Добрый день. Сотрудник с разъездным характером работы использует личный автотранспорт. Согласно подписанного с ним договора, ему должна выплачивается компенсация в размере 5 тыс рублей. Вопрос: сотрудник в одном месяце ездит больше, в другом меньше и может принести подтверждающие документы то на 3 тыс руб, то на 6 тыс. руб. Нет ли нарушения в том, что в одном месяце мы выплачиваем сотруднику 3 тыс рублей. В том месяце, когда сотрудник превышает лимит, то разницу надо облагать НДФЛ и страховыми взносами?
Все комментарии (11)
Комментарии закрыты.
Чего то я совсем запуталась. Компенсацию прописанную в договоре надо подтверждать какими то расходами или нет?
Сотрудник ездит к клиентам не каждый день в месяце. Компенсация 5 тыс за использование личного транспорта.
8 тыс потратил на мойку и бензин. Как это все отразить в учете с учетом лимита расхода на компенсацию 2400?
Компенсацию за использование личного транспорта сотрудника можно разделать на два вида выплат:
1) Компенсация износа автомобиля, или амортизации. Для такого вида выплаты в целях учета налога на прибыль есть установленный норматив расходов — 2400 руб. (для нашего авто) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92). Для оплаты такой компенсации нам достаточно доп.соглашения к трудовому договору, копии документов на машину, путевые листы. НДФЛ и Страховые взносы не начисляем.
2) Возмещение расходов на бензин. При расчете налога прибыль установленный норматив применяется также и для компенсации расходов на ГСМ (Письма Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 07.12.2017 N 03-03-06/1/81558).
Принять по бух учету и возместить расходы на ГСМ можем по подтверждающим документам (чеки, путевые листы), НДФЛ и Страховыми взносами облагать не будем. Но по налогу на прибыль принять не сможем (только в пределах всё тех же норм 2400 руб. , в которые уже включена компенсация)
Правильно?
и как считать норматив, если сотрудник не каждый день в месяц использует свой авто?
Или был в отпуске?
Добрый день! Посмотрю по данному вопросу разъяснения в законодательстве, по итогам определимся как лучше сделать. По результатам отпишусь.
Есть вероятность, что в доп. соглашении к трудовому договору или в локальном нормативном акте нужно будет прописать условия расчета компенсации более подробно.
Елена, здравствуйте. Спасибо!
Добрый день! На мой взгляд, лучше в ЛНА или в доп. соглашении к трудовому договору указать, что компенсация выплачивается согласно подтверждающим расходы документам, но например, не может быть больше 5 или 10 тыс. рублей.
Согласно п.1. ст.217 НК РФ и пп 1. ст 422 НК РФ для целей учета НДФЛ и страховых взносов данные расходы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в полной сумме, если они подтверждены документально.
Но для целей учета по налогу на прибыль мы можем взять в расходы сумму не более 2 400 (таблица в приложении).
Т.е. если на ремонт авто ушло 3 000 рублей и компенсация 2 000, то в расходы берем 2 400 из 5 000, а не применяем норму к каждой сумме.
Т.е., взять в расход компенсацию в размере 2400, без подтверждающих документов, не получится и по налогу на прибыль и по НДФЛ и страховым взносам? Кроме путевых листов и права на владение авто даже для 2400 руб. необходимо предоставить
документы на ремонт и бензин?
А как же износ автомобиля?
И как быть с суммой 2400 в месяц, если сотрудник ездит на своей машине не каждый день?
Добрый день! Согласно ст. 188 ТК РФ предусмотрены две компенсации:
1. Компенсация за использования личного авто
2. Компенсация расходов.
Казалось бы, что по первой компенсации подтверждающие документы не нужны, но, к сожалению, согласно — Письмо Минфина от 26.06.2020 N 03-04-05/55023 работодатель должен иметь документальное подтверждение факта использования личного авто в служебных целях и документальное подтверждение расходов.
Только в этом случае компенсация не будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами.
При это не важно как часто сотрудник использует авто в служебных целях в налоговом учете налога на прибыль и УСН мы можем принять в расходы только 2 400 в месяц.
Добрый день! Какие подтверждающие документы нужны для подтверждения компенсации — амортизации машины сотрудника?
Добрый день! Путевые или маршрутные листы, журналы учета служебных поездок, служебные записки о необходимости использования автомобиля в служебных целях, чеки на оплату эксплуатационных расходов и чеки на оплату топлива.