Современный подотчет: новые технологии меняют привычные правила

Дата публикации: 04.10.2019

Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

Хотим мы этого или нет, но современные технологии стремительно меняют нашу жизнь. Кассовые чеки стали виртуальными, БСО и товарные чеки изменились до неузнаваемости, а платежи из обычно-наличных превратились в электронно-моментальные.

Подотчетники стали приносить в бухгалтерию оправдательные документы по незнакомым видам расходов, а нужные товары компании наловчились заказывать через зарубежные интернет-магазины.

Как бухгалтеру не запутаться во всем этом и правильно организовать работу с подотчетом?

Подотчетная сумма и онлайн чек — где таится опасность?

Во все времена подотчетные лица собирали, бережно сохраняли и сдавали вместе с авансовым отчетом кассовые, товарные чеки или БСО, полученные от продавцов. Из чека проще всего определить, на какие цели потрачена подотчетная сумма и в каком размере.

Сегодня Минфин, как и раньше, требует прикладывать кассовые чеки к авансовому отчету (Письмо от 31.05.2018 N 03-03-06/1/37141). А налоговики норовят снять расходы как неподтвержденные, если продавец обязан пробивать чек, но подотчетник его к другим подтверждающим документам не приложил (Постановление АС Поволжского округа от 16.08.2017 N Ф06-23325/2017).

С появлением онлайн ККТ кассовый чек, как подтверждающий документ, для подотчета по-прежнему актуален (Письмо Минфина РФ от 20.08.2019 N 03-01-15/63722). Но требования к нему стали жестче. Чтобы проблем по онлайн-чекам не возникало, бухгалтеру следует проинструктировать сотрудников по ряду важных нюансов:

  • при получении чека обращать внимание на наличие в нем QR-кода ─ в чеке нового образца он обязателен (Федеральный закон от 03.07.2018 N 192-ФЗ);
  • при покупке товаров проверить, как их наименования отражены в кассовом чеке ─ они должны быть приведены полностью, а не обезличены: только продавцы-спецрежимники могут до 01.02.2021 пробивать чек без указания наименования товара (п. 17 Федерального закона от 03.07.2016 N 290-ФЗ);
  • как поступать, когда в магазине чек не выдают (скажем сразу: если продавец не выполняет требования кассового законодательства, с ним лучше дела не иметь);
  • и другие полезные подсказки.

У вас пока нет такой «подотчетной» инструкции? Или есть затруднения в ее составлении? А вы уже в курсе кардинальных изменений требований к подтверждающим документам с 01.07.2019 и с 01.10.2019?

В конце статьи мы расскажем, как получить доступ к нужной и важной информации.

Покупки подотчетника на AliExpress — как не попасть в ловушку?

Интернет-магазины стали привычным делом для многих граждан. Но покупки на иностранных интернет-площадках могут обернутся головной болью и для компании, и для самого подотчетника. Вот лишь часть подстерегающих неприятностей:

  • если к авансовому отчету работник приложит вместо товарной накладной только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ;
  • у компании появится обязанность заплатить «ввозной» НДС, а также ее могут наказать за нарушение валютного законодательства;
  • отсутствие накладной и чека от продавца не позволит компании оприходовать приобретенные ценности (оборудование, запчасти и др.) в обычном порядке ─ придется оформлять с сотрудником договор купли-продажи, что повлечет появление у него налогооблагаемого дохода и, как следствие, необходимость представления в ИФНС декларации 3-НДФЛ.

Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).

Проверьте себя — 5 коротких вопросов о современном подотчете

Вопросы:

  • Вопрос 1. Сотрудник вернулся из командировки из Ставропольского края. Нужно ли у него требовать онлайн-чек для подтверждения расходов на оплату курортного сбора?
  • Вопрос 2. Сотрудник компании получил деньги под отчет, но не отчитался по ним. Можно ли ему выдавать следующую подотчетную сумму?
  • Вопрос 3. Во время нахождения в служебной поездке сотрудник воспользовался услугами такси. Поездка была оформлена через приложение и получен электронный чек, подтверждающий оплату. Достаточно ли этого чека для подтверждения расхода?
  • Вопрос 4. В каком размере допустимо выдавать подотчетные суммы учредителю компании, который не является ее сотрудником?
  • Вопрос 5. Во время командировки сотрудник потерял авиабилет и посадочный талон с отметкой о досмотре. В бухгалтерию он принес только справку из авиакомпании. Достаточно ли ее для подтверждения расходов на авиаперелет?

Ответы:

1 — нет. Онлайн-чек не требуется, подойдет любой другой документ, например, квитанция к приходному ордеру (Письмо ФНС от 10.07.2019 N ЕД-4-20/13478).

2 ─ да. Запрета на выдачу подотчетных сумм сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, в действующей редакции п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У нет.

3 ─ нет. Если компания учитывает такие расходы при расчете налога на прибыль, налоговики требуют в такой ситуации оформленную водителем такси квитанцию с его подписью и распечатанный из приложения маршрут поездки (Письмо Минфина РФ от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357).

4 ─ ноль рублей. Под отчет можно выдавать деньги только штатным сотрудникам и исполнителям по договору ГПХ (п. 5 и п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

5 ─ да. В ситуации, когда билет и талон с отметкой досмотре не может быть представлен, компания вправе обосновать потребление услуги авиаперевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенного авиабилета (Письмо Минфина РФ от 28.02.2019 N 03-03-05/12957).

И это лишь некоторые ситуации, а их бездонное море:
авансы, командировки, поездки, ГСМ, суточные, представительские, НДС-вычет и др.
Приглашаем разобрать самые каверзные вопросы
и систематизировать ваши знания на нашем семинаре!
31 октября 2019 года
Расчеты с подотчетными лицами

Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

Программа семинара

Актуальные вопросы работы с подотчетными суммами

  1. В каких случаях обязательно выдавать подотчетный аванс? Можно ли выдать сумму под отчет, если не погашена задолженность по предыдущей? Риски выдачи подотчетных сумм наличными и путем предоставления корпоративной карты
  2. Авансовый отчет:
    • Необходимые дополнения к унифицированной форме.
    • Сроки отчета. Можно ли установить свои сроки для представления работником авансового отчета? Чем грозит задержка с отчетом?
    • Удержание остатка и возмещение перерасхода. Как не нарушить трудовое законодательство, не создать риски нарушения кассовой и налоговой дисциплины, и при этом не утонуть в документах?
    • Сложности пересчета в рубли валютных расходов работника. А вы применяете все 4 необходимых способа пересчета?
  3. Общие принципы документального подтверждения расходов. Кардинальное изменение требований с 01.07.2019 и с 01.10.2019. Документальное подтверждение расходов в нетривиальных случаях: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на Aliexpress — работникам не удастся поставить вас в тупик.
  4. Сложности вычета НДС по чекам и БСО.

Командировочные расходы

Компенсируем командировочные расходы:

  1. Новые требования к документации по командировкам: счета из отелей, ресторанов, за такси, страховые полисы, документы по оплате парковок и т. п. — в связи с новыми требованиями законодательства о применении ККТ.
  2. Устанавливаем размеры компенсаций локальным актом. Какие расходы не удастся обосновать? Требуем от работника верного документального подтверждения расходов. Нужно ли переводить документы на иностранных языках на русский? Что делать бухгалтеру при отсутствии документального подтверждения расходов?
  3. Расходы на проезд:
    • Новые требования к посадочным талонам — как жить с появлением электронных посадочных?
    • Как оформляются и списываются расходы на проезд на такси?
    • Возможно ли списание дополнительных затрат при обмене билетов?
    • Что делать, если даты в билетах не совпадают с датами в приказе на командировку, если работник берет себе «пару дней погулять» по месту командирования или уезжает из командировки прямиком в отпуск?
    • Как учесть расходы на проезд в командировку на личном транспорте, аренду авто по месту поездки?
    • Особенности вычета НДС со стоимости документов на проезд. Приглядываемся к сервисным услугам. Обращаем внимание на совершенно новые требования к БСО с 01.07.2019. Не упускаем особые сроки для вычета НДС по билетам.
  4. Расходы на проживание и бронирование номеров:
    • Как должен выглядеть счет из отеля в России и за рубежом? На какие документы от отеля можно рассчитывать, если номер был забронирован через сайт посредника (booking.com и др.)? Нужны ли в счете отеля выписка с карты работника об оплате проживания или чек?
    • Какие сопутствующие расходы можно оставить в счете?
    • Что делать с расходами на питание, входящими в стоимость номера?
    • Что делать, если счет из гостиницы выписан на двухместный номер, а проживал один работник?
    • Как оформить и списать затраты на проживание а частном секторе?
  5. Суточные:
    • Можно ли не выплачивать суточные?
    • Выплачивать ли компенсации за однодневные и пригородные командировки?
    • Как оптимизировать суточные для целей налогообложения и расчетов с работниками?
  6. Дополнительные расходы на командировку (оформление визы и паспорта, страховка, оплата за сверхнормативный багаж, сборы за проезд, плата за выбор места при регистрации на рейс и др.).

Представительские расходы

  1. Что такое представительские мероприятия? Типичные ошибки при неверном толковании норм НК РФ.
  2. Как нормируются расходы в налоговом учете и как обойти норматив? Особенности вычета НДС с сумм представительских расходов.
  3. Как безопасно оформить представительское мероприятие, чтоб избежать конфликта с налоговым органом? Последствия неверного документооборота для работника и фирмы.
  4. Закрытый перечень представительских расходов: что нельзя в него включить? Как учесть затраты на аренду места проведения встречи, представительские подарки, культурную программу, проезд представителей контрагента к месту встречи и т. п.?

Расходы на служебный транспорт

  1. Новые требования к документообороту по эксплуатации транспорта:
    • Изменение порядка ведения путевых листов с 01.03.2019: каждого ли это касается?
    • Всегда ли необходимы путевые листы?
    • Как можно доработать и оптимизировать форму путевого листа и что это даст бухгалтерии?
    • Обязательные и факультативные реквизиты путевого листа, особенности контроля.
    • Важные отметки на путевом листе. новые разъяснения Минтранса и Минфина. Вся правда о предрейсовым медосмотрах.
  2. Эксплуатационные расходы (ГСМ) и подотчетные суммы:
    • Различные способы экономического обоснования и документального подтверждения расходов.
    • Нужно ли нормировать расходы на ГСМ?
    • Списание расходов на ГСМ, если работники хронически заправляются в нерабочее время.
    • Расходы автошины: а вы не забыли про возвратные отходы?
    • Расходы на ремонт и ТО.
    • Затраты на автостоянки и парковку, новое в их документальном подтверждении.
    • Расходы на каршеринг и проезд по платным дорогам и др.

Оформить заявку на участие в онлайн-семинаре →

Только на этом семинаре вы получите уникальный набор информации
о современных тонкостях работы с подотчетниками!

По всем вопросам пишите нашим онлайн-консультантам на сайте

Прямой эфир пройдет 31 октября начало в 11:00 мск.
Запись будет доступна через 36 часов после окончания эфира!
Ждем вас и вашу компанию!

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Пароль будет выслан на указанный email

Карточка публикации

Разделы: , , ,
Рубрика: / / /
Объекты / Виды начислений:
Последнее изменение: 14.10.2019
Помогла статья? Оцените её
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий