ЭДО в бухгалтерии: удобно, практично и … опасно

Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

С появлением ЭДО мы перестали носиться с бумажками по инспекциям и банкам. Не покидая кабинета, отправляем отчетность в инстанции, мгновенно обмениваемся первичкой с контрагентами, находящимися за тысячи километров.

Но при всех своих достоинствах ЭДО не избавил бухгалтера от нехватки времени и хронических переработок, а то и сам генерирует сложности и неприятности. Расскажем, откуда могут прилететь проблемы и как превратить ЭДО в верного помощника.

Скрытые угрозы

Не стоит обманываться внешней привлекательностью электронного документооборота. Как показывает практика, он с легкостью может создавать бизнесу проблемы, превращая бухгалтерию в хаос. Вот три самых главных угрозы ЭДО.

Технические сбои

Особенно они критичны для бухгалтера, когда электронные документы в срок не попадают в контролирующие органы.

Пока ФНС обещала не штрафовать налогоплательщиков за свои же технические проблемы с ЭДО, если в пиковые режимы во время декларационных компаний отчетность поступит к с опозданием (Письмо ФНС от 15.02.2023 N ЕА-2-26/174). Но как будет в дальнейшем, неизвестно. Очевидно одно — штрафа точно не избежать, если причиной опоздания с отчетностью станет внутренний сбой в системе ЭДО налогоплательщика.

Хакеры

Этой группе технически подкованных и беспринципных товарищей удается вторгаться в ЭДО без предупреждения и повреждать самые надежные системы. А разгребать последствия приходится бухгалтеру.

Хакерские атаки на операторов вызывают перебои в работе сервисов ЭДО, из-за чего бухгалтерам не удается вовремя переправить документы контролерам. ФНС и здесь обещала не наказывать налогоплательщиков за опоздание, но при одном условии — если они смогут документально подтвердить, что нарушили сроки из-за сбоев в работе операторов ЭДО (Письмо ФНС от 28.04.2022 N ЕА-4-15/5257).

Вот и получается: бухгалтер все сделал правильно, а должен оправдываться и отвлекаться от работы для сбора доказательств своей невиновности.

Нормативные пробелы

Эта группа угроз для бухгалтера особенно опасна. Отсутствие в НПА четких алгоритмов по ЭДО для разнообразных хозяйственных обстоятельств создает информационный вакуум. В таких условиях контролеры либо отмалчиваются, либо дают противоречивые разъяснения, запутывая бухгалтеров.

На этот раз чехарда затронула расчетные листки. Раньше чиновники разрешали их отправлять по электронной почте, если в локальном акте или трудовых договорах зафиксирован такой способ (Письмо Минтруда от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560). Сейчас иная позиция — рассылать расчетные листки по электронке нельзя, если в компании не внедрен кадровый ЭДО (Письмо Минтруда от 20.01.2023 N 146/ООГ-296).

Невыдача расчетных листков грозит компании штрафом от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Вывод неутешительный — при всех преимуществах ЭДО
проблем с ним предостаточно,
а валятся они, по традиции, на голову бухгалтера.

Неожиданные бонусы

Если на проблемы с ЭДО бухгалтер повлиять не может, то извлечь из него максимум пользы вполне в его силах. Вот лишь несколько бонусов для компаний, которые взаимодействуют с программой 1С:

Беззаботный кредит

С помощью сервиса 1С: Кредит (для версии 3.0.75 и старше) бесплатно в несколько кликов можно выбрать лучшие кредитные предложения. Необходимый пакет документов для каждого банка программа сформирует сама и отправит банкирам.

Автоотчетность в банк

Если вы уже заемщик и замучились собирать для банкиров подтверждающие справки и отчеты о своем финансовом состоянии, сервис 1С: ФинОтчетность (для версии 3.0.82 и старше) облегчит задачу. Программа сама сформирует перечень необходимых бумаг. А бухгалтеру останется нажать кнопку «Подписать все» и заверенный электронной подписью комплект отправится в банк.

Облегченный лизинг

Решить проблемы с закупкой сырья и оборудования в отсутствии денег, при кредитных отказах и невозможности предоставления залога поможет сервис 1С: Лизинг (для версии 3.0.96 и старше). Прямо в 1С вы увидите перечень доступных предложений подключенных к сервису лизинговых компаний. После выбора лучших из них программа сформирует пакеты необходимых документов и заявки на предоставление финансирования.

Эти сервисы находятся в подразделе Финансы раздела Банк и касса программы 1С: Бухгалтерия.

Как подружиться с ЭДО

ЭДО плотно входит в нашу жизнь, и бухгалтеру придется разбираться в его тонкостях и понимать последствия несоблюдения правил. Иначе не получится работать эффективно, а ошибки в ЭДО обернутся проблемами и дополнительными затратами.

Чтобы электронный документооборот стал помощником,
а не источником проблем,
приглашаем вас на семинар Климовой Марины Аркадьевны

25 апреля 2023 в 11:00 (Мск)
Применение электронного документооборота в бухгалтерии.
Законодательный обзор

Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

Программа семинара

1. Расширение сферы применения ЭДО: когда он обязателен, когда просто удобен? Всегда ли допустим ЭДО? Допустимые каналы связи при обмене различными типами электронных документов. Последствия нарушений.
2. Новые требования к электронным подписям и доверенностям. Подписи руководителя и должностных лиц, а также сторонних уполномоченных лиц. Революция закончится в 2023 г.
3. Унифицированные форматы электронных документов, предложенные ФНС. Обязательно ли их применять? Использование недопустимых форматов электронных документов: негативные правовые последствия. Как использовать документы без ошибок, как предоставлять в налоговые органы?
4. Типичные ошибки при применении электронных документов, в т.ч., счетов-фактур (УПД), убивающие их юридическую значимость.
5. Соглашение об ЭДО с контрагентом: как верно составить? Избегаем конфликтов с бизнес-партнерами и претензий налоговой. Для чего нужно соглашение? Когда оно обязательно, а когда его просто разумно заключить?
6. Организация хранения электронных документов

Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

ЭДО — вопрос, в котором разбираться в одиночку
очень долго и очень сложно!
На семинаре от БухЭксперт8 превращаем ЭДО
из проблемы в верного помощника!
Ждем вас и вашу компанию!

По всем вопросам пишите нашим онлайн-консультантам на сайте

Прямой эфир пройдет 25 апреля начало в 11:00 мск.
Запись будет доступна через 36 часов после окончания эфира!
Ждем вас и вашу компанию!

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email