Добрый день!
Подскажите пожалуйста, какой предусмотрен либо будет организован способ электронной архивации документов, которые будут уничтожаться из ЗУП, для того, чтобы можно было к этим данным иметь электронный доступ в случае обращения уволенного сотрудника за какой-либо справкой, выпиской и т.п.
Все комментарии (4)
Добавить комментарий
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Добрый день!
Вопрос в работе
Добрый день!
Обсудили ваш вопрос с коллегами. На практике орагнизации делают копии баз, которые хранят на случай обращения за справками ( в них не удаляют данные).
Под архивом имелся в ввиду не только бумажный архив, но и электронный. Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»
Способ архивации из ЗУП для передачи в архив согласно правилам хранения нам не известен. У 1с есть 1с архив, но честно говоря не сталкивались можно ли там выгружать и хранить какие то данные из ЗУП.
Сведения о трудовой деятельности сотрудника хранятся не менее 50 лет. Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» .
Как я понимаю, из ЗУП мы их можем удалить, но должны хранить в архиве.
По истечении какого срока их надо передать в архив — не понятно. Мы считаем, что этот вопрос сама организация в своем ЛНА определяет.
Правильно ли я понимаю, мы смело может создавать акты и уничтожать перс данные и с периодичностью раз в год делать полный бэкап базы и хранить где-нибудь эти копии, грубо говоря копия ЗУП 2024, копия ЗУП 2025 и так далее. Перед первым удалением перс данных сделать копию.
А вообще в статье
Уничтожение персональных данных сотрудников (ЗУП 3.1.23.812 / 3.1.27.23)
у вас есть такой текст
«Даже после отзыва данных работником работодатель может продолжать обработку его персданных, содержащихся в первичных учетных документах, если они используются для исполнения обязанностей, установленных законом. Например, для подготовки и сдачи отчетности или при хранении документов в архиве.»
То есть, если пришли с проверкой к нам уничтожаем ли мы перс данные, мы можем смело сказать, что «для подготовки и сдачи отчетности НЕ БУДЕМ НИЧЕГО УНИЧТОЖАТЬ»
Михаил, обсудили еще раз ваш интересный вопрос.
Пришли к выводу, что все таки некорректно советовать делать копии, так как получается здесь удалили, здесь храним.
Мы храним первичные документы: приказы, ТД, данные сданной отчетности, но сами перс данные удаляем. То есть если сотрудник обратится за какой то справкой, мы ее сможем составить из данных по отчетности.
Вопрос интересный и сложный, внесем дополнения в публикацию по нему.
Полагаем, хранить «отработанные» персональные данные нужно не в базе ЗУП, а в архиве – либо в собственном структурном документе, либо в специализированной организации согласно правилам по Приказу Росархива от 31.07.2023 N 77.
В какой момент персональные данные нужно удалять из базы и передавать в архив?На наш взгляд, для обычных коммерческих организаций сроки необходимо прописать в ЛНА. При подготовке ЛНА можно ориентироваться на сроки из Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (Приказ Росархива от 22.05.2019 N 71). В правилах сказано: «7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве».