеты по зарплате). Этим отчетом можно просмотреть все погашения, начисленные и погашенные проценты, а также остаток по займам (помесячно).

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

См. также:

• Настройка проводок для удержаний в 1С ЗУП 3.1
• Лайфхаки по расчету зарплаты (из записи эфира от 28 февраля 2019 г.)
• Не заполняется ведомость на выплату аванса (пять причин)

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Настройка проводок для удержаний в 1С ЗУП 3.1
• Как оформить займ сотруднику, чтобы он не удерживался из заработной платы, а сотрудник сам вносил платежи в кассу?
• Как обновить законодательные значения в ЗУП 3 вручную?

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email