Какие документы подтверждают расходы на аренду автомобиля в командировке?

Сотрудник, находясь в командировке, пользуется арендованным автомобилем. Договор, акты, чеки на ГСМ есть. Этого достаточно для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами в целях налога на прибыль признаются любые документально подтвержденные затраты организации при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Следовательно, для признания затрат на аренду автомобиля в командировке необходимо:

• подтвердить затраты документами;
• доказать служебный характер поездок.

Любые документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ, либо обычаями делового оборота иностранных государств (по затратам за рубежом) принимаются в качестве подтверждения затрат. По аренде автомобиля это могут быть (Письмо Минфина РФ от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742):

• договор аренды автомобиля;
• акт о передаче (возврате) автомобиля;
• счета, чеки, другие платежные документы, подтверждающие оплату услуг аренды;
• документы о предоставлении парковки, стоянки (при наличии).

Если есть чеки на ГСМ по данному автомобилю, их также можно признать в расходах при доказанном служебном характере поездки. Минфин подчеркивает, что Налоговый кодекс не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер (Письмо Минфина РФ от 28.06.2016 N 03-04-06/37671).

Для подтверждения можно:

• предусмотреть пункт в коллективном договоре или другом локальном акте о том, что работодатель возмещает работнику в командировке затраты на аренду автомобиля и расходы на него.
• утвердить документ, в котором будет расписан маршрут следования во время выполнения служебного задания и расход ГСМ, например, путевой лист. Также установить порядок его оформления и подтверждения присутствия работника в пунктах назначения.

В случае отсутствия подтверждения служебного характера поездок возможны проблемы не только с признанием расходов по налогу на прибыль, но и начислением НДФЛ и страховых взносов с компенсации данных расходов работнику.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 8 дней бесплатно

E-mail

Пароль будет выслан на указанный email