Как настроить отправку документов на почту сотрудникам организации напрямую из 1С

Индивидуальную консультацию запросил Светлана Д.

Ответственный за ответ: Шаврова Ирина (★9.93/10)

Добрый день!
Мы ООО на ОСНО, работаем в «Бухгалтерия предприятия КОРП», редакция 3.0 (3.0.182.33).
Подскажите, пожалуйста, как-то можно отправлять документы (например, накладную) прямо из 1С другим сотрудникам (менеджерам), которые не имеют доступа в программу?

Метки вопроса: —

Все комментарии (5)

  1. Приложение № 1

    Здравствуйте!
    Самый простой способ просто сохранить печатную форму в файл Excel на диск ПК, а потом стандартно отправить нужному сотруднику по корпоративной почте. Тут главное сохранить не в виде таблицы 1С, которая имеет расширение mxl, а именно в формате xls, формат mxl читается только в самой 1С.

    Но тут никаких проблем нет, нажимая на иконку с дискетой («сохранить») вы можете выбрать нужный формат, например, оставить только Лист Microsoft Exсel … xls Тогда пользователи, получив этот файл из письма, откроют его у себя без проблем.
    Вы даже можете не пересылать им эти файлы, а организовать на сети папки для конкретных пользователей Иванов, Петров, Сидоров… и т.д.и туда выкладывать эти файлы, а они будут проверять наличие новых накладных в этих папках. Администратор настроит. что доступ к папкам указанных пользователей будут иметь только они и тогда вы можете не пускать их в базу и даже не пересылать письмом им накладные, а они тем не менее их будут получать в нужной папке.

    Если вы хотите отправлять письмом из 1С пользователям сохраненные накладные, то тут более серьезная настройка, которая, думаю, вам не особо подойдет, поскольку вы отсылаете накладные не ответственному лицу контрагента, которого вы заполняете для КОНТРАГЕНТА, а внутреннему сотруднику. Тогда либо нужно дорабатывать карточку отправки писем, чтобы email подставлялся не из карточки контрагента, а сотрудника, либо вставлять email вручную. При ручном проставлении вам придется все эти электронные адреса помнить и вручную проставлять. Получается, что вы сильно усложняете себе работу.

    Технически для этого варианта вы должны настроить в программе учетную запись электронной почты и настроить адреса портов, по которым она в вашей корпоративной почте используется. Это может знать только администратор ИТ отдела.

    В нашей статье для некоторых почтовых серверов мы рассматриваем настройку электронной почты.
    Но я должна сказать, что сейчас, в связи в ужесточением политики безопасности почты и введенных санкций на иностранные почтовики, нормально настроить получается только Яндекс почту. Вы можете создать там новую учетную запись — она будет «технической» то есть просто как канал связи для 1С для пересылки из 1С писем.

    В некоторых случаях на последних обновления для корректной настройки Яндекс почта требует специального пароля и настройки к приложению 1С, если пойдете этим путем, то я постараюсь вам дать инструкцию для Яндекса, как эту специальную настройку приложению 1С из Яндекс почты сделать (может не понадобиться, но на последних релизах с этим встречались, поэтому предупреждаем, что при проверке настройки иногда из-за этого проверка не проходит. Возможно это зависит от версии Операционной системы на сети/сервере/ПК, поскольку наблюдается не у всех).

    Но повторяю, усилий вы затратите много, а без доработки отсылки писем даже с настроенной учетной записью работать вам будет неудобно, поскольку при отправке писем в типовой 1С берется email контрагента, а не сотрудника.

    Статью по настройке учетной записи посмотрите:
    Настройка почты в 1С — отправка электронной почты

    Думаю, вам все-таки удобнее будет организовать работу по первому варианту.

     1

  2. Добрый день! Спасибо за такой подробный ответ. Мы попробовали в контрагенте выбрать свою же организацию и там прописать адреса конкретных сотрудников. Вроде получилось, только в этом случае можно выбрать только 1 сотрудника , нескольким уже не получится.
    Первым вариантом пользуемся активно, но сейчас очень много приходится сохранять разных документов , а потом их рассылать . Хотелось как-то облегчить себе жизнь.
  3. Приложение № 1
    Приложение № 2

    Понятно. Уже хорошо. что учетная запись у вас настроена была раньше и сейчас под новые настройки вы не попадаете.
    Это большое облегчение, если честно! 🙂
    А так — да, в типовом варианте можно указать email в карточке контрагента.
    Причем поле email строковое. Вы можете через точку с запятой указать все email — должно сработать нормально.

    Вот я ввела данные 2 email в поле электронного адреса — все ок, сформировалось на два адреса.
    Либо вам в контрагентах указывать этих сотрудников через точку с запятой, либо дорабатывать программу так, чтобы подставлялся по умолчанию предопределенный список, но это уже тогда через программиста.
  5. Рада была помочь! Обращайтесь, пожалуйста.

Комментарии закрыты.