Авансовый отчет в заграничной командировке в 1С

Вопрос задал Юлианна Т.

Ответственный за ответ: Кирюшенко Екатерина (★9.92/10)

Добрый день, поясните пожалуйста такой момент. Работника отправляем в командировку заграницу, денежные средства выдали в рублях. Оправдательные документы на проживание и проезд на такси в ин.валюте. По какому курсу считать данные расходы? По курсу на момент выдачи денег под отчет? на момент понесенных затрат в ин.валюте, т.е. каждую квитанцию такси пересчитывать по курсу цбрф? или на момент сдачи и утверждения авансового отчета?

Метки вопроса: —

Все комментарии (13)

  1. Здравствуйте!

    Если работнику выдан аванс в рублях, а расходы он оплачивал в валюте, то пересчет таких расходов в рубли производится (Письма Минфина от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809, от 21.01.2016 N 03-03-06/1/2059):

    — на дату обмена по курсу банка, производившего обмен, при условии представления подотчетным лицом справки о покупке валюты;

    — на дату оплаты по курсу банка, производившего обмен, если обмен валюты и оплата происходили одновременно, также при наличии сведений о курсе;

    — на дату выдачи аванса по курсу ЦБ РФ, если нет справки об обмене;

    — на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ в части суммы, не покрытой авансом.

    Подробнее в нашем материале
    Командировка: поездка за границу, расчеты в валюте
    .

  2. Немного непонятно, мы можем выбирать один из предложенных вариантов?

  3. 1) на дату обмена по курсу банка, производившего обмен, при условии представления подотчетным лицом справки о покупке валюты;

    это имеется ввиду, что сотрудник приложил к авансовому отчету квитанцию из обменника где менял рубли на валюту что бы рассчитаться, тогда для расчетов берется этот курс.

    2) на дату оплаты по курсу банка, производившего обмен, если обмен валюты и оплата происходили одновременно, также при наличии сведений о курсе;

    это имеется ввиду, что сотрудник рассчитывался рублями с карты, тогда для расчетов берется этот курс банка по выписки (сейчас это редкий случай).

    3) на дату выдачи аванса по курсу ЦБ РФ, если нет справки об обмене;

    Если квитанции об обмене рублей нет, про которую говорится в п.1, то берется курс ЦБ на дату выдачи аванса.

    4) на дату утверждения авансового отчета по курсу ЦБ РФ в части суммы, не покрытой авансом.

    Если аванса не хватило, то перерасход в валюте конвертируете в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения аванса.

    Например выдали аванс 01.12.2023 в размере 15 000 рублей, курс ЦБ 75
    Авансовый отчет утвердили от 12.12.2023 курс ЦБ 85

    Сотрудник предоставил:
    1) квитанция обмен 10 000 рублей по курсу 100, получилось 100 долл.
    2) чеки на сумму 200 долл.

    Расчет:
    аванс 15 000 — 10 000 (это 100 долл из квитанции) = 5 000 остаток аванса в рублях

    остаток аванса 5 000 / 75 (меняем по курсу на дату выдачи аванса) = 66,67 долл

    всего потрачено 200 долл — 100 долл — 66,67 долл = 33,33 долл перерасход.

    33,33 долл * 85 (курс на дату утверждения авансового отчета) = 2 833,05 рублей перерасход по авансовому отчету.

  4. Все равно немного непонятно, работнику были выданы рубли двумя платежами в разные дни, документы предоставлены по приезду в валюте, что бы понять сколько осталось и осталось ли, нужно перевести документы из валюты в рубли, вопрос по какому курсу. Можем ли мы это сделать на дату утверждения АО? или переводить каждый оправдательный документ на фактическую дату оплаты? или на дату выдачи аванса в рублях, но тогда непонятно если двумя суммами как делить по документам

  5. Юлианна, опишите, пожалуйста, ситуацию подробно с суммами и датами:

    — аванс 1 выдан дата сумма.
    — аванс 2 выдан дата сумма
    — подтверждающий документ 1 дата сумма
    — подтверждающий документ 2 дата сумма и т.д

    Что бы было понятно, приведу пример расчета на ваших цифрах

  6. Выданы деньги:
    1)04.04.23- 250000,00 руб.
    2)10.05.23-250000,00 руб.
    Затраты подтвержденные документально:
    1) 11.05.23- авиабилеты, страховки- 128337,00 руб.
    2) 12.05.23- проживание- 23141,37 уе
    3) 18.05.23- услуги переводчика- 9360,00 уе
    4) 17.05.23- такси-230,00 уе
    5)18.05.23- такси- 158,00 уе
    6) 19.05.23- такси- 480,00 уе
    7) 19.05.23- сверхнормативный багаж-3400,00 руб.

  7. Учтоните еще, пожалуйста, валюта документов какая? Доллары?

  8. Приложение  avansovyj-otchet-v-yuanyah.docx

    Расписала на вашем примере конвертацию аванса выданного и перерасход по авансовому отчету.

    Посмотрите, пожалуйста, вложение.

  9. Суточные наверно тоже нужно учесть? Теперь непонятно как это сделать в 1С 8,3 бух

  10. Приложение  avansovyj-otchet-v-yuanyah-kopiya.docx

    Суточные вычтите из первого аванса от 04.04.23- 250000,00 руб, получается расчет изменится, но принцип остаётся тот же.

    В 1С Банк и касса — Авансовые отчеты.
    Отчет заполняйте в рублях.

    В файл во вложении добавила пример как суммы отразить в 1С, посмотрите, пожалуйста, пункт 2

    Дополнительно
    Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения

    Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция
    .

  11. Получается делать просто авансовым отчетом а не авансовым отчетом по командировке?

  12. Можно авансовым отчетом по командировке.
    Во вложении (где описан расчёт) скрин именно с авансового отчета по командировке.

Комментарии закрыты.