Авансовый отчёт отражение покупки билетов одним сотрудником для другого в 1С

1. Здравствуйте, Екатерина!

   Посмотрите, пожалуйста, обсуждение похожей ситуации:
   Покупка жд билета сотрудником для другого работника

   Пригодятся материалы:
   Варианты учета электронных билетов в 1С
   Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция .

2. Галина, спасибо. Подскажите, пожалуйста, насколько необходимо в АО по командировке прописывать именно билеты в графах и расходы на отель с названием? А если вместо этого в самом АО указывать номера чеков, а сами билеты и документы по отелю просто приложить к АО? И еще, каким документом нужно оформлять выдачу средств под отчет: приказом руководителя или по заявлению работника?

3. В авансовом отчёте, данные должны идентифицироваться по отношению к предоставленным подотчётным лицом, документам. По билетам — это номер билета, проживание в гостинице — это номер счёта, наименование прописывать не обязательно.
   Оформление командировки в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам

   Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

   — фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
   — сумму наличных денег;
   — срок, на который они выдаются;
   — подпись руководителя;
   — дату и регистрационный номер документа.

   Подробнее:
   Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство .

4. Галина, здравствуйте. А если нет счета из гостиницы, только чек? Тогда его реквизиты указываем в АО? Прочитала статью по ссылке «Порядок расчетов с подотчетными лицами: законодательство». Там сказано: «С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У)». Но написано, что данное указание в принципе не распространяется на средства, выданные под отчет по безналу. У нас все подотчетные суммы перечисляются сотрудникам на карту. Подскажите, пожалуйста, можем мы или нет перечислять новые средства под отчет, если сотрудник еще не отчитался за старые? И еще вопрос: если мы устанавливаем в качестве распорядительного документа приказ руководителя, то какой документ мы должны оформить/принять в учете, если мы, например, выдали по приказу 10 тыс., а сотрудник потратил 11 тыс., и составлен АО на 11 тыс. На эту 1 тыс. мы также составляем приказ или сотрудник должен написать обязательно заявление? Если обязательно заявление, то должен ли он расписать все суммы по номенклатуре или достаточно указать только излишне потраченную?

5. Если нет счёта, только чек, то указываете данные чека.

   По поводу выдачи денежных средств в подотчёт, если сотрудник не отчитался за предыдущий аванс.
   Да, вы правильно понимаете.
   Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:
   — перечисление средств на личную карту работника;
   — снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

   При перерасходе (сотрудник потратил личные деньги), например, при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

   — Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
   — Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
   — Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Комментарии закрыты.