Обработка Рассылка контрагентам актов сверки (БухЭксперт8) в 1С

Обработка Реестр выставленных счетов-фактур покупателям в разрезе принципалов (БухЭксперт8)

Команда БухЭксперт8 подготовила внешнюю обработку Рассылка контрагентам Актов сверки (БухЭксперт8) в помощь своим подписчикам. Обработка служит для автоматического формирования и рассылки актов сверки выбранным контрагентам.

Требования к использованию внешнего отчета

• конфигурация: 1С:Бухгалтерия 3.0 (базовая, ПРОФ, КОРП) версии от 3.0.156;
• настройка и проверка учетной записи в разделе Администрирование — Органайзер — Настройки почты.

Настройка электронной почты

Если учетная запись электронной почты в 1С настроена, переходите сразу на Инструкция подключения внешнего отчета.

Если учетная запись электронной почты не настроена, предлагаем создать почтовый ящик на Яндексе — этот браузер использует российские SSL-сертификаты и без проблем дает подключить почту в программе без специального привлечения специалистов.

Пошаговая инструкция настройки электронной почты:

1. Зарегистрируйте на Яндексе почтовый ящик.
2. Откройте в 1С раздел Администрирование — Органайзер — Настройки почты.
3. По кнопке Создать вызовите форму настройки учетной записи электронной почты.
4. Заполните форму настройки электронной почты.

Шапка настройки:

• Наименование — название организации;
• Адрес почты — email Яндекс.почты;
• Отправитель — должность пользователя, от имени кого будут отправляться рассылки актов-сверки;
• Почта используется — флаг Для отправки писем всеми пользователями.

Настройки подключения:

• Тип подключения — IMAP;
• Логин — email Яндекс.почты;
• Пароль — пароль Яндекс.почты.

Сервера IMAP/SMPT:

• IMAP:
  • Сервер IMAP — yandex.ru;
  • Порт — 993;
  • Шифрование — SSL.
• SMPT:
  • Сервер SMPT — smtp.yandex.ru;
  • Порт — 465;
  • Шифрование — SSL.

Отправление писем:

• Установите флаг Отправлять скрытые копии писем на этот адрес.
• Установите переключатель При отправке писем требуется авторизация на сервере исходящей почты (SMPT).

Нажмите кнопку Проверить настройки: при правильной настройке программа сообщит, что проверка настроек почты завершилась успешно.

Сохраните настройку почты по кнопке Записать и закрыть.

Пошаговая инструкция подключения внешней обработки

Шаг 1. Настройка программы

Укажите возможность работы с внешними отчетами и обработками в программе. Для этого в разделе Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки выставьте флажок Дополнительные отчеты и обработки.

Перейдите в форму подключения внешних печатных форм, отчетов и обработок по ссылке Дополнительные отчеты и обработки.

Шаг 2. Загрузка внешнего отчета

По кнопке Добавить из файла загрузите файл Рассылка контрагентам Актов сверки (БухЭксперт8).

На предупреждение безопасности нажмите кнопку Продолжить.

Загруженный файл на вкладке Команды:

Вкладка Дополнительная информация заполняется автоматически:

Шаг 3. Размещение отчета

Откройте ссылку размещения обработки на вкладке Команды — ссылка Размещение.

В списке разделов выставьте флажок:

• Продажи.

Шаг 4. Доступность отчета

По ссылке в поле Быстрый доступ вызовите форму доступных пользователей. Перенесите из списка Все пользователи в список Пользователи, для которых видна команда тех, кто будет работать с отчетом.

Сохраните настройку по кнопке Записать и закрыть.

Правильно подключенная обработка Рассылка контрагентам Актов сверки (БухЭксперт8):

Шаг 5. Запуск обработки

В разделе Продажи откройте ссылку Дополнительные обработки.

В открывшейся форме дополнительных отчетов раздела Продажи отобразится ссылка на подключенную обработку Рассылка контрагентам Актов сверки (БухЭксперт8). Запустите отчет по кнопке Выполнить.

Укажите организацию и период, за который будете формировать акты сверки.

Нажмите кнопку Список контрагентов с оборотами на 62 счетах за период: программа подберет покупателей и заказчиков, по которым за этот период были обороты, и отобразит электронную почту из карточки контрагента.

Контрагенты без электронной почты выделяются красным фоном. Ввести электронную почту можно:

• в карточке контрагента и снова заполнить список контрагентов по кнопке Список контрагентов с оборотами на 62 счетах за период;
• прямо в колонке EMAIL таблицы контрагентов.

Для формирования актов сверки берутся только контрагенты с заполненным EMAIL и выставленным флажком слева.

Посмотреть подробную справку по работе с обработкой можно по встроенной кнопке «?» (Вопрос).

Шаг 6. Отправка актов сверки

Отправить акты сверки организации ООО Техномир за 1-е полугодие 2024 год контрагентам:

• Аквамарин (Lada@profbuh8.ru);
• Бархат (shavrova@pofflexo.ru).

В нашем примере для каталога временного хранения сформированных актов сверки выбрана папка на диске: E:\ftp\Бухгалтерия\РАБОЧАЯ БУХЭКСПЕРТ\ШАВРОВА ИЮ\ВНЕШНИЕ ОТЧЕТЫ И ОБРАБОТКИ\Рассылка актов сверки.

Формирование и рассылка актов контрагентам:

1. В Шапке обработки заполняем поля:
   • Период — 01.2024 — 30.06.2024;
   • Организация — ООО Техномир;
   • Каталог — E:\ftp\Бухгалтерия\РАБОЧАЯ БУХЭКСПЕРТ\ШАВРОВА ИЮ\ВНЕШНИЕ ОТЧЕТЫ И ОБРАБОТКИ\Рассылка актов сверки.
2. По кнопке Список контрагентов с оборотами на 62 счетах за период формируем список контрагентов с оборотами по 62 счету в указанном периоде.
   Проверяем наличие данных EMAIL и флажка у контрагентов АКВАМАРИН ООО и БАРХАТ ООО.
3. Нажимаем кнопку Создать и отправить Акты сверки.

На указанные электронные адреса контрагентов придет письмо с вложенным Актом сверки.

Письмо содержит общий текст с номером телефона и email для связи, указанных в карточке организации.

Для отображения в письме номера телефона организации и email проверьте заполнение этих полей в справочнике организации.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email