Электронный документоооборот

Индивидуальную консультацию запросил Оксана Л.

Ответственный за ответ: Смирная Надежда (★9.95/10)

Добрый день! Подскажите пожалуйста можно ли приравнивать бухгалтерские документы распечатанные из сервиса ЭДО к оригиналам и формировать из них книги покупок/продаж и хранить их в таком виде? Или необходим электронный архив?

Метки вопроса: —

Все комментарии (6)

  1. Добрый день!

    Если документ изначально был создан в сервисе электронного документооборота (ЭДО) и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) он считается оригиналом. Поэтому распечатывать такие электронные документы не нужно: документы хранят в том виде, в котором они были составлены (п. 24 ФСБУ 27/2021). Для этого необходим электронный архив.
    Распечатанные электронные документы в этом случае будут считаться копиями.

    Для хранения обычно используют отдельные носители или специальную информационную систему.
    Обязанность ведения архива закреплена за хозяйствующим субъектом, а не за оператором ЭДО.(Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236; Приказ Росархива от 31.07.2023 N 77).

    Документы бухгалтерского и налогового учета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 23 НК).

    Подробнее о хранении электронных документов посмотрите, в нашем эфире (видео -Хранение ЭД):
    Применение электронного документооборота в бухгалтерии. Законодательный обзор

  2. А если мы не создаем документы в сервисе, а выгружаем из 1С:Бухгалтерии-это тоже копия?

  3. Если документ из 1С загружен в ЭДО и затем распечатан, то распечатанный документ будет считаться копией, а оригиналом — непосредственно электронный документ.

  4. Т.е. я правильно понимаю, что для хранения книг покупок/продаж необходимо иметь на руках именно бумажный вариант с обоюдными подписями и печатями? Только этот документ будет являться оригиналом?
    Либо электронный архив, куда допустим скачиваются документы в эл.виде.
    И этот архив храниться такое же количество лет как и бумажный? А для проверок ФНС, аудиторских допустимо предоставлять документы в эл.виде?

  5. Документ в бумажном варианте с обоюдными подписями и печатями — это оригинал.

    Документ в электронном виде подписанный квалифицированной электронной подписью — тоже оригинал. Такие документы в эл.виде допустимо предоставлять для проверок.

    Согласно законодательству, минимальный срок хранения бумажных и электронных бухгалтерских и финансовых документов — пять лет (ст. 29 ФЗ-402).

Комментарии закрыты.