Получение товара и подписание документов через Контур Диадок

Вопрос задал Сергей И. (Новосибирск)

Ответственный за ответ: Бажин Александр (★9.73/10)

Здравствуйте, подключил сейчас электронный документооборот через Контур Диадок. Отправил Контрагентам приглашение. Организация ведет монтаж систем вентиляции. Номенклатура большая, поэтому и подключили ЭДО, чтобы документы из Диадок загружались в бухгалтерскую программу 1С. Получаем материалы у разных продавцов и в разных городах. Документ должен быть подписан только один раз, или через Диадок или на бумажном носителе, при получении. При получении ни один продавец не отпустит без доверенности и подписании на складе накладной (или УПД). Скажите, какая практика по получению материалов и подписанию документов, когда работает ЭДО?

Метки вопроса: —

Все комментарии (6)

  1. Здравствуйте Сергей. Подскажите вы подключили в базу 1С обработку от Диадока? Через нее будете работать или через сайт Контура?

  2. Здравствуйте, сегодня из Контура вставили в 1С обработку.

  3. Сергей, вас услышал. Практика следующая. Когда начинают работать с документами по ЭДО, то ряд типовых процессов приходится перестраивать. Это касается процедуры приемки, оформления разногласий (вычерков), возвратов.
    Как правило выделяется один ответственный сотрудник который владеет информацией по номенклатурному составу. Это необходимо чтобы корректно произвести первичное сопоставление номенклатуры контрагентов с номенклатурой, используемой в организации. На этом этапе право создания новых номенклатурных единиц тоже делегируется этому сотруднику. Этап важный, поскольку от качества сопоставления зависит весь дальнейший товарный учет (отсутствие пересортов и дублей номенклатуры).

    Далее. Производится первая приемка УПД от поставщиков этим сотрудником без подписания документа. Важно загрузить УПД, создать/сопоставить номенклатуру и создать документ Поступление (акт, накладная, УПД) и сверить количество и суммы документа с реальной поставкой. Если все правильно — подписывает документ. Это нужно чтобы «пропустить через руки» этот процесс, привыкнуть к обработке.

    Далее. Если есть сотрудники которые принимают товар на местах (удаленно), то необходимо чтобы на них была выпущена КЭП с правом подписи (делают УЦ, доступно до 01.09.2023) либо оформлена МЧД (машиночитаемая доверенность) + личная КЭП. Это дает возможность при подписи на удаленном складе/магазине не обращаться к КЭП руководителя которая стоит на главном офисе. В этом случае на рабочем месте сотрудника необходимо организовать доступ к базе 1С и установить сертификат + МЧД.
    В дальнейшем настраиваются так называемые «маршруты подписания», когда можно распараллелить процесс — например сотрудник на месте принял товар, заполнил документ, но право окончательной подписи документа отдается ответственному за подписание. Как это работает точно в обработке от Контура сказать не могу, но функционал заявлен.

    Далее. Когда УПД поступил, но по факту товара меньше/больше — 2 варианта. Либо полностью отклоняется УПД и запрашивается новый исправленный. Либо делается электронный акт разногласий (регламент ЭДО на этот случай разработан, функционал активно используется). Это как договоритесь с поставщиком.

    В купленной Вами обработке все вышеперечисленное есть. Но мы консультируем именно по функционалу Бухгалтерия предприятия, поэтому по обработке мало что смогу сказать.

    На что важно обратить внимание (по своей личной практике) — необходимо временно убрать у сотрудников право создавать номенклатуру (если это возможно), которая приходит через УПД. Не раз приходилось чистить базу от дублей. Либо прописать процесс согласования наименований номенклатуры. Особенно если большой ассортимент. Это самый трудоемкий процесс, но он обеспечит фундамент правильного учета в дальнейшем. Если бы использовали УТ 11 — то там можно прописать жестко шаблон наименования. В БП 3.0 такого не получится.
    Если есть ТСД на местах и продукция штрихкодирована — обеспечить приемку именно с помощью ТСД. Ускорит процесс и уменьшит вероятность ошибки.

  5. Здравствуйте, Ваш ответ полный и понятен. Но меня интересует другая грань вопроса. Сомнения идут от одной из лекций г-жи Климовой М.А., которую я слушал на вашем сайте. Она примерно сказала так: «Документ прихода (УПД или накладная) должен быть подписан только один раз, или через Диадок или на бумажном носителе, при получении». Я согласен документ подписывать только через ДИАДОК. Но как мне быть с бумажным носителем? Мне не отлают товар пока я его не подпишу при фактическом получении товара. И получается 2 подписи в получении: одна через ДИАДОК, вторая на бумаге. Может уточните этот вопрос ку г-жи Климовой М.А., она та как предлагает поступать в жизни.

    15.11.2022г. НДС: СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ И ПОКАЗАТЕЛЬНАЯ СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА. ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫЙ ОБЗОР
    Цитирую из лекции : «Если вы по каким-то причинам выставили бумажный счет-фактуру, ни в коем случае нельзя его же дублировать в электронном виде. Как и наоборот….» и слад, который демонстрировался, когда лна это говорила.

  6. Спасибо за уточнение Сергей.
    Мы понимаем данное письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769 и еще аналогичное письмо Минфина от 12.09.2013 № 03-07-09/37682 так.
    Если заключен ЭДО, то можно выставить СФ №1 по ЭДО, СФ №2 на бумаге.
    Нельзя выставить СФ №3 и по ЭДО, и на бумаге.
    Исходя из этого стоит строить свои практические отношения в контрагентами в части обмена счетами-фактурами.

Комментарии закрыты.