Изменение графика работы в 1С 8.3 ЗУП — пошаговая инструкция

Первоначально назначение сотруднику графика работы выполняется документом Прием на работу, но изменить график сотрудника в ЗУП 3.1 можно двумя документами. Рассмотрим пошагово как изменить график работы в 1С 8.3 ЗУП, используя эти документы, а также рассмотрим важную настройку программы, которую следует учитывать при изменении графика работы сотрудника в 1С 8.3 ЗУП. 

Использование документа «Изменение графика работы списком»

Использование документа Изменение графика работы списком в 1С 8.3 ЗУП удобно в том случае, если происходит изменение графика для списка сотрудников, а также для случаев, когда требуется скорректировать только график, без необходимости вводить прочие кадровые изменения (позицию, плановые начисления и т.п.)

Документ Изменение графика работы списком в 1С 8.3 находится в журнале документов Все кадровые документы или Приемы, переводы, увольнения раздела Кадры.

В документе необходимо:

• Указать график, на который будут переводиться сотрудник или сотрудники.
• Ввести дату, с которой изменяется график сотрудника. Также можно указать период, если график устанавливается на определенный период.
• Подобрать сотрудников.

После заполнения документа, в нем показывается ФОТ и совокупная тарифная ставка, которые рассчитаны с учетом нового графика сотрудника.

Использование документа «Кадровый перевод»

Если в 1С 8.3 ЗУП вместе с графиком требуется выполнить перевод сотрудника на другую позицию и/или изменить прочие кадровые данные (ставку, вид занятости, право на отпуск, плановые начисления, аванс, порядок пересчета), то удобнее изменить график вместе с этими данными в документе Кадровый перевод.

В документе необходимо:

• Выбрать сотрудника.
• Указать дату или период перевода. Эта дата или период будет общей для всего документа.
• Изменить график работы — изменение выполняется на вкладке Главное. Устанавливается флажок Перевести на другой график и указывается новый график сотрудника.

Настройка нормы времени при изменении графика не с первого числа месяца

Описание опции по учету нормы времени при изменении графика в течение месяца

В случае если сотруднику назначено плановое начисление, зависящее от нормы времени графика работы, и происходит изменение графика работы этого сотрудника не с первого числа месяца, следует учитывать, что в ЗУП 3.1 в этом случае норма времени может рассчитываться двумя способами в зависимости от опции Напоминать о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты).

При подключении данной опции в документе Кадровый перевод будет доступна ссылка Создать новый индивидуальный график сотрудника. Тогда изменение графика в 1С 8.3 ЗУП может быть произведено только после того, как сотруднику будет введен Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики) на этот месяц. При этом норма на месяц будет установлена исходя из норм двух графиков.

Получится, что при полностью отработанном месяце:

• при вводе Индивидуального графика сотрудник получит свой оклад,
• без ввода Индивидуального графика сотрудник получит чуть больше или чуть меньше назначенного ему оклада.

Использовать ли данную настройку в месяце перевода сотрудника на другой график — каждая организация решает самостоятельно.

Пример учета нормы времени при изменении графика в течение месяца

Условия примера

Рассмотрим на примере влияние на норму времени и оклад настройки Напоминать о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца.

Сотруднику Маковкину М.М. установлено плановое начисление Оплата по окладу (по часам) в размере 45 000 руб. С 17.08.2021 г. сотрудник переведен с графика Смена 3 на график Пятидневка.

Норма рабочего времени на август 2021 года составит:

• по графику Смена 3 — 180 часов.
• по графику Пятидневка — 176 часов.

Если опция в настройках расчета зарплаты включена

В настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) опция Напоминать о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца включена,

тогда в документе Кадровый перевод будет предлагаться создать документ Индивидуальный график

Кадровый перевод невозможно будет провести до тех пор, пока не будет создан Индивидуальный график.

По ссылке Создать новый индивидуальный график сотрудника будет создан новый документ. В нем по команде Подбор выберем сотрудника. Данные в документе автоматически заполнятся по графику, с которого переводим сотрудника.

После проведения Индивидуального графика проведем Кадровый перевод, а затем вернемся в Индивидуальный график и вновь заполним его по сотруднику. В документе автоматически подтянутся данные по двум графикам: до и после перевода, и рассчитается совокупная норма времени:

• 96 (норма до перевода по графику Смена 3) + 88 (норма после перевода по графику Пятидневка) = 184 часа.

Именно с учетом этой нормы будет рассчитана Оплата по окладу (по часам) до и после перевода сотрудника на новый график.

В итоге сотрудник при полностью отработанном месяце заработает свой Оклад:

• 45 000 (оклад) * 96 (отработано часов до перевода) / 184 (норма часов до перевода) + 45 000 (оклад) * 88 (отработано часов после перевода) / 184 (норма часов после перевода) = 23 478,26 + 21 521,74 = 45 000 руб.

Если опция в настройках расчета зарплаты выключена

В настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) опция Напоминать о вводе индивидуального графика при переводе на график работы с другой нормой времени в течение месяца НЕ подключена,

в этом случае в документе Кадровый перевод не будет требования об обязательном вводе Индивидуального графика

При расчете зарплаты Оплата по окладу (по часам) будет рассчитываться до перевода на новый график из нормы графика Смена 3 (180 часов), а за период после изменения — по норме графика Пятидневка (176 часов).

В итоге сотрудник при полностью отработанном месяце может заработать больше или меньше своего Оклада.

В нашем примере работник получит чуть больше назначенного ему Оклада:

• 45 000 (оклад) * 96 (отработано часов до перевода) / 180 (норма часов до перевода) + 45 000 (оклад) * 88 (отработано часов после перевода) / 176 (норма часов после перевода) = 24 000 + 22 500 = 46 500 руб.

Смотрите самоучитель по 1С ЗУП 8.3.1 от Елены Гряниной

Этот самоучитель доступен по ссылке на Плейлист Youtube. Мы периодические обновляем его и добавляем новые видео. Сохраните его в избранное и поделитесь им с коллегами, они будут вам благодарны!

И не забудьте подписаться на наш Канал на Youtube — на нём мы публикуем важнейшие изменения законодательства и 1С.

См. также:

• Штатное расписание в ЗУП 3.1
• Табель учета рабочего времени в ЗУП 3.1
• №5 Лайфхаки по учету рабочего времени (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)
•  №3 Лайфхаки по кадровому учету (из записи эфира от 01 октября 2018 г.)
• Графики работы и производственный календарь

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email