Свертка базы. Можно ли «Групповым изменением реквизитов» удалить документы в Операции.

1. Приложение

   Здравствуйте!
   Сложность в том, что в каждом виде документов удаление ссылок помеченных объектов упирается в отбор по конкретному полю: в одном случае это реквизит «Документ оплаты», в другом, например, «Счет на оплату», в третьем — поле «Списание с расчетного счета»., в четвертом — «Основание» и т.д..

   Поэтому надо идти маленькими шагами, разбивая задачу на подзадачи.
   Например, очистить поле «Документ оплаты».

   В конфигураторе анализируем, что это поле встречается в следующих документах:
   — Ввод остатков
   — Восстановление НДС
   — Отражение начисления НДС
   — Отражение НДС к вычету
   — Пояснение декларации по НДС
   — Списание НДС
   — Формирование записей книги покупок
   — Формирование записей книги продаж.

   Тогда логичным видится отобрать эти документы в Шапке обработки Групповое изменение реквизитов, найти нужное поле в таблице реквизитов обработки и проставить флаг без выставления конкретного значения.

   После этого выполнить чистку поля Документ оплаты по кнопке Выполнить.

2. Приложение

   Но все не так просто: во всех документах указанный реквизит располагается в разных местах, разных табличных частях.
   Если вы подберете в Шапке обработки весь список, в окне реквизитов нужного реквизита Документ оплаты не увидите: в документе Восстановление НДС указанный реквизит принадлежит табличной части Состав, а в документе Отражение НДС к вычету — табличной части «Документы оплаты».

   Они не совмещаются.
   Поэтому придется по каждому типу документов работать отдельно.

3. Приложение

   Я бы использовала такой вариант настройки:

   — в Шапке конкретный тип документа, который содержит поле «Документ оплаты», например, я работаю с документом Формирование записей книги продаж.

   — по ссылке Все элементы в форме отбора задать отбор по периоду ДО свертки базы, например, я сворачивала базу на 01.01.2023, тогда:
   — первое условие: Дата — Меньше — 01.01.2023
   — второе условие: документ в поле Документ оплаты помечен на удаление.

   Я так понимаю, что после свертки базы у вас образовалось за прошлый период много помеченных на удаление документов, которые не удалить из-за того, что ссылки на них используются в других документах и пока все эти ссылки не вычистить , программа не даст удалить физически эти документы. И сейчас вы пытаетесь это сделать.

   Тогда я думаю вот такие настройки будут достаточны.

   Поле Документ оплаты располагается в табличной части Реализация, переходите на эту вкладку, выставляете флаг напротив него и не вводите никакого значения.

   После этого нажимаете кнопку Выполнить и ждете результат.

   Программа не только очищает поле, но и записывает документ после изменения.

   В моей тестовой программе нет документов указанного типа помеченных на удаление и до 01.01.2023 г. , но у вас на конкретной базе будут конкретные данные, с которыми вы сможете работать.

   1. Ирина, начала пробовать — видно у меня совсем мало опыта. Можно вместе попробовать настроить?
      В скрине Операция, в которой нужно удалить колонку Партия (документ поставки) — какие настройки нужно сделать, подскажите, пожалуйста.

      1. Елена, здесь вам обработка Групповое изменение реквизитов не поможет.

         Обработка работает только с данными справочников и документов, а здесь вы напрямую записываете данные в регистры:
         — на первой вкладке в бухрегистр
         — на второй вкладке в регистр накопления ИП МПЗ.

         Здесь только ручная правка или помощь программиста. Типового решения не существует.

         Если я правильно понимаю, то эти данные — это ввод остатков в начале ведения учета в этой базе (2015 год). Но мне думается, что если вы вообще удалите строчки из этого документа — ничего не изменится. Ведь у вас есть ввод остатков на 31.12.2022, верно? И старые остатки вас могут совсем не интересовать.
         Поэтому попробуйте в копии базы на каждой вкладке выделить все записи CTRL+A и нажать клавишу DEL, чтобы все вкладки сделать пустыми. Ничего не должно измениться в данных ОСВ на 1.01.2023, ведь на конец 2022 года уже введены новые остатки и оставшееся — ненужный «хвост».

         Попробуйте, никогда сама так не делала, но по факту свертки — это должно не вызвать никаких последствий. Именно по остаткам первичным на 31.12.2015.

      2. И еще подумала, если уж вам так важно, чтобы база была «чистой», если вы такой перфекционист, то возможно вам удобнее будет пойти по другому пути?

         Программа свернула данные и ввела начальные остатки на 1.01.2023.
         Вам проще, возможно, создать просто пустую базу

         Как создать информационную базу в 1С 8.3

         и с помощью обработки (cм. скрин) из нашей статьи загрузить только документы ввод остатков.

         Выгрузка в 1С из xml: как выгрузить данные из 1С 8.3 и загрузить в 1С 8.3

         Главное условие версия свернутой базы и пустой должны быть одного релиза.

         1. Приложение

            В указанной статье вот из этого места скачать обработку (см. скрин)

      3. Приложение

         Скачаете обработку выгрузки и загрузки xml.
         В свернутой базе откроете обработку: Главное меню — Файл — Открыть
         На вкладке Выгрузить укажете день создания документов ввода начальных остатков в свернутой базе 31.12.2022
         В списке документов поставите флаг у документа ВВодНачальныхОстатков
         В поле файла укажите папку, куда выгрузятся данные
         Нажмете кнопку Выгрузить.

         Я на скрине отразила настройки.

      4. Приложение

         После получения файла выгрузки актуальных начальных остатков снова открываете обработку: Главное меню — Файл — Загрузка. Указываете выгруженный файл и нажимаете на кнопку Загрузить.

         Если конфигурации типовые, не измененные и релизы обеих баз одинаковы, остатки корректно загрузятся в пустую базу без всего многочисленного «хвоста» старых данных помеченных на удаление.

         При этом все данные, которые используются в документах ввода начальных остатков автоматически также по умолчанию загрузятся в пустую базу: номенклатура, ОС, контрагенты и т.д. Все, что есть в вводе остатков.

         Если нужен полный справочник всего, что было в старой базе по контрагентам, номенклатуре и т.д. вы можете также выгрузить их этой же обработкой из старой базы и загрузить в новую.

         После этого проверьте и внесите правки в Функциональность, Настройки Учетной политики, Настройки параметров учета и перепроведите документы ввода остатков.

         Наверно, это более щадящий путь для получения базы без старых неиспользуемых помеченных на удаление документов.

         Попробуйте поработать с этим вариантом. Все остальные скорее всего потребуют огромной затраты времени и хуже того — могут привести к ошибкам при чистке помеченных на удаление документов, потому что неизбежно в какой-то момент вы можете удалить нужную ссылку, которая используется в вводе остатков.

         Чтобы проводить четкий анализ и избежать ошибок, без программной обработки данных все-таки не обойтись.

         Также даю самый примитивный инструмент, но самый понятный и точечный: Главное меню — Функции для Технического специалиста — Поиск ссылок на объект.
         Открываете обработку и вводите каждый помеченный на удаление объект, нажимаете кнопку Найти ссылки.

         Обработка выводит список ссылок, в каждую из которой можно войти и очистить поле со ссылкой на выбранный документ.

         Долго. Точечно. Но точно ничего не испортите. 🙂

         Вот максимально все, что можем вам предложить из типового/не типового функционала для решения вашей проблемы. Справедливости ради, должна сказать, что такой проблемой обычно занимаются не сами пользователи, а специалисты 1С, в том числе программисты фирм-франчайзи 1С.

         1. Ирина, спасибо большое за ответ.
            Думаю создание пустой базы для меня не решение, т.к. я хочу остатки на 01.01.2018 и сохранить все документы по сегодняшний день. База ведется с 2012 года.
            Тогда буду делать «Свертку базы» ежегодно и методично удалять документы по ссылкам, что бы по возможности максимально подчистить то, что не удалится «Сверткой» из-за ссылок.

            1. Понятно, Елена, можно и так.
               Тогда если удаление выборочное, безопаснее все-таки очищать вручную через обработку Поиск ссылок на объекты.

               Потихоньку удалите точечно, что вам нужно. Инструменты мы вам все «подсветили», поэтому всегда можно вернуться попробовать что-то из них, если будет необходимо. 🙂

               1. Спасибо, буду пробовать

                  1

4. Хочу предупредить, что в некоторых случаях очистить поле Документ оплаты может не получиться, если это поле в конкретном виде документа указано разработчиками как обязательное к заполнению.

   Тогда возможно придется создавать один документ типа Документ расчетов с контрагентами за 31.12.2022 с пустым телом и заполнять поле Документ оплаты им. Тогда в конечном итоге удалятся все помеченные на удаление документы оплаты после отвязки ссылок на них и вместо сотен документов оплаты останется только этот помеченный на удаление.

   Можете попробовать в копии базы поэкспериментировать.

   Работа тяжелая. Обычно при большом количестве документов можно внести ошибки при таких исправлениях. Но если вы настроены решительно — то способ я вам описала.

   Либо заказывать программисту специальную обработку, где автоматически будут отбираться и очищаться все ссылки на помеченные на удаление объекты.

5. Также есть еще возможность физически удалить все документы, помеченные на удаление, невзирая на ссылки: через обработку Универсальный обмен данными в формате xml, открыть ее вы можете через Функции для Технического специалиста.

   Выставляете период в шапке на вкладке Удаление данных и выделяете те виды документов, которые будете удалять в указанном периоде.

   При этом удалятся и все документы, в том числе и те, что имеют ссылки на другие объекты. Плохо то, что при этом образуются так называемые «битые ссылки», то есть тело документа удаляется, а ссылка на него внутри базы данных сохраняется, и иногда это приводит в будущем к ошибкам в работе базы. Поэтому, если у вас нет специалиста, который сможет в случае нарушения работы базы ее восстановить (не просто из копии, а более сложные бывают при этом нарушения, когда возможно придется использовать программный код), то выбирать этот метод опасно.

   Обычно, пользователи мирятся с помеченными на удаление документами после свертки.
   Это не влияет на учет, вы работаете в актуальном периоде и что было когда-то никому не важно.
   Я бы оставила как есть.

6. Ирина, огромное спасибо за развернутый ответ, буду пробовать по вашей рекомендации настраивать Групповое изменение реквизитов, настроена решительно по максимуму удалить помеченное на удаление.
   Прошу пока не закрывать вопрос.

   1

Комментарии закрыты.