Добрый день! Организация сдает в аренду грузовой автомобиль с экипажем.
Ставкой арендной платы является смена (11 часов). Обычно фактические часы работы водителя составляют менее 11 часов, и расчет арендной платы производится пропорционально смене. Затраты на ГСМ, ремонт автомобилей, зарплата водителей входит в стоимость арендной платы.
Арендатор возит свой груз со склада арендодателя на свой склад.
Вопрос: 1. Что является подтверждением для выставления счета арендатору, а также для налогового учета арендодателя? Какие документы нужно выдать водителю при таких перевозках?
2. Должен ли ставить свои подписи в путевом листе арендатор, если да, то в каком месте? Пример заполнения путевого листа при данном варианте.
3. Нужна ли транспортная накладная на перевозку. Если да, то кто ее заполняет. Пример заполнения.
Макс
ВКонтакте
Здравствуйте!
1. Что является подтверждением для выставления счета арендатору, а также для налогового учета арендодателя?
— Договор аренды ТС с экипажем, в котором прописан порядок расчета (почасовой/посменный с пропорциональным пересчетом при неполной смене) и закрывающие условия
— Акт оказанных услуг (выполненных работ) — составляется арендодателем по итогам отчетного периода (например, ежемесячно или по завершении разового объема)
В акте указывается количество фактически отработанных часов за период и итоговая сумма
— Отчет / Расчет отработанного времени (приложение к акту) — реестр, составляемый на основе данных путевых листов (с указанием дат, номеров путевых листов и количества отработанных часов)
— Копии путевых листов — служат первичным обоснованием фактического времени работы экипажа (и использования ТС)
Какие документы нужно выдать водителю при таких перевозках?
— Путевой лист, оформленный арендодателем (со штампами прохождения водителем медосмотра и технического контроля авто)
— Товаросопроводительные документы на груз (например, товарная накладная по форме ТОРГ-12, УПД подготовленная арендатором/складом) — чтобы подтвердить законность перемещения груза при проверке ГИБДД
— Доверенность от арендатора на получение/перевозку груза (или копия договора аренды ТС с экипажем), если водитель принимает ТМЦ на складе
2.Должен ли ставить свои подписи в путевом листе арендатор, если да, то в каком месте? Пример заполнения путевого листа при данном варианте.
Если автомобиль предоставляется во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляет арендодатель — собственник ТС ( Письмо Минфина от 12.04.2023 N 02-07-05/32901)
Кто формирует путевой лист при аренде транспорта с экипажем?
Да, представитель арендатора подписывает путевой лист
Это необходимо для подтверждения фактически отработанного времени и маршрута следования
Владелец транспортного средства имеет право включать в путевой лист дополнительные данные, которые учитывают специфику его деятельности по перевозке пассажиров, багажа и грузов (ч. 4 ст. 6 Закона N 259-ФЗ, п. 2 Состава сведений и порядка оформления).
На лицевой или оборотной стороне путевого листа (в блоке сведений о маршруте/задании) дополните специальное поле:
«Заказчик/Арендатор: Время прибытия ____, время убытия ____
Фактически отработано ____ часов
ФИО, должность, подпись представителя Арендатора с оттиском штампа (при наличии)»
3. Нужна ли транспортная накладная на перевозку. Если да, то кто ее заполняет. Пример заполнения.
Транспортная накладная (в т.ч. ЭТрН) оформляется строго для подтверждения договора перевозки груза (п. 1 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 ФЗ № 259-ФЗ)
В вашей схеме заключен договор аренды ТС с экипажем (ст. 632 ГК РФ), отношения по оказанию услуг перевозки между арендодателем и арендатором отсутствуют
Арендатор перевозит собственный груз со своего склада на свой склад с использованием арендованного авто, достаточно путевого листа выписанного арендодателем, акта на оказание услуг по договору аренды и товарной накладной (УПД)