Требования к печати и хранению документов аренды в 1С

Ответственный за ответ: Грицына Мария (★9.97/10)

Добрый день!
Организация на ОСНО. Ведет учет по ФСБУ «Аренда», есть финансовая и операционная аренда. Какие документы необходимо распечатывать и какой срок хранить как по финансовой, так и по операционной аренде? Спасибо.

Метки консультации: —
Все комментарии (5)

  1. Здравствуйте!

    Документы бухучёта необходимо хранить в том виде, в котором они составлены. Заменять бумажные оригиналы электронными копиями для хранения нельзя (п. 23, 24 ФСБУ 27/2021, Письмо Минфина от 28.12.2022 № 07-01-10/128798).

    Если справки-расчёты по ФСБУ 25/2018 и регистры из 1С подписаны электронной подписью, распечатывать их не требуется (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Если ЭП не используется, их нужно распечатать и подписать (ч. 2 ст. 9, ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Договоры, допсоглашения и акты приёма-передачи храните в том виде, в котором они подписаны сторонами.

    Сроки хранения одинаковы для бумажных и электронных документов и не зависят от вида аренды.

    Договоры аренды и субаренды с приложениями (актами, планами, расчётами и др.) хранятся:
    — Недвижимого имущества — 10 лет,
    — Государственного и муниципального недвижимого имущества — 15 лет.
    — Движимого имущества — 5 лет.

    Срок отсчитывается после окончания договора и прекращения обязательств по нему (ст. 94 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

    Договоры лизинга и документы к ним хранятся 5 лет после окончания договора или выкупа имущества (ст. 96, 97 Перечня).

    Первичные документы и регистры бухучёта хранятся 5 лет при условии проведения проверки, а первичные документы при наличии спора — до принятия решения по делу (ст. 276, 277 Перечня, ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Для целей налогообложения документы, подтверждающие доходы и расходы, также нужно хранить 5 лет, если НК РФ не установлено иное (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

    Если при операционной аренде вы выступаете арендодателем и объект учитывается в составе ОС:
    — Документы по амортизации и списанию — 5 лет после выбытия объекта (ст. 323 Перечня).
    — Журналы, карточки и базы данных учёта ОС (зданий, сооружений) — до ликвидации организации (ст. 329 Перечня).

    По операциям аренды, которые не подтверждены документами контрагента, необходимо оформлять бухгалтерские справки-расчёты.
    Например, при признании ППА и обязательства по аренде, ежемесячном начислении процентов и амортизации, пересчёте обязательства при изменении условий договора (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Формы справок закрепите в учётной политике (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
    Также рекомендую письменно обосновать срок аренды и ставку дисконтирования

    Материал по теме:
    Сроки хранения бухгалтерских документов

  2. Например, при признании ППА и обязательства по аренде, ежемесячном начислении процентов и амортизации, пересчёте обязательства при изменении условий договора (ч. 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Формы справок закрепите в учётной политике (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
    Работаем в программе БП КОРП, расчет амортизации и процентных расходов формируется регламентными операциями, печатная форма справки предусмотрена программой. про эти справки идет речь в Вашем ответе? Обязательно их распечатывать? Объектов много, справки очень объемные. Возможно не распечатывать эти справки ежемесячно или поквартально, а только по необходимости? Аналогичный вопрос по регистрам учета?

  3. Да, речь о справках-расчётах, которые формируются при закрытии месяца, если по вашей учетной политике не предусмотрена другая форма.
    При оформлении документов на бумаге, их необходимо распечатать и подписать. Однако, полагаю, что делать это ежемесячно необязательно.

    Начисление процентов и амортизации относится к длящимся фактам хозяйственной жизни. Поэтому справки-расчёты можно составлять, например, раз в квартал, на отчётную дату (пп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021).
    Регистры бухучёта также можно формировать за определённый период (п. 3 ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).

    Периодичность составления и порядок подписания справок и регистров закрепите в учётной политике.

    Если документов много, можно перейти на электронное подписание и хранение. Справки-расчёты и регистры, подписанные электронной подписью, распечатывать не требуется (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона № 402-ФЗ). Такой порядок также следует закрепить в учётной политике.

  5. Форма ОС-1, как и другие унифицированные формы, не обязательна к применению. Организация вправе самостоятельно утвердить формы первичных документов. Главное, чтобы они подтверждали факт принятия ППА к учёту и содержали все обязательные реквизиты (ч. 1, 2, 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

    Поскольку право пользования активом не является основным средством, форма ОС-1 не совсем подходит. В 1С:Бухгалтерии КОРП из документа Поступление в аренду можно распечатать Акт о принятии к учету предметов аренды. Он больше подходит для оформления ППА.

    Если в документе выбран вариант принятия к учёту Позднее, эта печатная форма недоступна. В таком случае можно составить акт по собственной форме вне программы.

    Выбранную форму документа закрепите в учётной политике.
Добавить комментарий