Беспроцентный займ сотруднику

Добрый день. Вся актуальная информация по регистрации и выдаче займов в 1С:ЗУП подробно описана здесь Учет займов в ЗУП 3.1 от А до Я
При заполнении договора нужно указать ставку 0%. Настройка ежемесячного удержания равными долями задается непосредственно в документе «Договор займа сотруднику» в разделе «Погашение займа». Для этого нужно выбрать способ погашения «В течение срока (ежемесячными платежами)», а в поле «Ежемесячные платежи» указать вид платежей — например, «Дифференцированные» (постоянная доля основного долга плюс проценты). Программа автоматически рассчитает сумму ежемесячного платежа и будет удерживать её при начислении зарплаты.
Удержание займа производится при окончательном расчете за месяц / вкладка «Займы». Досрочное погашение оформляется отдельным документом «Погашение займа сотруднику» на нужную сумму. Если ввести досрочное погашение, ежемесячное удержание все равно произойдет в документе Начисление зарплаты и взносов.
Что касается механизма отражения. Данные из ЗУП передаются в Бухгалтерию через синхронизацию. Ключевой документ для передачи — «Отражение зарплаты в бухучете». В этом документе на вкладке «Удержанная зарплата» формируется проводка:

Дт 70 Кт 73.01 — погашение основного долга по займу .

В бухгалтерской программе при синхронизации с ЗУП автоматически создаются проводки:

Дт 70 Кт 73.01 — удержана сумма в счет погашения основного долга по займу.
Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ с материальной выгоды (если он был исчислен).

Если что-то будет непонятно или потребуется уточнение, напишите, пожалуйста.

png tabl

Создавать документ «Выдача займа сотруднику» в ЗУП можно. Этот документ позволяет зафиксировать сумму, проценты и график погашения, но он не формирует платежное поручение. Поэтому для перечисления денег сотруднику все равно потребуется создавать платежное поручение в 1С:Бухгалтерии, что добавляет лишние операции и увеличивает риск расхождений между программами.

Если же оформить выдачу займа сразу в Бухгалтерии, то после синхронизации этот документ автоматически появится в ЗУП. Такой подход проще и надёжнее.

Оба варианта возможны, но оформление в Бухгалтерии — более удобный и безопасный способ.

К сожалению, для займов в ЗУП типовой механизм рассчитан на удержание при окончательном расчете зарплаты за месяц. Если требуется удерживать сумму займа дважды в месяц (например, 20-го числа при выплате аванса/межрасчета и 5-го числа при выплате зарплаты), то используется алгоритм с так называемым «техническим» удержанием, который и показан в эфире. Там подробно описан порядок действий и здесь важно просто следовать пошаговому алгоритму, который описан в примере.
Что касается НДФЛ с материальной выгоды:
— в документе «Погашение займа сотруднику» программа рассчитывает автоматически и материальную выгоду, и НДФЛ с нее на дату аванса\межрасчета.
— при последующем начислении зарплаты материальная выгода и НДФЛ пересчитываются также автоматически и уже с учетом произведенного погашения в аванс/межрасчет.
Материальная выгода не зависит от количества удержаний в течение месяца. Она определяется исходя из остатка задолженности по займу на дату расчета, а удержание НДФЛ производится при ближайшей выплате сотруднику по общим правилам.

Материальная выгода не зависит от удержаний в середине месяца, то есть количество удержаний займа в течение месяца никак не влияет на расчет материальной выгоды, потому что она всегда считается на остаток долга. Но тут нужно еще всегда учитывать, что ключевая ставка ЦБ может измениться в середине месяца, и если это произойдет, расчет материальной выгоды в документе «Погашение займа» на дату аванса окажется неверным.
Могут возникнуть и сложности с расчетом ндфл. Если удерживать займ дважды в аванс и в зарплату, то удержание НДФЛ с материальной выгоды производится при ближайшей выплате сотруднику — обычно это зарплата. Но если у сотрудника в месяце будут отсутствия и в заработную плату, например, не будет выплаты (или она будет меньше суммы налога), то налог с материальной выгоды не сможет удержаться и останется долг за сотрудником. Чтобы этого избежать, нужно будет вносить правки руками в документы. Одна из таких ошибок разобрана в статье Ошибка в ЗУП 3.1 – в межрасчет и при выплате аванса не учитывается НДФЛ с мат. выгоды
Схема с двумя удержаниями требует постоянного контроля. Каждый месяц нужно проверять, не было ли отсутствий, не изменилась ли ставка и для исправления использовать ручные корректировки, что в дальнейшем может привести к расхождениям в учете, которые потом будет сложно отследить.
Я бы все-таки рекомендовала удерживать заём один раз — при окончательном расчете зарплаты. А досрочные погашения оформлять отдельно, без привязки к авансу/межрасчету. Это проще, безопаснее и требует меньше внимания с вашей стороны.

Для начала предлагаю проверить следующее:
Вид операции в платежном поручении. В 1С:Бухгалтерии при создании платежного поручения должен быть выбран вид операции «Выдача займа работнику». Без этого документ не передается в ЗУП.
Наличие договора займа в ЗУП. Документ «Договор займа сотруднику» должен быть создан в ЗУП до выдачи. Если его нет, «Выдача» не приедет.
Настройки синхронизации. В разделе «Настройка» → «Синхронизация данных» убедитесь, что синхронизация с 1С:Бухгалтерией активна и в настройках обмена выбран пункт «Выдача займов сотрудникам».
Принудительная синхронизация. Выполните синхронизацию вручную: раздел «Администрирование» → «Синхронизация данных» → нажмите «Выполнить синхронизацию».
Соответствие физического лица. Убедитесь, что в платежном поручении выбран тот же сотрудник (физическое лицо), что и в договоре займа в ЗУП.
Если после проверки всех пунктов документ все равно не выгружается, создайте «Выдачу займа сотруднику» вручную в ЗУП. Это рабочий вариант, и ничего страшного в этом нет. При создании документа установите флажок, что займ выдан. Дальнейшие действия по удержанию займа и расчету материальной выгоды выполняются в том же порядке, как если бы документ был создан автоматически при синхронизации.